Konditionierung

Sollten Sie mit Ihren Kunden oder Frachtführern generelle Abrechnungskonditionen für bestimmte Leistungen vereinbart haben, so können Sie im Rahmen der Stammdatenpflege Konditionen in COGITA definieren. In einer Kondition legen Sie für eine oder mehrere Leistungen (Leistungsarten) eine Abrechnungsvorschrift anhand bestmmter Kriterien des Auftrags oder der Verladung fest. Dabei können Sie auch auf Tarife verweisen, die Sie vorher in COGITA hinterlegt haben. Eine Kondition kann allgemeingültig sein und für mehrere Geschäftspartner genutzt werden.

Überblick: Arbeiten mit Konditionen und Tarifen

Um Ihre in COGITA erfassten Aufträge an Ihre Kunden abzurechnen oder ggfs. Verladungen Ihren Frachtführern gegenüber abzurechnen, können Sie entweder mit Pauschalen arbeiten, oder Sie können Vereinbarungen mit Ihren Geschäftspartnern in Konditionen hinterlegen.

Eine Kondition ist eine Abrechnungsvereinbarung, in der Sie pro Leistung (Leistungsart) entweder einen Abrechnungbetrag nach einem einfachen Kriterium ermitteln können (z. B. Betrag X pro 100 Kilometer) oder bei komplexeren Vereinbarungen auf zwei- oder dreidimensionale Tarife verweisen können.

Eine Kondition wird entweder für den Bereich Rechnung (debitorisch) oder für den Bereich Gutschrift (kreditorisch) definiert.

Eine debitorische Kondition hinterlegen Sie Ihren Kunden im Adressstamm und eine kreditorische Kondition Ihren Frachtführern.

Sobald im Rahmen der Abrechnung Beträge berechnet werden müssen, greift COGITA auf diese hinterlegten Konditionen zu. Diesen Vorgang nennen wir Bewertung. Eine Bewertung wird automatisch durchgeführt, wenn Sie eine Rechnung oder eine Gutschrift erstellen, die nicht auf vorgegeben Pauschalbeträgen beruht. Sie können die Bewertung aber auch manuell anstoßen (Sofortbewertung im Auftragsresearch und Verladungsresearch). Das Ergebnis einer Bewertung ist ein Berechnungssatz, der anschließend auf eine Rechnung oder Gutschrift gebracht werden kann.

Die Bewertung erfolgt in drei Schritten:

  1. Es wird geprüft, ob es vorgegebene Pauschalen gibt. Wenn ja, dann ist keine Bewertung nötig, sondern es werden immer die Pauschalbeträge abgerechnet.
  2. Es wird die Kondition an der Adresse des Rechnungs-/Gutschriftsempfängers gelesen. Bei Rechnungen wird die debitorische Kondition gelesen, bei Gutschriften die kreditorische Kondition.
  3. Die Kondition wird abgearbeitet, d.h. es wird ein Berechnungssatz angelegt und für jede Leistungsart, die in der Kondition beschrieben ist, wird eine Position zum Berechnungssatz hinzugefügt. Die Ermittlung der Beträge erfolgt anhand der Rechenvorschriften (mit oder ohne Verwendung eines Tarifs) in der jeweiligen Zeile der Kondition.

Die erzeugten Berechnungssätze für den Rechnungs- oder Gutschriftsempfänger können Sie anschließend im Berechnungssatzresearch sehen. Wenn die Bewertung automatisch im Zuge einer Rechnung oder Gutschrift erfolgt, so sehen Sie das Ergebnis natürlich direkt auf dem erzeugten Beleg.

Auf den folgenden Seiten lesen Sie die Details zur Erfassung von Tarifen und Konditonen, sowie zu deren Funktionsweise:


Tarife

Zur Preisermittlung im Rahmen Ihrer Kunden- und Frachtführerabrechnung können Sie in COGITA Tarife verwenden, die Sie im Menü unter Abrechnung - Tarife bearbeiten können.

