Abrechnung

Die Abrechnung in COGITA erfolgt weitgehend automatisiert. Lesen Sie in den folgenden Abschnitten, wie der Prozess der Abrechnung organisiert ist und welche Programmen Ihnen zur Verfügung stehen.

Überblick: Abrechnen in COGITA

Ihre Leistungen in COGITA abzurechnen ist ganz einfach.

Bereits im Auftrag haben Sie die wichtigen kaufmännischen Daten erfasst: Über Versender, Empfänger und Frankatur oder alternativ über die Besonderheit 3. Rg.-Empf. haben Sie den Rechnungsempfänger bestimmt. Wenn die Rechnung an eine abweichende Rechnungsadresse gehen soll, dann können Sie diese bei der jeweiligen Adresse über den Reiter Rechnungsadresse hinterlegen.

Nun können Sie entweder die Vergütung gegenüber Ihrem Kunden und ggfs. Ihrem Frachtführer durch hinterlegte Konditionen berechnen lassen, oder Sie machen direkt im Auftrag pauschale Vorgaben:

Bitte stellen Sie auch sicher, dass dem Rechnungsempfänger die notwendigen Abrechnungsinformationen in der Adressenverwaltung hinterlegt sind.

Kundenabrechnung erstellen

Eine Einzelrechnung für einen Auftrag erstellen Sie direkt aus dem Auftrag heraus oder aus dem Auftragsresearch. Markieren Sie hier den gewünschten Auftrag und wählen Sie über den Button Dokumente den Beleg Rechnung aus.

Im Auftragsresearch können Sie auch mehrere Aufträge für denselben Rechnungsempfänger selektieren und den Beleg Kunde Sammelrechnung auswählen. Bitte achten Sie darauf, dass alle Aufträge zur selben Abrechnungsperiode gehören müssen.

Der Beleg wird Ihnen direkt in einem separaten Fenster angezeigt.

Der Rechnungsempfänger ermittelt sich gemäß der Frankatur. Das Leistungsdatum entspricht dem Endedatum der Verladung.

Frachtführerabrechnung erstellen

Analog erstellen Sie auch die Frachtführerabrechnung: Wählen Sie die abzurechnende Verladung im Verladungsresearch aus und wählen Sie unter Dokumente den Beleg Gutschrift aus.

Plausibilitätsprüfungen während der Abrechnung

Mit dem Anstoß der Rechnungs- oder Gutschriftserstellung erfolgen zunächst verschiedene Plausibilitätsprüfungen. Nur wenn die geprüften Bedingen erfüllt sind, ist eine Abrechnung möglich.

1. Korrekter Status

Aufträge und Verladungen müssen für eine Abrechnung mindestens den Auftragsstatus bzw. den Verladestatus "disponiert" haben.

2. Kein Dienstgut

Bei einer debitorischen Abrechnung wird geprüft, ob der Auftrag die Frankatur Dienstgut hat. Für solche Aufträge ist eine Kundenrechnung unzulässig.

3. Abrechnungsinformationen vorhanden

Bei der Erstellung einer Rechnung oder Gutschrift wird geprüft, ob die notwendigen Abrechnungsinformationen hinterlegt sind.

Fehlen diese Angaben, so erhalten Sie bei der Belegerstellung eine entsprechende Fehlermeldung.

Alternativ: Eingangsbelegverfahren mit Kunden oder Frachtführern

Sollten Sie mit Ihren Kunden den Erhalt von Eingangsgutschriften bzw. mit Ihren Frachtführern Eingangsrechnungen vereinbart haben, so erfassen Sie einfach die erhaltenen Belege über das Abrechnungsreserach und ordnen diesen Ihre in COGITA berechneten Abrechnungssätze für die betroffenen Aufträge zu. So können Sie die Eingangsbelege auf Ihre Richtigkeit prüfen und entscheiden, ob Sie den Beleg akzeptieren wollen und wie ggfs. Differenzen gehandhabt werden sollen.

Manuelle Rechnungen (Zusatzabrechnung)

Zusätzlich zu den automatisch erstellten Belegen zu Ihren Aufträgen kann es Fälle geben, in denen Sie manuell eine Rechnung mit beliebigen Inhalt erstellen möchten, z. B. für nachträgliche Korrekturen, Rabatte oder Sonderleistungen. Solche Zusatzabrechnungen können Sie mit Bezug zu einem Auftrag erstellen, aber auch völlig "frei" ohne Auftragsbezug.

Mehrwertsteuerberechnung und Sachkontenfindung

Mit dem Erstellen einer Faktura (Rechnung oder Gutschrift) erfolgt im Hintergrund erfolgt automatisch die Mehrwertsteuerberechung, sowie die Sachkontenfindung für die spätere Übergabe der Daten an Ihr Buchhaltungssystem. Für die Sachkontenfindung ist es notwendig, diese vorher korrekt zu definieren. Dafür steht Ihnen die Sachkontenverwaltung zur Verfügung, sowie die Möglichkeit, die Zuordnung von Leistungsarten zu Sachkonten festzulegen.

Rechnungsinformationen verwalten

Mit jedem Speichern des Auftrag werden automatisch die notwendigen Datensätze für die Abrechnung angelegt. Die abzurechnenden Leistungen und Beträge werden in Berechnungssätzen gespeichert, die Sie über das Berechnungssatzresearch aufrufen können. Diese sind die Basis für Ihre zu erstellenden Rechnungen oder Gutschriften.

Haben Sie erfolgreich Ihre Rechnungen und Gutschriften oder Eingangsbelege erstellt, können Sie diese im Abrechnungsresearch wieder suchen und aufrufen, können die Belege dazu anzeigen und eine Rechnung oder Gutschrift stornieren bzw. vorläufige Belege löschen.

Daten an die Buchhaltung übergeben

Schließlich können Sie Ihre Rechnungen und Gutschriften an die Buchhaltung übergeben. Hierzu suchen und markieren Sie alle gewünschten Datensätze im Rechungsresearch und wählen den Button DATEV-Datei erzeugen.

Abrechnungsinformationen der Adresse

Voraussetzung für eine Abrechnung an Ihre Kunden oder Ihre Frachtführer ist die Pflege der Abrechnungsinformationen an der jeweiligen Adresse. Diese pflegen Sie in der Adressenerfassung, die Sie im Menü wie folgt finden: Stammdaten - Adressen. Hier können Sie die Adresse Ihres Geschäftspartners suchen und auswählen und anschließend über den Bearbeiten-Button in die Adressenbearbeitung verzweigen.

Im Block Abrechnung unten in der Adresse pflegen Sie die Abrechnungsinformationen des Geschäftspartners.

Für Ihre Debitoren erfassen Sie hier die Debitorennummer, für Ihre Kreditoren die Kreditorennummer. Sobald eines dieser Felder gefüllt ist, wird das Feld Währung zum Pflichtfeld. Bei gewerblichen Kunden müssen zusätzlich die Umsatzsteuer-Id-Nummer oder die Steuernummer gepflegt sein. Außerdem können Sie für Ihre Geschäftspartner Zahlungsbedingungen hinterlegen, die als Text auf Rechnungen und Gutschriften gedruckt werden.

