Abrechnung Überblick: Abrechnen in COGITA Abrechnungsinformationen der Adresse Konditionierung Sollten Sie mit Ihren Kunden oder Frachtführern generelle Abrechnungskonditionen für bestimmte Leistungen vereinbart haben, so können Sie im Rahmen der Stammdatenpflege Konditionen in COGITA definieren. In einer Kondition legen Sie für eine oder mehrere Leistungen (Leistungsarten) eine Abrechnungsvorschrift anhand bestmmter Kriterien des Auftrags oder der Verladung fest. Dabei können Sie auch auf Tarife verweisen, die Sie vorher in COGITA hinterlegt haben. Eine Kondition kann allgemeingültig sein und für mehrere Geschäftspartner genutzt werden. Überblick: Arbeiten mit Konditionen und Tarifen Um Ihre in COGITA erfassten Aufträge an Ihre Kunden abzurechnen oder ggfs. Verladungen Ihren Frachtführern gegenüber abzurechnen, können Sie entweder mit Pauschalen arbeiten, oder Sie können Vereinbarungen mit Ihren Geschäftspartnern in Konditionen hinterlegen. Eine Kondition ist eine Abrechnungsvereinbarung, in der Sie pro Leistung (Leistungsart) entweder einen Abrechnungbetrag nach einem einfachen Kriterium ermitteln können (z. B. Betrag X pro 100 Kilometer) oder bei komplexeren Vereinbarungen auf zwei- oder dreidimensionale Tarife verweisen können. Eine Kondition wird entweder für den Bereich Rechnung (debitorisch) oder für den Bereich Gutschrift (kreditorisch) definiert. Eine debitorische Kondition hinterlegen Sie Ihren Kunden im Adressstamm und eine kreditorische Kondition Ihren Frachtführern. Sobald im Rahmen der Abrechnung Beträge berechnet werden müssen, greift COGITA auf diese hinterlegten Konditionen zu. Diesen Vorgang nennen wir Bewertung. Eine Bewertung wird automatisch durchgeführt, wenn Sie eine Rechnung oder eine Gutschrift erstellen, die nicht auf vorgegeben Pauschalbeträgen beruht. Sie können die Bewertung aber auch manuell anstoßen (Sofortbewertung im Auftragsresearch und Verladungsresearch). Das Ergebnis einer Bewertung ist ein Berechnungssatz, der anschließend auf eine Rechnung oder Gutschrift gebracht werden kann. Die Bewertung erfolgt in drei Schritten: Es wird geprüft, ob es vorgegebene Pauschalen gibt. Wenn ja, dann ist keine Bewertung nötig, sondern es werden immer die Pauschalbeträge abgerechnet. Es wird die Kondition an der Adresse des Rechnungs-/Gutschriftsempfängers gelesen. Bei Rechnungen wird die debitorische Kondition gelesen, bei Gutschriften die kreditorische Kondition. Die Kondition wird abgearbeitet, d.h. es wird ein Berechnungssatz angelegt und für jede Leistungsart, die in der Kondition beschrieben ist, wird eine Position zum Berechnungssatz hinzugefügt. Die Ermittlung der Beträge erfolgt anhand der Rechenvorschriften (mit oder ohne Verwendung eines Tarifs) in der jeweiligen Zeile der Kondition. Die erzeugten Berechnungssätze für den Rechnungs- oder Gutschriftsempfänger können Sie anschließend im Berechnungssatzresearch sehen. Wenn die Bewertung automatisch im Zuge einer Rechnung oder Gutschrift erfolgt, so sehen Sie das Ergebnis natürlich direkt auf dem erzeugten Beleg. Auf den folgenden Seiten lesen Sie die Details zur Erfassung von Tarifen und Konditonen, sowie zu deren Funktionsweise: Tarife Konditionen Interpretation von Rechenvorschriften in Konditionen und Tarifen Tarife Zur Preisermittlung im Rahmen Ihrer Kunden- und Frachtführerabrechnung können Sie in COGITA Tarife verwenden, die Sie im Menü unter Abrechnung - Tarife bearbeiten können. Zentrales Element eines Tarifs