Zentrales Element eines Tarifs ist eine zweidimensionale Matrix, deren Dimensionen im Kopf des Tarifs definiert werden. Grundsätzlich unterscheiden wir zwei Arten von Tarifen

Sie haben in allen Tarifen sieben verschiedene Kriterien zur Auswahl, die Sie als Dimensionen nutzen können, die so genannten Tarifbezüge:

Wenn Sie die Tarife aufrufen, so sehen Sie zunächst eine Übersicht aller vorhandenen Tarife in COGITA gemäß der eingestellten Selektions- und Filtermöglichkeiten. Über die Buttons in der Kopfzeile können Sie Tarife neu anlegen oder bearbeiten. In einem der nächsten COGITA-Releases werden wir weitere Funktionen rund um Tarife schaffen, wie kopieren, löschen, Import und Export von Tarifen von und nach Excel, usw.

Folgende Daten zu den vorhandenen Tarifen werden in der Übersicht angezeigt:

Über den Button neuer Tarif öffnen Sie die Tariferfassung.

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In den Kopfdaten legen Sie neben Tarifname und -bezeichnung vor allem die Tarifart (Betragstarif oder Satztarif) fest.

Betragstarif erfassen

Für einen Betragstarif definieren Sie die beiden Tarifbezüge für die X-Achse und die Y-Achse der Tarifmatrix. Die Felder Rechenbezug und Einheit benötigen Sie bei Betragstarifen nicht. Je nach Auswahl in den Feldern Bezug X-Achse und Bezug Y-Achse wird die entsprechende Einheit in den Zeilen und Spalten der Tarifmatrix angezeigt. Nun sind Sie mit der Vorarbeit schon fertig und können die Matrix mit den jeweiligen Grenzwerten (Zeilen-/Spaltenüberschrift) und den Beträgen füllen. Zum Schluss speichern Sie Ihre Eingaben.

Ein fertiger Betragstarif könnte z. B. so aussehen:

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Satztarif erfassen

Für einen Satztarif definieren Sie ebenfalls die beiden Tarifbezüge für die X-Achse und die Y-Achse der Tarifmatrix und zusätzlich noch den Rechenbezug (dritte Dimension) mit Einheit. Nun können Sie die Matrix mit den jeweiligen Grenzwerten (Zeilen-/Spaltenüberschrift) und den Sätzen füllen. Zum Schluss speichern Sie Ihre Eingaben.

Ein fertiger Satztarif könnte z. B. so aussehen:

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Hinweis: Rechts oben sehen Sie einen Block "Versionen", der derzeit noch leer ist. In einem kommenden COGITA-Release werden Sie zeitabhängige Versionen eines Tarifes verwalten können, die Ihnen hier angezeigt werden. Im aktuellen Entwicklungsstand hat ein Tarif nur eine Version, die aktuell gültig sein muss. Deshalb darf der Gültigkeitsbeginn (Feld Gültig ab) auch nicht in der Zukunft liegen.


Konditionen

Zur Preisermittlung im Rahmen Ihrer Kunden- und Frachtführerabrechnung können Sie in COGITA Konditionen definieren, die Sie im Menü unter Abrechnung - Konditionen bearbeiten können.

Eine Kondition ist eine Abrechnungsvereinbarung, die einem oder mehreren Geschäftspartnern zugeordnet sein kann. Sie enthält die folgenden Bestandteile:

Wenn Sie die Konditionen aufrufen, so sehen Sie zunächst eine Übersicht aller vorhandenen Konditionen in COGITA gemäß der eingestellten Selektions- und Filtermöglichkeiten. Über die Buttons in der Kopfzeile können Sie Konditionen neu anlegen, bearbeiten, kopieren oder löschen.

Folgende Daten zu den vorhandenen Konditionen werden in der Übersicht angezeigt:

Über den Button neue Kondition öffnen Sie die Konditionserfassung.

Im Block Kopfdaten erfassen Sie zunächste einen Namen und ggfs. eine Beschreibung Ihrer Kondition und legen fest, ob es sich um eine debitorische Kondition (Bereich Rechnung) für die Kundenabrechnung oder eine kreditorische Kondition (Bereich Gutschrift) für die Frachtführerabrechnung handelt. Der Name der Kondition sollte eindeutig sein, also nicht mehrfach vorkommen, um Verwechselungen auszuschließen.