Bei der Erstellung einer Rechnung oder Gutschrift wird geprüft, ob die notwendigen Abrechnungsinformationen hinterlegt sind.

Fehlen diese Angaben, so erhalten Sie bei der Belegerstellung eine entsprechende Fehlermeldung.

Um die korrekten Abrechnungsbeträge zu ermitteln, ist außerdem bei Ihren Debitoren und Kreditoren die Zuordnung einer Kondition erforderlich, sofern die abzurechnenden Aufträge oder Verladungen keine Pauschal-Vergütungen enthalten. Auch dies wird bei Anstoß einer Rechnung oder Gutschrift geprüft. Sind keine Beträge zu ermitteln, so erhalten Sie ebenfalls eine Meldung.

Die Umsatzsteuer-Id-Nummer oder die Steuernummer sind außerdem wichtig für die korrekte Mehrwertsteuerberechnung. Sind hier keine Angaben gemacht, so wird die Adresse als Privatperson interpretiert und entsprechend steuerlich behandelt.

Wenn Sie mit Ihren Kunden oder Frachtführern die Abrechnung über Eingangsbelege vereinbart haben, dann hinterlegen Sie der Adresse diese Information über die Checkbox "Eingangsbelegverfahren". Sobald dies aktiviert ist, erscheinen zusätzlich zwei Datumsfelder, in denen Sie Beginn und Ende des Zeitraums hinterlegen, für den das Eingangsbelegverfahren vereinbart ist. Sie werden dann bei der Erstellung von normalen Rechnungen oder Gutschriften von COGITA darauf hingewiesen, dass mit diesem Geschäftspartner eigentlich Eingangsbelege vereinbart sind.




Konditionierung

Sollten Sie mit Ihren Kunden oder Frachtführern generelle Abrechnungskonditionen für bestimmte Leistungen vereinbart haben, so können Sie im Rahmen der Stammdatenpflege Konditionen in COGITA definieren. In einer Kondition legen Sie für eine oder mehrere Leistungen (Leistungsarten) eine Abrechnungsvorschrift anhand bestmmter Kriterien des Auftrags oder der Verladung fest. Dabei können Sie auch auf Tarife verweisen, die Sie vorher in COGITA hinterlegt haben. Eine Kondition kann allgemeingültig sein und für mehrere Geschäftspartner genutzt werden.

Konditionierung

Überblick: Arbeiten mit Konditionen und Tarifen

Um Ihre in COGITA erfassten Aufträge an Ihre Kunden abzurechnen oder ggfs. Verladungen Ihren Frachtführern gegenüber abzurechnen, können Sie entweder mit Pauschalen arbeiten, oder Sie können Vereinbarungen mit Ihren Geschäftspartnern in Konditionen hinterlegen.

Eine Kondition ist eine Abrechnungsvereinbarung, in der Sie pro Leistung (Leistungsart) entweder einen Abrechnungbetrag nach einem einfachen Kriterium ermitteln können (z. B. Betrag X pro 100 Kilometer) oder bei komplexeren Vereinbarungen auf zwei- oder dreidimensionale Tarife verweisen können.

Eine Kondition wird entweder für den Bereich Rechnung (debitorisch) oder für den Bereich Gutschrift (kreditorisch) definiert.

Eine debitorische Kondition hinterlegen Sie Ihren Kunden im Adressstamm und eine kreditorische Kondition Ihren Frachtführern.

Sobald im Rahmen der Abrechnung Beträge berechnet werden müssen, greift COGITA auf diese hinterlegten Konditionen zu. Diesen Vorgang nennen wir Bewertung. Eine Bewertung wird automatisch durchgeführt, wenn Sie eine Rechnung oder eine Gutschrift erstellen, die nicht auf vorgegeben Pauschalbeträgen beruht. Sie können die Bewertung aber auch manuell anstoßen (Sofortbewertung im Auftragsresearch und Verladungsresearch). Das Ergebnis einer Bewertung ist ein Berechnungssatz, der anschließend auf eine Rechnung oder Gutschrift gebracht werden kann.

Die Bewertung erfolgt in drei Schritten:

  1. Es wird geprüft, ob es vorgegebene Pauschalen gibt. Wenn ja, dann ist keine Bewertung nötig, sondern es werden immer die Pauschalbeträge abgerechnet.
  2. Es wird die Kondition an der Adresse des Rechnungs-/Gutschriftsempfängers gelesen. Bei Rechnungen wird die debitorische Kondition gelesen, bei Gutschriften die kreditorische Kondition.
  3. Die Kondition wird abgearbeitet, d.h. es wird ein Berechnungssatz angelegt und für jede Leistungsart, die in der Kondition beschrieben ist, wird eine Position zum Berechnungssatz hinzugefügt. Die Ermittlung der Beträge erfolgt anhand der Rechenvorschriften (mit oder ohne Verwendung eines Tarifs) in der jeweiligen Zeile der Kondition.

Die erzeugten Berechnungssätze für den Rechnungs- oder Gutschriftsempfänger können Sie anschließend im Berechnungssatzresearch sehen. Wenn die Bewertung automatisch im Zuge einer Rechnung oder Gutschrift erfolgt, so sehen Sie das Ergebnis natürlich direkt auf dem erzeugten Beleg.

Auf den folgenden Seiten lesen Sie die Details zur Erfassung von Tarifen und Konditonen, sowie zu deren Funktionsweise:


Konditionierung

Tarife

Zur Preisermittlung im Rahmen Ihrer Kunden- und Frachtführerabrechnung können Sie in COGITA Tarife verwenden, die Sie im Menü unter Abrechnung - Tarife bearbeiten können.

Zentrales Element eines Tarifs ist eine zweidimensionale Matrix, deren Dimensionen im Kopf des Tarifs definiert werden. Grundsätzlich unterscheiden wir zwei Arten von Tarifen

Sie haben in allen Tarifen sieben verschiedene Kriterien zur Auswahl, die Sie als Dimensionen nutzen können, die so genannten Tarifbezüge:

Wenn Sie die Tarife aufrufen, so sehen Sie zunächst eine Übersicht aller vorhandenen Tarife in COGITA gemäß der eingestellten Selektions- und Filtermöglichkeiten. Über die Buttons in der Kopfzeile können Sie Tarife neu anlegen oder bearbeiten. In einem der nächsten COGITA-Releases werden wir weitere Funktionen rund um Tarife schaffen, wie kopieren, löschen, Import und Export von Tarifen von und nach Excel, usw.

Folgende Daten zu den vorhandenen Tarifen werden in der Übersicht angezeigt:

Über den Button neuer Tarif öffnen Sie die Tariferfassung.

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In den Kopfdaten legen Sie neben Tarifname und -bezeichnung vor allem die Tarifart (Betragstarif oder Satztarif) fest.

Betragstarif erfassen

Für einen Betragstarif definieren Sie die beiden Tarifbezüge für die X-Achse und die Y-Achse der Tarifmatrix. Die Felder Rechenbezug und Einheit benötigen Sie bei Betragstarifen nicht. Je nach Auswahl in den Feldern Bezug X-Achse und Bezug Y-Achse wird die entsprechende Einheit in den Zeilen und Spalten der Tarifmatrix angezeigt. Nun sind Sie mit der Vorarbeit schon fertig und können die Matrix mit den jeweiligen Grenzwerten (Zeilen-/Spaltenüberschrift) und den Beträgen füllen. Zum Schluss speichern Sie Ihre Eingaben.