ist eine zweidimensionale Matrix, deren Dimensionen im Kopf des Tarifs definiert werden. Grundsätzlich unterscheiden wir zwei Arten von Tarifen Betragstarife: Der abzurechnende Betrag wird aus einer zweidimensionalen Matrix ausgelesen (z. B. bis 100kg/ bis 100 km = 154,00 Euro) Satztarife: Der abzurechende Betrag wird nach drei Dimensionen ermittelt. Zunächst wird ein Satz aus einer zweidimensionalen Matrix ausgelesen (z. B. bis 100kg/ bis 100 km = 10,50 Euro) und dieser dann mit einem dritten Kriterium multipliziert (z. B. 10,50 pro Kubikmeter) Sie haben in allen Tarifen zehn verschiedene Kriterien zur Auswahl, die Sie als Dimensionen nutzen können, die so genannten Tarifbezüge: Kilogramm (brutto) Kilometer Auftrag Lademittel Kubikmeter Stellplätze Lademeter CO2-Emissionsklasse (notwendig zur Maut-Ermittlung) Schadstoffklasse Fahrzeug (notwendig zur Maut-Ermittlung) Achs- und Gewichtsklasse (notwendig zur Maut-Ermittlung) Außerdem können Sie Tarife grundsätzlich mit einem definierten Gültigkeitszeitraum erfassen. Verändert sich ein Tarif, insb. gibt es Anpassungen an den Preisen zu einem bestimmten Stichtag, so können Sie innerhalb des gleichen Tarifs mit dem gewünschten Gültigkeitsbeginn eine neue Version mit den neu gültigen Zahlen anlegen. Bei der Verwendung eines Tarifs wird immer die zum Leistungsdatum gültige Tarifversion gelesen. Wenn Sie die Tarife aufrufen, so sehen Sie zunächst eine Übersicht aller vorhandenen Tarife in COGITA gemäß der eingestellten Selektions- und Filtermöglichkeiten. Über die Buttons in der Kopfzeile können Sie Tarife neu anlegen oder bearbeiten, kopieren und löschen. Folgende Daten zu den vorhandenen Tarifen werden in der Übersicht angezeigt: Tarifname Tarifart: Betrag oder Satz Tarifbeschreibung X-Achse: erster Tarifbezug der Tarifmatrix Y-Achse: zweiter Tarifbezug der Tarifmatrix Nummer und Beginndatum der aktuellen Version Werte ja/nein: hat der Tarif in der aktuellen Version bereits ein Zahlenwerk oder handelt es sich nur um einen "leeren" Kopfsatz gesperrt ja/nein gelöscht ja/nein Sie sehen standardmäßig immer alle Tarife, auch solche, die erst in der Zukunft beginnen. Mit dem Suchfeld "Suche zum Stichtag" können Sie die Anzeige auf diejenigen Tarife und Tarifversionen einschränken, die zu einem eingegebenen Stichtag gültig sind. Über den Button neuer Tarif öffnen Sie die Tariferfassung. In den Kopfdaten legen Sie neben einem eindeutigen Tarifnamen und einer Tarifbezeichnung vor allem die Tarifart (Betragstarif oder Satztarif) fest. Betragstarif erfassen Für einen Betragstarif definieren Sie die beiden Tarifbezüge für die X-Achse und die Y-Achse der Tarifmatrix. Die Felder Rechenbezug und Einheit benötigen Sie bei Betragstarifen nicht. Je nach Auswahl in den Feldern Bezug X-Achse und Bezug Y-Achse wird die entsprechende Einheit in den Zeilen und Spalten der Tarifmatrix angezeigt. Nun sind Sie mit der Vorarbeit schon fertig und können die Matrix mit den jeweiligen Grenzwerten (Zeilen-/Spaltenüberschrift) und den Beträgen füllen. Zum Schluss speichern Sie Ihre Eingaben. Ein fertiger Betragstarif könnte z. B. so aussehen: Satztarif erfassen Für einen Satztarif definieren Sie ebenfalls die beiden Tarifbezüge für die X-Achse und die Y-Achse der Tarifmatrix und zusätzlich noch den Rechenbezug (dritte Dimension) mit Einheit. Diese Felder werden editierbar, sobald Sie die Tarifart "Satz" auswählen. Nun können Sie die Matrix mit den jeweiligen Grenzwerten (Zeilen-/Spaltenüberschrift) und den Sätzen füllen. Zum Schluss speichern Sie Ihre Eingaben. Ein fertiger Satztarif könnte z. B. so aussehen: Rechts oben sehen Sie einen Block "Versionen", über den Sie die zeitabhängigen Versionen eines Tarifes verwalten können. Beim erstmaligen Anlegen eines Tarifs wird automatisch eine erste Tarifversion mit dem eingegebenen Gültigkeitsbeginn gespeichert. Über den Button Neue Version können Sie einen neue Version anlegen. Diese muss ein Gültigkeitsdatum erhalten und kann anschließend mit einem eigenen Zahlenwerk gefüllt werden. Die Tarifkopfdaten, also Tarifart und Bezüge, sind für alle Versionen eines Tarifs gleich. Beim Speichern einer neuen Version wird der Gültigkeitszeitszeitraum der Vorversion automatisch am Ende begrenzt. Die Versionen folgen also immer überscheidungsfrei aufeinander. Mit Klick auf die jeweilige Version (also die Zeile in der Tabelle der Tarifversionen) sehen Sie unten das zu dieser Version gehörende Zahlenwerk. Möchten Sie eine Version löschen, so markieren Sie die Zeile in der Liste der Versionen und nutzen den Button Tarifversion löschen. Bitte beachten Sie, dass Sie keine Versionen löschen können, die bereits in der Vergangenheit liegen. Außedem muss ein Tarif immer mindestens eine Version besitzen. Wenn Sie einen Tarif gar nicht mehr benötigen, dann löschen Sie einfach den ganzen Tarif. Stellen Sie vorher sicher, dass dieser nicht mehr in Konditionen verwendet wird. Wenn ein Tarif nicht mehr benutzt werden soll, dann können Sie die Checkbox "gesperrt" im Kopf des tarifs setzen und Ihre Eingaben speichern. Dieses Merkmal sorgt dafür, dass in Konditionen dieser Tarif nicht mehr verwendet werden kann. Sie können deshalb nur Tarife sperren, die nicht in Konditionen eingetragen sind. Über die Buttons im Kopf des Tarifs stehen Ihnen verschiedene Funktionalitäten zum Bearbeiten des Zahlenwerks zur Verfügung: Tarif exportieren: Sie exportieren das Zahlenwerk in eine csv-Datei Zahlenwerk importieren: Sie importieren aus einer csv-Datei ein Zahlenwerk in die markierte Tarifversion. Diese Export-/Importfunktion ist sehr nützlich, wenn Sie z.B. eine neue Tarifversion anlegen möchten und sich alle Beträge im Zahlenwerk geändert haben. Dann können Sie erst das alte Zahlenwerk exportieren, dieses dann bequem in Excel anpassen und als csv-Datei speichern. Diese können Sie dann als neues Zahlenwerk zu einer neuen Tarifversion wieder importieren. Legen Sie hierzu erst die neue Version mit dem gewünschten Gültigkeitsbeginn an und nutzen Sie dann die Funktion Tarifversion importieren. Wenn Ihr Tarif bzw. Ihre Tarifversion bereits ein Zahlenwerk hat, in das Sie neue Zeilen oder Spalten einfügen möchten, so klicken Sie an die gewünschte Stelle im Zahlenwerk und wählen Spalte rechts einfügen oder Zeile unterhalb einfügen. Sie können auch Zeilen oder Spalten löschen. Hierzu müssen Se an der gewünschten Stelle im Zahlenwerk stehen und nutzen dann die Buttons Spalte löschen oder Zeile löschen. Diese Funktionen stehen nur zur Verfügung, wenn Sie ins das Zahlenwerk klicken. Bitte beachten Sie außerdem, dass sie die Kopfzeile und -spalte nicht löschen können. Sonderfall Maut-Tarife Das Tarifwerk wird auch im Rahmen der Ermittlung der LKW-Maut verwendet. Die gesetzlichen Maut-Tabellen sind in zwei Tarifen abgebildet, die miteinander verknüpft sind. Der "Maut Einstiegstarif" deckt die Maut-Tabellen für Fahrzeuge mit CO2-Emissionsklasse 1 ab, der "Maut Folgetarif" deckt den