In den Positionen können Sie nun nacheinander die gewünschten Leistungsarten mit der zugehörigen Rechenvorschrift hinterlegen. Dabei können Sie alternativ

Bitte beachten Sie, dass ein Zu- oder Abschlag sich unterhalb der Position befinden muss, auf die er sich bezieht. Außerdem sollte er sich nicht auf eine Position beziehen, die selbst prozentual definiert ist (keine Marge auf eine Marge).

Anschließend speichern Sie Ihre Eingaben.

Eine debitorische Kondition könnte z. B. so aussehen:

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Sie können eine neue Kondition auch durch Kopie einer vorhandenen anlegen. Dazu markieren Sie in der Übersaichtsliste einfach die gewünschte Kondition, die als Vorlage dienen soll, und drücken den Button Kondition kopieren. Sie müssen nun einen neuen Namen und ggfs. eine Beschreibung vergeben. Alle anderen Daten sind aus der Vorlage übernommen und müssen nur beliebig angepasst/ ergänzt werden.

Um eine vorhandene Kondition zu bearbeiten, markieren Sie diese in der Übersichtsliste und klicken auf den Button Kondition bearbeiten. Sie können alle Felder und Positionszeilen editieren.

Um eine Positionszeile komplett zu löschen, markieren Sie diese durch Klick auf die Positionsnummer. Dann drücken Sie die ENFT-Taste auf Ihrer Tastatur. Mit dem Speichern der Kondition sind alle Änderungen gespeichert, auch das Löschen der Zeile.

Mit Hilfe des Buttons Kondition löschen können Sie eine oder mehrere Konditionen endgültig löschen. Das sollten Sie natürlich nur durchführen, wenn Sie diese Konditionen sicher nicht mehr benötigen- auch nicht in der Zukunft. Bitte beachten Sie, dass sie keine Konditionen löschen können, die noch einer Adresse als kreditorische oder debitorische Kondition zugeordnet ist. Sie werden mit einer entsprechenden Fehlermeldung darauf aufmerksam gemacht.

Interpretation von Rechenvorschriften in Konditionen und Tarifen

Konditionen und Tarife enthalten Rechenvorschriften, anhand derer im Rahmen der Bewertung in COGITA Beträge ermittelt werden.

In diesem Abschnitt erfahren Sie genau, wie die verschiedenen Rechenvorschriften interpretiert werden und welche Methode für Ihre Erfordernisse am besten passt.

Je nach Komplexität Ihrer Abrechnungsvereinbarungen mit Kunden oder Frachtführern können Sie in den Positionszeilen Ihrer Konditionen Ihre Leistungsarten

Interpretation einer eindimensionalen Vorschrift ohne Tarif

Beispiel: Dieselzuschlag = 2,40 Euro pro 100 Kilometer

Der Tarifbezug für die Berechnung ist in diesem Fall "Kilometer" mit der Einheit "pro 100".

Die Gesamtkilometer des Auftrag bzw. der Verladung werden also auf volle Hundert aufgerundet und pro Hundert mit dem Satz von 2,40 Euro multipliziert.

Intepretation eines Betragstarifs

Beispiel: Frachtpreis = 109,60 für einen Auftrag mit 250 kg und 80 km

Tarif-Zahlenwerk:

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Die Tarifbezüge für die Berechnung sind in diesem Fall "Kilometer" und "Kilogramm (brutto)". Es handelt sich also um eine zweidimensionale Berechnung.

Die Tarifmatrix enthält auf der X-Achse (Spalten) die Werte bis zu einer bestimmten Anzahl Kilometer. Für einen Auftrag mit 80 km Strecke wird also die Spalte "bis 100 km" gelesen.

Auf der Y-Achse (Zeilen) enthält der Tarif die Werte bis zu einem bestimmten Bruttogewicht. Hat der Auftrag 250 kg Bruttogewicht, so wird in der Spalte "bis 100 km" die Zeile "bis 300 kg" gelesen und dort der Betrag 109,60 Euro gefunden.