Ein fertiger Betragstarif könnte z. B. so aussehen:

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Satztarif erfassen

Für einen Satztarif definieren Sie ebenfalls die beiden Tarifbezüge für die X-Achse und die Y-Achse der Tarifmatrix und zusätzlich noch den Rechenbezug (dritte Dimension) mit Einheit. Nun können Sie die Matrix mit den jeweiligen Grenzwerten (Zeilen-/Spaltenüberschrift) und den Sätzen füllen. Zum Schluss speichern Sie Ihre Eingaben.

Ein fertiger Satztarif könnte z. B. so aussehen:

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Hinweis: Rechts oben sehen Sie einen Block "Versionen", der derzeit noch leer ist. In einem kommenden COGITA-Release werden Sie zeitabhängige Versionen eines Tarifes verwalten können, die Ihnen hier angezeigt werden. Im aktuellen Entwicklungsstand hat ein Tarif nur eine Version, die aktuell gültig sein muss. Deshalb darf der Gültigkeitsbeginn (Feld Gültig ab) auch nicht in der Zukunft liegen.


Konditionierung

Konditionen

Zur Preisermittlung im Rahmen Ihrer Kunden- und Frachtführerabrechnung können Sie in COGITA Konditionen definieren, die Sie im Menü unter Abrechnung - Konditionen bearbeiten können.

Eine Kondition ist eine Abrechnungsvereinbarung, die einem oder mehreren Geschäftspartnern zugeordnet sein kann. Sie enthält die folgenden Bestandteile:

Wenn Sie die Konditionen aufrufen, so sehen Sie zunächst eine Übersicht aller vorhandenen Konditionen in COGITA gemäß der eingestellten Selektions- und Filtermöglichkeiten. Über die Buttons in der Kopfzeile können Sie Konditionen neu anlegen, bearbeiten, kopieren oder löschen.

Folgende Daten zu den vorhandenen Konditionen werden in der Übersicht angezeigt:

Über den Button neue Kondition öffnen Sie die Konditionserfassung.

Im Block Kopfdaten erfassen Sie zunächste einen Namen und ggfs. eine Beschreibung Ihrer Kondition und legen fest, ob es sich um eine debitorische Kondition (Bereich Rechnung) für die Kundenabrechnung oder eine kreditorische Kondition (Bereich Gutschrift) für die Frachtführerabrechnung handelt. Der Name der Kondition sollte eindeutig sein, also nicht mehrfach vorkommen, um Verwechselungen auszuschließen.

In den Positionen können Sie nun nacheinander die gewünschten Leistungsarten mit der zugehörigen Rechenvorschrift hinterlegen. Dabei können Sie alternativ

Bitte beachten Sie, dass ein Zu- oder Abschlag sich unterhalb der Position befinden muss, auf die er sich bezieht. Außerdem sollte er sich nicht auf eine Position beziehen, die selbst prozentual definiert ist (keine Marge auf eine Marge).

Anschließend speichern Sie Ihre Eingaben.

Eine debitorische Kondition könnte z. B. so aussehen:

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Sie können eine neue Kondition auch durch Kopie einer vorhandenen anlegen. Dazu markieren Sie in der Übersaichtsliste einfach die gewünschte Kondition, die als Vorlage dienen soll, und drücken den Button Kondition kopieren. Sie müssen nun einen neuen Namen und ggfs. eine Beschreibung vergeben. Alle anderen Daten sind aus der Vorlage übernommen und müssen nur beliebig angepasst/ ergänzt werden.

Um eine vorhandene Kondition zu bearbeiten, markieren Sie diese in der Übersichtsliste und klicken auf den Button Kondition bearbeiten. Sie können alle Felder und Positionszeilen editieren.

Um eine Positionszeile komplett zu löschen, markieren Sie diese durch Klick auf die Positionsnummer. Dann drücken Sie die ENFT-Taste auf Ihrer Tastatur. Mit dem Speichern der Kondition sind alle Änderungen gespeichert, auch das Löschen der Zeile.

Mit Hilfe des Buttons Kondition löschen können Sie eine oder mehrere Konditionen endgültig löschen. Das sollten Sie natürlich nur durchführen, wenn Sie diese Konditionen sicher nicht mehr benötigen- auch nicht in der Zukunft. Bitte beachten Sie, dass sie keine Konditionen löschen können, die noch einer Adresse als kreditorische oder debitorische Kondition zugeordnet ist. Sie werden mit einer entsprechenden Fehlermeldung darauf aufmerksam gemacht.

Konditionierung

Interpretation von Rechenvorschriften in Konditionen und Tarifen

Konditionen und Tarife enthalten Rechenvorschriften, anhand derer im Rahmen der Bewertung in COGITA Beträge ermittelt werden.

In diesem Abschnitt erfahren Sie genau, wie die verschiedenen Rechenvorschriften interpretiert werden und welche Methode für Ihre Erfordernisse am besten passt.

Je nach Komplexität Ihrer Abrechnungsvereinbarungen mit Kunden oder Frachtführern können Sie in den Positionszeilen Ihrer Konditionen Ihre Leistungsarten

Interpretation einer eindimensionalen Vorschrift ohne Tarif

Beispiel: Dieselzuschlag = 2,40 Euro pro 100 Kilometer

Der Tarifbezug für die Berechnung ist in diesem Fall "Kilometer" mit der Einheit "pro 100".

Die Gesamtkilometer des Auftrag bzw. der Verladung werden also auf volle Hundert aufgerundet und pro Hundert mit dem Satz von 2,40 Euro multipliziert.

Intepretation eines Betragstarifs

Beispiel: Frachtpreis = 109,60 für einen Auftrag mit 250 kg und 80 km

Tarif-Zahlenwerk:

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Die Tarifbezüge für die Berechnung sind in diesem Fall "Kilometer" und "Kilogramm (brutto)". Es handelt sich also um eine zweidimensionale Berechnung.

Die Tarifmatrix enthält auf der X-Achse (Spalten) die Werte bis zu einer bestimmten Anzahl Kilometer. Für einen Auftrag mit 80 km Strecke wird also die Spalte "bis 100 km" gelesen.

Auf der Y-Achse (Zeilen) enthält der Tarif die Werte bis zu einem bestimmten Bruttogewicht. Hat der Auftrag 250 kg Bruttogewicht, so wird in der Spalte "bis 100 km" die Zeile "bis 300 kg" gelesen und dort der Betrag 109,60 Euro gefunden.

Interpretation eines Satztarifs

Beispiel: Frachtpreis = 120,00 für einen Auftrag mit 250 kg auf 4 Europaletten und 80 km

Tarif-Zahlenwerk:

grafik.png

Die Tarifbezüge für die Berechnung sind in diesem Fall "Kilometer" und "Kilogramm (brutto)", sowie "pro 1 Lademittel" als Rechenbezug. Es handelt sich also um eine dreidimensionale Berechnung.