Fall CO2-Emissionsklasse > 1 ab. Ein Zahlenwerk mit den dafür notwendigen Tarifbezügen für Achs- und Gewichtsklasse, Schadstoffklasse und CO2-Emissionsklasse enthält im Header keine numerischen Grenzwerte, sondern fest vorgegebene Werte, die über eine entsprechende Auswahlliste gewählt werden können. Sie erkennen auf einen Blick an dem Link-Symbol im Tarif, dass diese Tarife immer zusammen mit dem verlinkten Tarif betrachtet werden müssen. Bei der Mautermittlung ist sichergestellt, dass je nach CO2-Emissionsklasse der richtige Tarif gelesen wird. Sollte es eine aktualisierte Fassung der gesetzlichen Maut-Tabellen geben, so können Sie diese als neue Version importieren, wie oben beschrieben. Konditionen Zur Preisermittlung im Rahmen Ihrer Kunden- und Frachtführerabrechnung können Sie in COGITA Konditionen definieren, die Sie im Menü unter Abrechnung - Konditionen bearbeiten können. Eine Kondition ist eine Abrechnungsvereinbarung, die einem oder mehreren Geschäftspartnern zugeordnet sein kann. Sie enthält die folgenden Bestandteile: Leistung (Leistungsart): Leistungsarten sind die gängigen Erlös- und Kostenarten, für die Sie Vereinbarungen getroffen haben, also z. B. Frachterlöse, Dieselzuschlag oder Nebengebühren bzw. die Frachtkosten für Ihren Frachtführer. Eine Kondition kann eine oder mehrere Leistungsarten enthalten. Pro Leistungsart: Satz pro Einheit: einfache Rechenvorschrift mit einem Kostensatz , der von einem Kriterium abhängig ist (z. B. Preis pro 100 km) Tarif: zwei- oder dreidimensionale Rechenvorschrift, mit der Sie komplexe Vereinbarungen abbilden können. Details zu Tarifen finden Sie hier: Tarife Prozentualer Zu- oder Abschlag bezogen auf eine andere Leistungsart Wenn Sie die Konditionen aufrufen, so sehen Sie zunächst eine Übersicht aller vorhandenen Konditionen in COGITA gemäß der eingestellten Selektions- und Filtermöglichkeiten. Über die Buttons in der Kopfzeile können Sie Konditionen neu anlegen, bearbeiten, kopieren oder löschen. Folgende Daten zu den vorhandenen Konditionen werden in der Übersicht angezeigt: Konditionsname Konditionsbeschreibung Bereich (Rechnung oder Gutschrift) Tarife: Anzeige der in der Kondition verwendeten Tarife gesperrt ja/nein Über den Button neue Kondition öffnen Sie die Konditionserfassung. Im Block Kopfdaten erfassen Sie zunächste einen Namen und ggfs. eine Beschreibung Ihrer Kondition und legen fest, ob es sich um eine debitorische Kondition (Bereich Rechnung) für die Kundenabrechnung oder eine kreditorische Kondition (Bereich Gutschrift) für die Frachtführerabrechnung handelt. Der Name der Kondition sollte eindeutig sein, also nicht mehrfach vorkommen, um Verwechselungen auszuschließen. In den Positionen können Sie nun nacheinander die gewünschten Leistungsarten mit der zugehörigen Rechenvorschrift hinterlegen. Dabei können Sie alternativ einen Tarif vorgeben oder einen Satz (mit Währung) pro Anzahl Einheiten des definierten Rechenbezugs eingeben oder einen prozentualen Zu- oder Abschlag auf eine andere Leistungsart definieren (z.B. eine prozentuale Marge) Bitte beachten Sie, dass ein Zu- oder Abschlag sich unterhalb der Position befinden muss, auf die er sich bezieht. Außerdem sollte er sich nicht auf eine Position beziehen, die selbst prozentual definiert ist (keine Marge auf eine Marge). Anschließend speichern Sie Ihre Eingaben. Eine debitorische Kondition könnte z. B. so aussehen: Sie können eine neue Kondition auch durch Kopie einer vorhandenen