Interpretation eines Satztarifs

Beispiel: Frachtpreis = 120,00 für einen Auftrag mit 250 kg auf 4 Europaletten und 80 km

Tarif-Zahlenwerk:

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Die Tarifbezüge für die Berechnung sind in diesem Fall "Kilometer" und "Kilogramm (brutto)", sowie "pro 1 Lademittel" als Rechenbezug. Es handelt sich also um eine dreidimensionale Berechnung.

Die Tarifmatrix enthält auf der X-Achse (Spalten) die Werte bis zu einer bestimmten Anzahl Kilometer. Für einen Auftrag mit 80 km Strecke wird also die Spalte "bis 100 km" gelesen.

Auf der Y-Achse (Zeilen) enthält der Tarif die Werte bis zu einem bestimmten Bruttogewicht. Hat der Auftrag 250 kg Bruttogewicht, so wird in der Spalte "bis 100 km" die Zeile "bis 500 kg" gelesen und dort der Satz 30,00 Euro gefunden.

Nun wird der Multiplikator aus dem Rechenbezug ermittelt. Da "pro 1 Lademittel" gerechnet werden soll, ist die einfache Anzahl der Lademittel der Multiplikator.

Für unseren Auftrag mit 4 Europaltten wird also 4 x der Satz von 30,00 Euro gerechnet. Die Frachtkosten betragen 120,00 Euro.

Tarife - Version 1.8

Ab Version 1.8 hat die Tarife-Verwaltung zahlreiche Erweiterungen erhalten.

Zur Preisermittlung im Rahmen Ihrer Kunden- und Frachtführerabrechnung können Sie in COGITA Tarife verwenden, die Sie im Menü unter Abrechnung - Tarife bearbeiten können.

Zentrales Element eines Tarifs ist eine zweidimensionale Matrix, deren Dimensionen im Kopf des Tarifs definiert werden. Grundsätzlich unterscheiden wir zwei Arten von Tarifen

Sie haben in allen Tarifen sieben verschiedene Kriterien zur Auswahl, die Sie als Dimensionen nutzen können, die so genannten Tarifbezüge:

Außerdem können Sie Tarife grundsätzlich mit einem definierten Gültigkeitszeitraum erfassen. Verändert sich ein Tarif, insb. gibt es Anpassungen an den Preisen zu einem bestimmten Stichtag, so können Sie innerhalb des gleichen Tarifs mit dem gewünschten Gültigkeitsbeginn eine neue Version mit den neu gültigen Zahlen anlegen. Bei der Verwendung eines Tarifs wird immer die zum Leistungsdatum gültige Tarifversion gelesen.

Wenn Sie die Tarife aufrufen, so sehen Sie zunächst eine Übersicht aller vorhandenen Tarife in COGITA gemäß der eingestellten Selektions- und Filtermöglichkeiten. Über die Buttons in der Kopfzeile können Sie Tarife neu anlegen oder bearbeiten, kopieren und löschen.

Folgende Daten zu den vorhandenen Tarifen werden in der Übersicht angezeigt:

Sie sehen standardmäßig immer alle Tarife, auch solche, die erst in der Zukunft beginnen. Mit dem Suchfeld "Suche zum Stichtag" können Sie die Anzeige auf diejenigen Tarife und Tarifversionen einschränken, die zu einem eingegebenen Stichtag gültig sind.

Über den Button neuer Tarif öffnen Sie die Tariferfassung.

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In den Kopfdaten legen Sie neben einem eindeutigen Tarifnamen und einer Tarifbezeichnung vor allem die Tarifart (Betragstarif oder Satztarif) fest.

Betragstarif erfassen

Für einen Betragstarif definieren Sie die beiden Tarifbezüge für die X-Achse und die Y-Achse der Tarifmatrix. Die Felder Rechenbezug und Einheit benötigen Sie bei Betragstarifen nicht. Je nach Auswahl in den Feldern Bezug X-Achse und Bezug Y-Achse wird die entsprechende Einheit in den Zeilen und Spalten der Tarifmatrix angezeigt. Nun sind Sie mit der Vorarbeit schon fertig und können die Matrix mit den jeweiligen Grenzwerten (Zeilen-/Spaltenüberschrift) und den Beträgen füllen. Zum Schluss speichern Sie Ihre Eingaben.