Die Tarifmatrix enthält auf der X-Achse (Spalten) die Werte bis zu einer bestimmten Anzahl Kilometer. Für einen Auftrag mit 80 km Strecke wird also die Spalte "bis 100 km" gelesen.

Auf der Y-Achse (Zeilen) enthält der Tarif die Werte bis zu einem bestimmten Bruttogewicht. Hat der Auftrag 250 kg Bruttogewicht, so wird in der Spalte "bis 100 km" die Zeile "bis 500 kg" gelesen und dort der Satz 30,00 Euro gefunden.

Nun wird der Multiplikator aus dem Rechenbezug ermittelt. Da "pro 1 Lademittel" gerechnet werden soll, ist die einfache Anzahl der Lademittel der Multiplikator.

Für unseren Auftrag mit 4 Europaltten wird also 4 x der Satz von 30,00 Euro gerechnet. Die Frachtkosten betragen 120,00 Euro.

Konditionierung

Tarife - Version 1.8

Ab Version 1.8 hat die Tarife-Verwaltung zahlreiche Erweiterungen erhalten.

Zur Preisermittlung im Rahmen Ihrer Kunden- und Frachtführerabrechnung können Sie in COGITA Tarife verwenden, die Sie im Menü unter Abrechnung - Tarife bearbeiten können.

Zentrales Element eines Tarifs ist eine zweidimensionale Matrix, deren Dimensionen im Kopf des Tarifs definiert werden. Grundsätzlich unterscheiden wir zwei Arten von Tarifen

Sie haben in allen Tarifen sieben verschiedene Kriterien zur Auswahl, die Sie als Dimensionen nutzen können, die so genannten Tarifbezüge:

Außerdem können Sie Tarife grundsätzlich mit einem definierten Gültigkeitszeitraum erfassen. Verändert sich ein Tarif, insb. gibt es Anpassungen an den Preisen zu einem bestimmten Stichtag, so können Sie innerhalb des gleichen Tarifs mit dem gewünschten Gültigkeitsbeginn eine neue Version mit den neu gültigen Zahlen anlegen. Bei der Verwendung eines Tarifs wird immer die zum Leistungsdatum gültige Tarifversion gelesen.

Wenn Sie die Tarife aufrufen, so sehen Sie zunächst eine Übersicht aller vorhandenen Tarife in COGITA gemäß der eingestellten Selektions- und Filtermöglichkeiten. Über die Buttons in der Kopfzeile können Sie Tarife neu anlegen oder bearbeiten, kopieren und löschen.

Folgende Daten zu den vorhandenen Tarifen werden in der Übersicht angezeigt:

Sie sehen standardmäßig immer alle Tarife, auch solche, die erst in der Zukunft beginnen. Mit dem Suchfeld "Suche zum Stichtag" können Sie die Anzeige auf diejenigen Tarife und Tarifversionen einschränken, die zu einem eingegebenen Stichtag gültig sind.

Über den Button neuer Tarif öffnen Sie die Tariferfassung.

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In den Kopfdaten legen Sie neben einem eindeutigen Tarifnamen und einer Tarifbezeichnung vor allem die Tarifart (Betragstarif oder Satztarif) fest.

Betragstarif erfassen

Für einen Betragstarif definieren Sie die beiden Tarifbezüge für die X-Achse und die Y-Achse der Tarifmatrix. Die Felder Rechenbezug und Einheit benötigen Sie bei Betragstarifen nicht. Je nach Auswahl in den Feldern Bezug X-Achse und Bezug Y-Achse wird die entsprechende Einheit in den Zeilen und Spalten der Tarifmatrix angezeigt. Nun sind Sie mit der Vorarbeit schon fertig und können die Matrix mit den jeweiligen Grenzwerten (Zeilen-/Spaltenüberschrift) und den Beträgen füllen. Zum Schluss speichern Sie Ihre Eingaben.

Ein fertiger Betragstarif könnte z. B. so aussehen:

grafik.png

Satztarif erfassen

Für einen Satztarif definieren Sie ebenfalls die beiden Tarifbezüge für die X-Achse und die Y-Achse der Tarifmatrix und zusätzlich noch den Rechenbezug (dritte Dimension) mit Einheit. Diese Felder werden editierbar, sobald Sie die Tarifart "Satz" auswählen. Nun können Sie die Matrix mit den jeweiligen Grenzwerten (Zeilen-/Spaltenüberschrift) und den Sätzen füllen. Zum Schluss speichern Sie Ihre Eingaben.

Ein fertiger Satztarif könnte z. B. so aussehen:

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Rechts oben sehen Sie einen Block "Versionen", über den Sie die zeitabhängigen Versionen eines Tarifes verwalten können. Beim erstmaligen Anlegen eines Tarifs wird automatisch eine erste Tarifversion mit dem eingegebenen Gültigkeitsbeginn gespeichert. Über den Button Neue Version können Sie einen neue Version anlegen. Diese muss ein Gültigkeitsdatum erhalten und kann anschließend mit einem eigenen Zahlenwerk gefüllt werden. Die Tarifkopfdaten, also Tarifart und Bezüge, sind für alle Versionen eines Tarifs gleich. Beim Speichern einer neuen Version wird der Gültigkeitszeitszeitraum der Vorversion automatisch am Ende begrenzt. Die Versionen folgen also immer überscheidungsfrei aufeinander.

Mit Klick auf die jeweilige Version (also die Zeile in der Tabelle der Tarifversionen) sehen Sie unten das zu dieser Version gehörende Zahlenwerk.

Möchten Sie eine Version löschen, so markieren Sie die Zeile in der Liste der Versionen und nutzen den Button Tarifversion löschen. Bitte beachten Sie, dass Sie keine Versionen löschen können, die bereits in der Vergangenheit liegen. Außedem muss ein Tarif immer mindestens eine Version besitzen. Wenn Sie einen Tarif gar nicht mehr benötigen, dann löschen Sie einfach den ganzen Tarif. Stellen Sie vorher sicher, dass dieser nicht mehr in Konditionen verwendet wird.

Wenn ein Tarif nicht mehr benutzt werden soll, dann können Sie die Checkbox "gesperrt" im Kopf des tarifs setzen und Ihre Eingaben speichern. Dieses Merkmal sorgt dafür, dass in Konditionen dieser Tarif nicht mehr verwendet werden kann. Sie können deshalb nur Tarife sperren, die nicht in Konditionen eingetragen sind.

 

Über die Buttons im Kopf des Tarifs stehen Ihnen verschiedene Funktionslitäten zum Bearbeiten des Zahlenwerks zur Verfügung:

Diese Export-/Importfunktion ist sehr nützlich, wenn Sie z.B. eine neue Tarifversion anlegen möchten und sich alle Beträge im Zahlenwerk geändert haben. Dann können Sie erst das alte Zahlenwerk exportieren, dieses dann bequem in Excel anpassen und als csv-Datei speichern. Diese können Sie dann als neues Zahlenwerk zu einer neuen Tarifversion wieder importieren. Legen Sie hierzu erst die neue Version mit dem gewünschten Gültigkeitsbeginn an und nutzen Sie dann die Funktion Tarifversion importieren.