anlegen. Dazu markieren Sie in der Übersaichtsliste einfach die gewünschte Kondition, die als Vorlage dienen soll, und drücken den Button Kondition kopieren. Sie müssen nun einen neuen Namen und ggfs. eine Beschreibung vergeben. Alle anderen Daten sind aus der Vorlage übernommen und müssen nur beliebig angepasst/ ergänzt werden. Um eine vorhandene Kondition zu bearbeiten, markieren Sie diese in der Übersichtsliste und klicken auf den Button Kondition bearbeiten. Sie können alle Felder und Positionszeilen editieren.Um eine Positionszeile komplett zu löschen, markieren Sie diese durch Klick auf die Positionsnummer. Dann drücken Sie die ENFT-Taste auf Ihrer Tastatur. Mit dem Speichern der Kondition sind alle Änderungen gespeichert, auch das Löschen der Zeile. Mit Hilfe des Buttons Kondition löschen können Sie eine oder mehrere Konditionen endgültig löschen. Das sollten Sie natürlich nur durchführen, wenn Sie diese Konditionen sicher nicht mehr benötigen- auch nicht in der Zukunft. Bitte beachten Sie, dass sie keine Konditionen löschen können, die noch einer Adresse als kreditorische oder debitorische Kondition zugeordnet ist. Sie werden mit einer entsprechenden Fehlermeldung darauf aufmerksam gemacht. Interpretation von Rechenvorschriften in Konditionen und Tarifen Konditionen und Tarife enthalten Rechenvorschriften, anhand derer im Rahmen der Bewertung in COGITA Beträge ermittelt werden. In diesem Abschnitt erfahren Sie genau, wie die verschiedenen Rechenvorschriften interpretiert werden und welche Methode für Ihre Erfordernisse am besten passt. Je nach Komplexität Ihrer Abrechnungsvereinbarungen mit Kunden oder Frachtführern können Sie in den Positionszeilen Ihrer Konditionen Ihre Leistungsarten ohne Tarif anhand eines Kriteriums aus Auftrag oder Verladung bewerten (eindimensional) mit einem Betragstarif anhand von zwei Kriterien aus Auftrag oder Verladung bewerten (zweidimensional) mit einem Satztarif anhand von drei Kriterien aus Auftrag oder Verladung bewerten (dreidimensional) als prozentualen Zu- oder Abschlag auf eine andere Leistungszeile berechnen Interpretation einer eindimensionalen Vorschrift ohne Tarif Beispiel: Dieselzuschlag = 2,40 Euro pro 100 Kilometer Der Tarifbezug für die Berechnung ist in diesem Fall "Kilometer" mit der Einheit "pro 100". Die Gesamtkilometer des Auftrag bzw. der Verladung werden also auf volle Hundert aufgerundet und pro Hundert mit dem Satz von 2,40 Euro multipliziert. Interpretation eines Betragstarifs Beispiel: Frachtpreis = 109,60 Euro für einen Auftrag mit 250 kg und 80 km Tarif-Zahlenwerk: Die Tarifbezüge für die Berechnung sind in diesem Fall "Kilometer" und "Kilogramm (brutto)". Es handelt sich also um eine zweidimensionale Berechnung. Die Tarifmatrix enthält auf der X-Achse (Spalten) die Werte bis zu einer bestimmten Anzahl Kilometer. Für einen Auftrag mit 80 km Strecke wird also die Spalte "bis 100 km" gelesen. Auf der Y-Achse (Zeilen) enthält der Tarif die Werte bis zu einem bestimmten Bruttogewicht. Hat der Auftrag 250 kg Bruttogewicht, so wird in der Spalte "bis 100 km" die Zeile "bis 300 kg" gelesen und dort der Betrag 109,60 Euro gefunden. Interpretation eines Satztarifs Beispiel: Frachtpreis = 120,00 Euro für einen Auftrag mit 250 kg auf 4 Europaletten und 80 km Tarif-Zahlenwerk: Die Tarifbezüge für die Berechnung sind in diesem Fall "Kilometer" und "Kilogramm (brutto)", sowie "pro 1 Lademittel" als Rechenbezug. Es handelt sich also um eine