Ein fertiger Betragstarif könnte z. B. so aussehen:

grafik.png

Satztarif erfassen

Für einen Satztarif definieren Sie ebenfalls die beiden Tarifbezüge für die X-Achse und die Y-Achse der Tarifmatrix und zusätzlich noch den Rechenbezug (dritte Dimension) mit Einheit. Diese Felder werden editierbar, sobald Sie die Tarifart "Satz" auswählen. Nun können Sie die Matrix mit den jeweiligen Grenzwerten (Zeilen-/Spaltenüberschrift) und den Sätzen füllen. Zum Schluss speichern Sie Ihre Eingaben.

Ein fertiger Satztarif könnte z. B. so aussehen:

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Rechts oben sehen Sie einen Block "Versionen", über den Sie die zeitabhängigen Versionen eines Tarifes verwalten können. Beim erstmaligen Anlegen eines Tarifs wird automatisch eine erste Tarifversion mit dem eingegebenen Gültigkeitsbeginn gespeichert. Über den Button Neue Version können Sie einen neue Version anlegen. Diese muss ein Gültigkeitsdatum erhalten und kann anschließend mit einem eigenen Zahlenwerk gefüllt werden. Die Tarifkopfdaten, also Tarifart und Bezüge, sind für alle Versionen eines Tarifs gleich. Beim Speichern einer neuen Version wird der Gültigkeitszeitszeitraum der Vorversion automatisch am Ende begrenzt. Die Versionen folgen also immer überscheidungsfrei aufeinander.

Mit Klick auf die jeweilige Version (also die Zeile in der Tabelle der Tarifversionen) sehen Sie unten das zu dieser Version gehörende Zahlenwerk.

Möchten Sie eine Version löschen, so markieren Sie die Zeile in der Liste der Versionen und nutzen den Button Tarifversion löschen. Bitte beachten Sie, dass Sie keine Versionen löschen können, die bereits in der Vergangenheit liegen. Außedem muss ein Tarif immer mindestens eine Version besitzen. Wenn Sie einen Tarif gar nicht mehr benötigen, dann löschen Sie einfach den ganzen Tarif. Stellen Sie vorher sicher, dass dieser nicht mehr in Konditionen verwendet wird.

Wenn ein Tarif nicht mehr benutzt werden soll, dann können Sie die Checkbox "gesperrt" im Kopf des tarifs setzen und Ihre Eingaben speichern. Dieses Merkmal sorgt dafür, dass in Konditionen dieser Tarif nicht mehr verwendet werden kann. Sie können deshalb nur Tarife sperren, die nicht in Konditionen eingetragen sind.

 

Über die Buttons im Kopf des Tarifs stehen Ihnen verschiedene Funktionslitäten zum Bearbeiten des Zahlenwerks zur Verfügung:

Diese Export-/Importfunktion ist sehr nützlich, wenn Sie z.B. eine neue Tarifversion anlegen möchten und sich alle Beträge im Zahlenwerk geändert haben. Dann können Sie erst das alte Zahlenwerk exportieren, dieses dann bequem in Excel anpassen und als csv-Datei speichern. Diese können Sie dann als neues Zahlenwerk zu einer neuen Tarifversion wieder importieren. Legen Sie hierzu erst die neue Version mit dem gewünschten Gültigkeitsbeginn an und nutzen Sie dann die Funktion Tarifversion importieren.

Wenn Ihr Tarif bzw. Ihre Tarifversion bereits ein Zahlenwerk hat, in das Sie neue Zeilen oder Spalten einfügen möchten, so klicken Sie an die gewünschte Stelle im Zahlenwerk und wählen Spalte rechts einfügen oder Zeile unterhalb einfügen. Sie können auch Zeilen oder Spalten löschen. Hierzu müssen Se an der gewünschten Stelle im Zahlenwerk stehen und nutzen dann die Buttons Spalte löschen oder Zeile löschen. Diese Funktionen stehen nur zur Verfügung, wenn Sie ins das Zahlenwerk klicken. Bitte beachten Sie außerdem, dass sie die Kopfzeile und -spalte nicht löschen können.