Wenn Ihr Tarif bzw. Ihre Tarifversion bereits ein Zahlenwerk hat, in das Sie neue Zeilen oder Spalten einfügen möchten, so klicken Sie an die gewünschte Stelle im Zahlenwerk und wählen Spalte rechts einfügen oder Zeile unterhalb einfügen. Sie können auch Zeilen oder Spalten löschen. Hierzu müssen Se an der gewünschten Stelle im Zahlenwerk stehen und nutzen dann die Buttons Spalte löschen oder Zeile löschen. Diese Funktionen stehen nur zur Verfügung, wenn Sie ins das Zahlenwerk klicken. Bitte beachten Sie außerdem, dass sie die Kopfzeile und -spalte nicht löschen können.



Eingangsbelege

Sollten Sie mit Ihren Kunden den Erhalt von Eingangsgutschriften bzw. mit Ihren Frachtführern Eingangsrechnungen vereinbart haben, so erfassen Sie einfach die erhaltenen Belege über das Abrechnungsresearch und ordnen diesen Ihre in COGITA berechneten Abrechnungssätze für die betroffenen Aufträge zu. So können Sie die Eingangsbelege auf Ihre Richtigkeit prüfen und entscheiden, ob Sie den Beleg akzeptieren wollen und wie ggfs. Differenzen gehandhabt werden sollen. Sollten Sie mit Geschäftspartnern grundsätzlich Eingangsbelege vereinbart haben, dann hinterlegen Sie diese Information bitte in den Adress-Stammdaten.

Eingangsbelege

Umgang mit Eingangsbelegen in COGITA

Die Erfassung und Prüfung von Eingangsbelegen erfolgt in drei einfachen Schritten:

  1. Öffnen Sie das Abrechnungsresearch im Menü unter Abrechnung - Abrechnungsresearch und wählen Sie den Button Eingangsbelege.
  2. Erfassen Sie die Eingangsrechnung oder -gutschrift mit den Daten laut Beleg. Da in COGITA zu jedem Auftrag mit vollständigen Abrechnungsinformationen bereits die zugehörigen Abrechnungssätze vorhanden sind, können Sie diese direkt Ihrem Eingangsbeleg zuordnen.
  3. Wenn eine Differenz zwischen den Summen Ihres Eingangsbelegs und den von COGITA errechneten Beträgen besteht, dann wird Ihnen diese sofort angezeigt. Prüfen Sie die Differenz und entscheiden Sie, ob Sie diese akzeptieren wollen.

COGITA bietet Ihnen die Möglichkeit, akzeptierte Differenzen frei auf die Abrechnungspositionen des Belegs zu verteilen. Sie erhalten einen Vorschlag, den Sie jedoch überschreiben können.

Weist der Eingangsbeleg eine so hohe Differenz zu der der vereinbarten Summe aus, dass Sie den beleg nicht akzeptieren wollen, so können Sie den Eingangsbeleg in COGITA wieder komplett löschen und den Beleg an Ihren Geschäftspartner zurückschicken.

Sie müssen die beschriebenen Schritte nicht zwangsläufig in einem Arbeitsgang erledigen. Anhand des Status des Eingangsbelegs erkennen Sie seinen Zustand:

Hinweis: Bevor Sie für einen Kunden oder Frachtführer Eingangsbelege erfassen, sollten Sie in den Stammdaten des Geschäftspartners die Information hinterlegen, dass ein Eingangsbelegverfahren vereinbart ist und für welchen Zeitraum. COGITA weist Sie dann automatisch darauf hin, wenn Sie versuchen, für einen solchen Kunden normale Rechnungen oder Gutschriften erstellen. Umgekehrt erhalten Sie auch eine Warnung, wenn für einen Geschäftspartner Eingangsbelege erfasst werden, mit dem ein solches Verfahren laut seiner Stammdaten nicht vereinbart ist.

Eingangsbelege

Eingangsbeleg erfassen

Um einen erhaltenen Eingangsbeleg zu erfassen, öffnen Sie die Erfassungsmaske im Menü über Abrechnung - Abrechnungsresearch und dann den Button Eingangsbelege.

Die Erfassungsmaske ist die drei Bereiche gegliedert:

Kopfdaten

Hier erfassten Sie zunächst die Nummer des Fremdbelegs und das Belegdatum, sowie den Geschäftspartner, von dem Sie den Beleg erhalten haben. Wählen Sie aus, ob es sich um eine Eingangsrechnung (von einem Frachtführer) oder um eine Eingangsgutschrift (von einem Kunden) handelt.

Die Währung wird aus den Stammdaten des Geschäftspartners übernommen. Der Status des Belegs ist zunächst immer "erstellt".

Daten laut Beleg

 

Geben Sie hier den Gesamtbetrag steuerfrei und/ oder Gesamtbetrag steuerpflichtig des Belegs ein. Es ist nicht nötig, einzelne Positionen zu erfassen.

Im nächsten Schritt wählen Sie aus den in COGITA existierenden Berechnungssätzen dieses Geschäftspartners diejenigen aus, die zu Ihrem erfassten Eingangsbeleg gehören. Da es sehr viele solcher Berechnungssätze geben kann, erfassten Sie bitte auch den Leistungszeitraum der Aufträge, die im Eingangsbeleg berücksichtigt sind. Diese Angabe wird zur Einschränkung der möglichen Berechnungssätze verwendet.

Danach betätigen Sie bitte den Button Positionen zuordnen (Lupe), um aus den existierenden Berechnungssätzen die gewünschten auszuwählen. Mit diesem Schritt wird automatisch der erfasste Kopf des Eingangsbeleg-Datensatzes gespeichert.

Zugeordnete Positionen

Sobald Sie Berechnungssätze ausgewählt und Ihrem Eingangsbeleg zugeordnet haben, werden diese hier angezeigt und Sie haben die Möglichkeit, die finale Verteilung von Differenzen festzulegen.

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Über die Buttons im oberen Bereich stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

Nach der initialen Erfassung der Kopfdaten und Daten laut Beleg, folgt die Zuordnung der Positionen.


Eingangsbelege

Eingangsbeleg Positionen zuordnen

Wenn Sie einen Eingangsbeleg mit Kopfdaten und Daten laut Beleg erfasst haben, können Sie im nächsten Schritt die Positionen zuordnen.

Sie können bei Bedarf zunächst unter "Daten laut Beleg" den Leistungszeitraum vorgeben, innerhalb dessen nach offenen Berechnungssätzen Ihres Geschäftspartners gesucht werden soll. Diese Vorgabe macht die Übersicht bei großen Datenmengen komfortabler für Sie.

Sie starten die Zuordnung über den Button Positionen zuordnen (Lupe). Falls der eingegebene Geschäftspartner für den gesuchten Leistungszeitraum nicht am Eingangsbelegverfahren teilnimmt, so erhalten Sie eine entsprechende Sicherheitsabfrage. Soll trotzdem der Eingangsbeleg erfasst werden, können Sie die Frage bestätigen und und verzweigen in die Übersicht der Berechnungssätze:

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Das nun angezeigte Berechnungssatzresearch hat bereits die Suchparameter aus dem Eingangsbeleg übernommen:

Im oberen Teil des Bildschirms finden Sie außer der Zeitraumselektion auch die Möglichkeiten, die Zuordnung abzubrechen oder markierte Berechnungssätze in den Eingangbeleg zu übernehmen.