dreidimensionale Berechnung. Die Tarifmatrix enthält auf der X-Achse (Spalten) die Werte bis zu einer bestimmten Anzahl Kilometer. Für einen Auftrag mit 80 km Strecke wird also die Spalte "bis 100 km" gelesen. Auf der Y-Achse (Zeilen) enthält der Tarif die Werte bis zu einem bestimmten Bruttogewicht. Hat der Auftrag 250 kg Bruttogewicht, so wird in der Spalte "bis 100 km" die Zeile "bis 500 kg" gelesen und dort der Satz 30,00 Euro gefunden. Nun wird der Multiplikator aus dem Rechenbezug ermittelt. Da "pro 1 Lademittel" gerechnet werden soll, ist die einfache Anzahl der Lademittel der Multiplikator. Für unseren Auftrag mit 4 Europaletten wird also 4 x der Satz von 30,00 Euro gerechnet. Die Frachtkosten betragen 120,00 Euro. Interpretation eines prozentualen Zu- oder Abschlags Beispiel: Marge = 12,00 Euro für einen Auftrag mit einem Frachtpreis vom 120,00 Euro und 10% Marge auf den Frachtpreis Kondition: Ein prozentualer Zu- oder Abschlag bezieht sich immer auf eine andere Leistungszeile. Es muss also zunächst das Ergebnis dieser Grundlage berechnet sein, deshalb muss ein Zu- oder Abschlag in der Kondition immer unterhalb der Position erfasst werden, auf die er sich bezieht. Der Frachtpreis wurde im Beispiel nach dem Tarif "Deutschland Satz" mit 120,00 Euro berechnet und steht in der Kondition in Position 1. Die Marge ist mit +10% bezogen auf Position 1 definiert, wird also von diesem Betrag berechnet mit 10% von 120,00 =12,00 Euro. Für alle Berechnungen mit Tarifbezügen/ Rechenbezügen gilt: Wenn ein Auftrag bzw. eine Verladung bewertet wird, die zu dem verwendeten Bezug keine Werte enthält, so wird eine Meldung ausgegeben, dass kein Betrag ermittelt werden konnte. Beispiel: Sie verwenden einen Tarif mit dem Tarifbezug "Anzahl Lademittel" für die Bewertung eines Auftrags, der gar kein Lademittel enthält.Eingangsbelege Sollten Sie mit Ihren Kunden den Erhalt von Eingangsgutschriften bzw. mit Ihren Frachtführern Eingangsrechnungen vereinbart haben, so erfassen Sie einfach die erhaltenen Belege über das Abrechnungsresearch und ordnen diesen Ihre in COGITA berechneten Abrechnungssätze für die betroffenen Aufträge zu. So können Sie die Eingangsbelege auf Ihre Richtigkeit prüfen und entscheiden, ob Sie den Beleg akzeptieren wollen und wie ggfs. Differenzen gehandhabt werden sollen. Sollten Sie mit Geschäftspartnern grundsätzlich Eingangsbelege vereinbart haben, dann hinterlegen Sie diese Information bitte in den Adress-Stammdaten. Umgang mit Eingangsbelegen in COGITA Die Erfassung und Prüfung von Eingangsbelegen erfolgt in drei einfachen Schritten: Öffnen Sie das Abrechnungsresearch im Menü unter Abrechnung - Abrechnungsresearch und wählen Sie den Button Eingangsbelege. Erfassen Sie die Eingangsrechnung oder -gutschrift mit den Daten laut Beleg. Da in COGITA zu jedem Auftrag mit vollständigen Abrechnungsinformationen bereits die zugehörigen Abrechnungssätze vorhanden sind, können Sie diese direkt Ihrem Eingangsbeleg zuordnen. Wenn eine Differenz zwischen den Summen Ihres Eingangsbelegs und den von COGITA errechneten Beträgen besteht, dann wird Ihnen diese sofort angezeigt. Prüfen Sie die Differenz und entscheiden Sie, ob Sie diese akzeptieren wollen. COGITA bietet Ihnen die Möglichkeit, akzeptierte Differenzen frei auf die Abrechnungspositionen des Belegs zu verteilen. Sie erhalten einen Vorschlag, den Sie jedoch überschreiben können. Weist der Eingangsbeleg eine so hohe Differenz zu der der vereinbarten