In der Spalte Belegnummer wird Ihnen ggfs. eine bereits bestehende Zuordnung zu einem Beleg angezeigt. Diese Sätze können Sie Ihrem Eingangsbeleg nicht zuordnen.

Mit dem Button "Übernehmen" kehren Sie in den Eingangsbeleg zurück. Sollten Sie einen Berechnungssatz ausgewählt haben, der zu einer Frachtführer-Vergütung gehört, so wird nun zunächst geprüft, ob es weitere Berechnungssätze zur gleichen Verladung gibt. Da Sie eine Verladung nur im Ganzen abrechnen können, müssen alle Berechnungssätze zu einer Verladung mit dem gleichen kreditorischen Beleg abgerechnet werden. Sie erhalten ggfs. eine entsprechende Fehlermeldung, können dann alle zugehörigen Berechnungssätze markieren und mit dem Button "Übernehmen" in den Eingangsbeleg zurückkehren.

Im Eingangsbeleg finden Sie die zugeordneten Berechnungssätze nun in der unteren Tabelle:

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Ihr Eingangsbeleg hat nun den Status "zugeordnet". Die betroffenen Aufträge werden nun so behandelt, wie wenn eine Kundenabrechnung bzw. Unternehmergutschrift erstellt wurde.

Sollten Sie eine Position irrtümlich zugeordnet haben, so können Sie diese wieder entfernen. Markieren Sie dazu einfach die entsprechende Zeile in der Tabelle der zugeordneten Positionen und drücken Sie die Entfernen-Taste auf Ihrer Tastatur. Es erscheint noch eine Sicherheitsabfrage, die sie entsprechend bestätigen können.

Nach der Zuordnung der Positionen folgt die Prüfung und ggfs. Verteilung von Differenzen.


Eingangsbelege

Eingangsbeleg Differenzen prüfen

Wenn Sie einen Eingangsbeleg erfasst haben und ihm die gewünschten Berechnungssätze zugeordnet haben, nimmt COGITA automatisch einen Vergleich der Beträge vor.

Stimmt die berechnete Summe aller steuerpflichtigen Beträge aus den zugeordneten Berechnungssätzen mit der Summe steuerpflichtig auf dem Beleg überein? Und gilt das gleiche für die steuerfreien Beträge?

Stimmt alles überein, so wird als Differenz 0 ausgewiesen, andernfalls schlägt COGITA Ihnen eine propotionale Verteilung der Differenz auf alle zugeordneten Positionen vor.

Diesen Vorschlag können Sie jedoch beliebig überschreiben und die Differenz anders verteilen. Entscheidend ist nur, dass die Gesamtsummen mit den Summen laut Beleg übereinstimmen, sonst können Sie den Eingangsbeleg nicht abschließen.

Die verschiedenen Spaltenblöcke in der Tabelle der zugeordneten Positionen haben also folgende Bedeutung:

berechnet pflichtig/ berechnet frei

Hier sehen Sie die steuerpflichtigen und steuerfreien Beträge, die COGITA für die Aufträge ermittelt hat. Diese Berechnung erfolgt, sobald ein Berechnungssatz zum Auftrag gebildet wird - also entweder anhand von Abrechnungspauschalen im Auftrag (Block Controlling bzw. Pauschalfracht im Block Express-Disposition) oder bei Auslösen einer Bewertung.

Verteilung pflichtig/ Verteilung frei

Falls es Differenzen zwischen den berechneten Werten in COGITA und den Gesamtsummen laut Beleg gibt, dann sehen Sie hier den Vorschlag, wie diese Differenz rein proportional auf die Positionen verteilt werden kann. Die Summe dieser Spalten ist immer identisch mit der erfassten Summe laut Beleg.

Gibt es keine Differenz, so sind die Zahlen identisch zu den Spalten berechnet pflichtig/ berechnet frei.

final pflichtig/ final frei

Wenn Sie Differenzen nicht einfach gleichmäßig auf alle Positionen verteilen möchten, so können Sie in diesen Spalten Ihre eigene abweichende Verteilung vornehmen. Nur diese beiden Spalten sind in dieser tabelle editierbar.

Die Spaltensumme passt sich Ihren Eingaben an. Letztendlich müssen die Summen jedoch denen laut Beleg entsprechen, wenn Sie den Eingangsbeleg abschließen wollen.

Differenz

In der Spalte Differenz sind die finalen Differenzen zeilenweise dargestellt und in der Spaltensumme die Gesamtdifferenz ausgewiesen.

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Im dargestellten Beispiel besteht eine Differenz von 5,00 Euro in den steuerpflichtigen Rechnungsbeträgen. COGITA schlägt erst eine proportionale Verteilung vor, in der finalen Verteilung schlägt der User die Differenz aber vollständig der ersten Zeile (AUF-0132) zu.

Achtung: Sollte sich eine Differenz in den steuerpflichtigen Beträgen durch eine Differenz steuerfrei in gleicher Höhe aufheben, dann ist die Gesamtdifferenz 0. Trotzdem kann der Beleg nicht abgeschlossen werden, weil die Spaltensumme der Spalten final pflichtig/ final frei dann nicht mit den Beträgen laut Beleg übereinstimmen.

Eingangsbelege

Eingangsbeleg abschließen

Haben Sie einen Eingangsbeleg erfasst, Positionen zugeordnet und diese geprüft bzw. ggfs. Differenzen korrekt verteilt, dann können Sie die Eingangsrechnung oder -gutschrift abschließen.

Nutzen Sie hierfür einfach den Button Eingangsbeleg abschließen. Der Button ist aktiv, sobald Sie dem Eingangsbeleg Berechnungssätze zugeordnet haben.

Bei Differenzen prüft COGITA automatisch, ob Ihre Verteilung zu einem korrekten Gesamtergebnis führt:

Ist dies nicht gegeben, so erhalten Sie eine Fehlermeldung und können den Beleg nicht abschließen. Statt dessen korrigieren Sie bitte die Verteilung der Differenzen so, dass die Gesamtsummen zum Beleg passen. Sie sehen dazu jederzeit den ursprünglichen Vorschlag von COGITA zu einer propotionalen Verteilung.

Haben Sie den Beleg erfolgreich abgeschlossen, so wechselt der Status des Eingangsbelegs auf "abgeschlossen". Sie können ihn nun nur noch zur Anzeige öffnen, aber nicht mehr editieren. Ihre festgelegte Verteilung auftretender Differenzen wird mit dem Abschließen des Belegs in die Berechnungssätze in COGITA übernommen, so dass die Beträge überall konsistent sind.

Der Prozess der Eingangsbelegverarbeitung ist damit abgeschlossen.

Wenn Sie möchten, dann können Sie Eingangsbelege über die DATEV-Schnittstelle in Ihre Buchhaltung übernehmen. Bitte stellen Sie dann sicher, dass diese nicht direkt in Ihrer Buchhaltung verbucht werden. Die Schnittstelle berücksichtigt markierte Eingangsbelege im Status "Abgeschlossen".

Eingangsbelege

Elektronische Rechnung (E-Rechnung) einlesen

Wenn Sie von Ihren Geschäftspartnern elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) erhalten, dann können Sie diese ganz einfach in COGITA einlesen und verarbeiten.

Mehr zum Hintergrund und einen Gesamtüberblick über den Prozess finden Sie hier: Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen)

Eine elektronische Rechnung ist in COGITA eine ganz normale Eingangsrechnung, die automatisch eingelesen werden kann. Öffnen Sie dazu die Erfassungsmaske für Eingangsbelege im Menü über Abrechnung - Abrechnungsresearch und dann den Button Eingangsbelege im Research.

Im Kopf der Erfassungsmaske betätigen Sie nun den Button Eingangsbeleg einlesen. Er ist nur aktiv, wenn Sie in einer leeren Erfassungsmaske stehen, nicht beim Bearbeiten eines vorhandenen Eingangsbelegs.

In dem folgenden kleinen Dialog führen Sie nun den Dateiimport durch:

  1. Öffnen Sie über Datei auswählen einen Datei-Explorer und wählen Sie die erhaltene E-Rechnungsdatei aus.
  2. Der Dateiname wird auf dem Button angezeigt. Starten Sie den Import über den nun aktiven Button Import starten.

Bei Bedarf können Sie den Dialog über den Button Abbrechen wieder verlassen ohne zu importieren.

Sollte es beim Import nicht möglich sein, aus der Datei den Rechnungsempfänger eindeutig zu bestimmen, so können Sie diesen über die Felder Matchcode oder Geschäftspartner Name manuell vorgeben. Das sollte aber die Ausnahme sein, normalerweise müssen Sie diese Felder nicht füllen.

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Die Verarbeitung des eingelesenen Belegs erfolgt vollautomatisch. Der fertig ausgefüllte Eingangsbeleg mit Kopfdaten und zugeordneten Berechnungssätzen wird Ihnen angezeigt und Sie können nach Wunsch den Eingangsbeleg noch nachbearbeiten (z.B. Differenzen verteilen), im aktuellen Stand speichern oder direkt abschließen.

Sollten bei der Verarbeitung Probleme auftreten, so erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung, auf die Sie reagieren können.

Berechnungssatzresearch

Die Verwaltung Ihrer Berechnungssätze führen Sie im Menü unter Abrechnung - Berechnungssatzresearch durch.

Ein Berechnungssatz ist noch keine Abrechnung bzw. Faktura, der Berechnungssatz enthält vielmehr die Informationen über die abzurechneneden Leistungen und Beträge. Er entspricht also einer Rechnungsposition.

Berechnungssätze werden automatisch gebildet, sobald ein Auftrag mit den erforderlichen Abrechnungsinformationen versehen ist und gespeichert wird - dies gilt für debitorische Berechnungssätze (Bereich "Rechnung" für die Kundenabrechnung), ebenso wie für kreditorische Berechnungssätze (Bereich "Gutschrift" für die Frachtführerabrechnung). Sie können aber auch manuell erstellt werden. Die Spalte "Typ" im Berechnungssatzresearch zeigt Ihnen, um welchen Fall es sich handelt:

Das Berechnungssatzresearch zeigt als tabellarische Übersicht alle vorhandenen Berechnungssätze gemäß der eingestellten Selektions- und Filtermöglichkeiten. Informationen zu Suchfunktionen in Researches finden Sie auf der Seite Suchfunktionen. 

Über die Buttons in der Kopfzeile können Sie Berechnungssätze manuell erstellen (Zusatzabrechnung), bearbeiten, auf einen Beleg bringen (also fakturieren) und löschen.

Nur für Zusatzabrechnungen ist eine manuelle Bearbeitung, sowie Löschfunktion vorgesehen, automatische Berechnungssätze (Typ Standard) aktualisieren sich automatisch, wenn die Daten im Auftrag geändert werden.

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Folgende Daten werden in der Tabelle angezeigt:

Um einen Berechnungssatz zur Abrechnung zu bringen, können Sie ihn direkt hier im Abrechnungsresearch markieren und den gewünschten Beleg über den Belege-Button auswählen. Sie können auch mehrere Berechnungssätze markieren und zusammen auf einen Beleg bringen, sofern die Sätze zum gleichen Geschäftspartner und gleichen Bereich gehören.

Berechnungssätze vom Typ Standard können Sie natürlich auch direkt aus dem Auftrag oder Auftragsresearch fakturieren.

Berechnungssätze vom Typ Zusatzabrechnung können Sie über die entsprechenden Buttons zur Bearbeitung aufrufen oder Löschen, jedoch nur, wenn sie noch nicht den Status "Rechnung" erreicht haben. Sind die bereits abgerechnet, so können Sie nur den Beleg stornieren. Damit werden die Berechnungssätze des stornierten Belegs dupliziert mit umgekehrtem Betrag, so dass sie sich aufheben. Gleichzeitig werden neue Berechnungssätze erstellt, die dann wieder den Staus "bewertet" haben.


Manuelle Rechnungen/ Zusatzabrechnung

Normalerweise erstellen Sie Rechnungen und Gutschriften automatisch anhand der Auftrags- bzw. Verladungsinformationen.

Es kann aber Gründe geben, eine Rechnung oder Gutschrift manuell zu erzeugen, Zum Beispiel für nachträgliche Korrekturen, Rabatte oder Sonderleistungen. Solche manuell erzeugten Rechnungen können sich auf einen Auftrag beziehen, müssen es aber nicht. Zur Abbildung dieser Situation steht Ihnen in COGITA die Funktion "Zusatzabrechnung" zur Verfügung.

Eine Zusatzabrechnung erstellen Sie aus dem Berechnungsatzresearch heraus über den Manüpfad Abrechnung - Berechnungssatzresearch.

Zusatzabrechnung erstellen

Hier können Sie über den Button "Zusatzabrechnung erstellen" (Icon +) einen neuen Berechnungsatz manuell anlegen, der die Basis für Ihre manuelle Rechnung - genau gesagt eine manuelle Rechnungsposition - bildet.

Es öffnet sich die Erfassungsmaske für Zusatzabrechnungen. Hier füllen Sie zunächst die Kopfdaten:

Für die Erfassung des Leistungsdatums stehen Ihnen die genrellen Funktionalitäten von Datumsfeldern zur Verfügung - siehe Umgang mit Datumsfeldern.

Optional können Sie in den Kopfdaten einen Auftrag hinterlegen, zu dem die Zusatzabrechnung gehören soll. Dabei muss der Geschäftspartner der Zusatzabrechnung nicht zwingend auch Geschäftspartner des Auftrags sein.

Ebenfalls optional können Sie im Feld Grund/Hinweis erklärende Hinweise zum Hintergrund der Zusatzabrechnung erfassen.

Die Währung der Zusatzabrechnung wird aus den Adressstammdaten des Geschäftspartners gelesen. Der Status ist bei der Erfassung immer "bewertet".

Anschließend erfassen Sie mindestens eine Positionszeile mit Leistungsart, Positionstext und Betrag. Der Positionstext wird später auf dem Beleg angedruckt. Falls Sie Rabatte erfassen wollen, geben Sie diese bitte im richtigen Bereich mit negativem Vorzeichen ein. Das feld Nettobetrag darf nicht leer bleiben, es ist aber möglich, den Betrag 0 zu erfassen.

Speichern Sie Ihre Eingaben. Sie haben damit einen Berechnungssatz erzeugt, also eine künftige Rechnungsposition. Zur Finalisierung der Abrechnung müssen Sie diesen Berechnungssatz noch auf einen Beleg bringen.

Zusatzabrechnung editieren oder löschen

So lange eine Zusatzabrechnung noch nicht fakturiert ist, können Sie diese aus dem Berechnungssatzresearch zur Bearbeitung aufrufen und beliebig bearbeiten und erneut speichern. Sie können diese auch wieder komplett löschen.

Ist eine Zusatzabrechnung jedoch schon einer Rechnung, Gutschrift oder einem Eingangsbeleg zugeordnet, kann sie nicht mehr geändert oder gelöscht werden.

Zusatzabrechnung fakturieren

Um einen Berechnungssatz tatsächlich zur Abrechnung zu bringen, wird er einem Beleg zugeordnet. Dazu können Sie ganz einfach im Berechnungsatzresearch den Datensatzmarkieren und über den Button Belege den gewünschten Beleg auswählen. Damit wird die Fakturierung angestoßen mit den Schritten Mehrtwertsteuerermittlung und Sachkonenfindung, Erstellen der Abrechnungssätze und der zugehörigen Belege. Der Status des Berechnungssatzes wechselt damit auf "Rechnung".

Sie können auch mehrere Sätze markieren, die Sie zusammen auf einen Beleg bringen möchten. Dazu müssen diese Sätze jedoch zum gleichen Bereich und zum gleichen Belegempfänger/ Geschäftspartner gehören. Damit können Sie z. B. auch  Zusatzabrechnungen zu einem Auftrag zusammen mit den Standard-Berechnungssätzen eines Auftrags fakturieren.

Wie alle Berechnungssätze können auch Zusatzabrechnungen einem Eingangsbeleg zugeordnet werden, falls dies gewünscht ist. Auch damit ist der Berechnungssatz fakturiert.




Abrechnungsresearch

Die Verwaltung Ihrer Rechnungen und Gutschriften führen Sie im Menü unter Abrechnung - Abrechnungsresearch durch.

Es öffnet sich zunächst die Übersicht, in der Sie alle vorhandenen Rechnungen und Gutschriften tabellarisch aufgelistet finden. 
"Normale" Rechnungen/Gutschriften erstellen sie im Auftragsresearch oder in der Auftragserfassung.
Über die Buttons im oberen Teil können Sie die erstellten Rechnungen/ Gutschriften als Beleg ausgeben, editieren, stornieren oder eine DATEV-Datei im CSV-Format erzeugen. 

Über den Button Eingangsbelege können Sie außerdem Eingangsbelege erfassen. Für bereits existierende Eingangsrechnungen und -gutschriften ist der Stornobutton und der Dokumente-Button inaktiv, da es sich in diesem Fall ja um einen Fremdbeleg handelt, den Sie nicht stornieren oder selbst erstellen können.

Die zugehörigen Dokumente zu Ihren Belegen finden Sie in der E-Akte. Markieren Sie dafür den gewünschten Beleg und springen Sie mit dem Button E-Akte direkt in die Dokumenteverwaltung. Diese ist bereits so gefiltert, dass Sie alle Dokumente der markierten Rechnung oder Gutschrift sehen.

Mit einer Eingabe im Suchfeld wird eine Filterung der Ergebnismenge durchgeführt. Die Ergebnismenge lässt sich über die Felder Datum von und Datum bis weiter eingrenzen. In diesem Fall muss über das Feld Datumskategorie angegeben werden, ob es sich bei den Eingaben in den Datumsfeldern um das Leistungs- oder das Belegdatum handeln soll. Weitere Informationen zu Suchfunktionen in Researches finden Sie auf der Seite Suchfunktionen.

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Folgende Daten werden in der Tabelle angezeigt:


Sachkonten

Die Verwaltung Ihrer Sachkonten führen Sie im Menü unter Abrechnung - Sachkontoresearch durch.

Hier definieren Sie die Sachkonten aus Ihrer Finanzbuchhaltung, an die COGITA-Abrechnungen zu bestimmten Leistungsarten übergeben werden sollen.

Es öffnet sich zunächst die Übersicht, in der Sie alle vorhandenen Sachkonten tabellarisch aufgelistet finden.  Mit einer Eingabe im Suchfeld wird eine Filterung der Ergebnismenge durchgeführt. Lesen Sie die Tipps auf der Seite Suchfunktionen, um mehr über die Suche in der Übersicht zu erfahren.

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Über die Buttons im oberen Teil können Sie Sachkonten hinzufügen, bearbeiten, oder löschen.

Über den Button Sachkonto hinzufügen öffnen Sie die Sachkontenanlage. Pflichtfelder sind mit einem * gekennzeichnet. Tragen Sie in die Eingabefelder eine Sachkonto-Nr., eine Kurz- und eine Langbezeichnung ein. Im Feld MwSt-Schlüssel öffnet sich ein Auswahlfenster. Es stehen die Einträge Regelsatz, ermäßigter Satz und steuerfrei zur Verfügung.

Die Zuordnung von Kosten und Erlösen zu Sachkonten erfolgt bei der Abrechnung automatisch gemäß Ihrer Vorgabe in der Definition der Leistungsarten.

Wenn Sie über das Abrechnungsresearch eine DATEV-Datei erstellen (zur Übergabe an DATEV oder eine andere Finanzbuchhaltung), dann sind die entsprechenden Buchungssätze bereits mit den richtigen Sachkonto gemäß dieser Zuordnung versehen.

Leistungsarten

COGITA bietet Ihnen für die gängigen Erlösarten und Kosten vordefinierte Leistungsarten an, die Sie Sie im Menü unter Abrechnung - Leistungsarten bearbeiten können.

Die Erlös-Leistungsarten werden für Ihre Vorgaben im Auftrag (Bereich "Controlling") und in Ihre Konditionen für die Kundenabrechnung verwendet:

Die Leistungsart "Fracht" wird für die Frachtführerabrechnung verwendet.

Sie können Im Programm Leistungsarten für jede Leistungsart ein vorher definiertes steuerpflichtiges Sachkonto und steuerfreies Sachkonto hinterlegn. Diese Sachkonten werden je nach Ergebnis der Mehrwertsteuerermittlung im Rahmen der Abrechnung Ihren Leistungen zugeordnet und in der Exportdatei für die Buchhaltung ausgegeben.

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Mehrwertsteuerberechnung

Die Mehrwertsteuerberechnung erfolgt automatisch entsprechend der gesetzlichen Bestimmungen. Es sind die gängigen Fälle der Mehrwertsteuerermittlung hinterlegt, wie Inlands-, EU- und Drittland-Transporte an Unternehmen oder Privatpersonen.

Diese Bedingungen sind für Sie an Anwender nicht änderbar. Bitte wenden Sie sich an Weber Data Service, wenn Sie eine Erweiterung benötigen.