Summe aus, dass Sie den beleg nicht akzeptieren wollen, so können Sie den Eingangsbeleg in COGITA wieder komplett löschen und den Beleg an Ihren Geschäftspartner zurückschicken. Sie müssen die beschriebenen Schritte nicht zwangsläufig in einem Arbeitsgang erledigen. Anhand des Status des Eingangsbelegs erkennen Sie seinen Zustand: Status erfasst: Der Eingangsblege ist mit Kopfdaten und Beträgen laut Beleg erfasst, es sind aber noch keine Positionen - also keine Abrechnungssätze aus COGITA - zugeordnet. Status zugeordnet: Es wurden Positionen zugeordnet, die Prüfung des Belegs ist aber noch nicht abgeschlossen. Der Eingangsbeleg ist noch vorläufig und damit noch editierbar. Status abgeschlossen: Die Eingangsrechnung ist akzeptiert, der Umgang mit Differenzen ist entschieden und der Beleg damit final. Hinweis: Bevor Sie für einen Kunden oder Frachtführer Eingangsbelege erfassen, sollten Sie in den Stammdaten des Geschäftspartners die Information hinterlegen, dass ein Eingangsbelegverfahren vereinbart ist und für welchen Zeitraum. COGITA weist Sie dann automatisch darauf hin, wenn Sie versuchen, für einen solchen Kunden normale Rechnungen oder Gutschriften erstellen. Umgekehrt erhalten Sie auch eine Warnung, wenn für einen Geschäftspartner Eingangsbelege erfasst werden, mit dem ein solches Verfahren laut seiner Stammdaten nicht vereinbart ist.Eingangsbeleg erfassen Um einen erhaltenen Eingangsbeleg zu erfassen, öffnen Sie die Erfassungsmaske im Menü über Abrechnung - Abrechnungsresearch und dann den Button Eingangsbelege. Die Erfassungsmaske ist die drei Bereiche gegliedert: Kopfdaten Hier erfassten Sie zunächst die Nummer des Fremdbelegs und das Belegdatum, sowie den Geschäftspartner, von dem Sie den Beleg erhalten haben. Wählen Sie aus, ob es sich um eine Eingangsrechnung (von einem Frachtführer) oder um eine Eingangsgutschrift (von einem Kunden) handelt. Die Währung wird aus den Stammdaten des Geschäftspartners übernommen. Der Status des Belegs ist zunächst immer "erstellt". Daten laut Beleg Geben Sie hier den Gesamtbetrag steuerfrei und/ oder Gesamtbetrag steuerpflichtig des Belegs ein. Es ist nicht nötig, einzelne Positionen zu erfassen. Im nächsten Schritt wählen Sie aus den in COGITA existierenden Berechnungssätzen dieses Geschäftspartners diejenigen aus, die zu Ihrem erfassten Eingangsbeleg gehören. Da es sehr viele solcher Berechnungssätze geben kann, erfassten Sie bitte auch den Leistungszeitraum der Aufträge, die im Eingangsbeleg berücksichtigt sind. Diese Angabe wird zur Einschränkung der möglichen Berechnungssätze verwendet. Danach betätigen Sie bitte den Button Positionen zuordnen (Lupe), um aus den existierenden Berechnungssätzen die gewünschten auszuwählen. Mit diesem Schritt wird automatisch der erfasste Kopf des Eingangsbeleg-Datensatzes gespeichert. Zugeordnete Positionen Sobald Sie Berechnungssätze ausgewählt und Ihrem Eingangsbeleg zugeordnet haben, werden diese hier angezeigt und Sie haben die Möglichkeit, die finale Verteilung von Differenzen festzulegen. Über die Buttons im oberen Bereich stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung: Speichern Abbrechen: Sie beenden die Bearbeitung des Datensatzes ohne Speichern und fallen zurück in das Abrechnungsresearch Löschen: Sie können den Eingangsbeleg löschen, solange er noch nicht abgeschlossen ist. Hat der Beleg schon zugeordnete Positionen, so wird diese Zuordnung aufgehoben Eingangsbeleg einlesen: Sie importieren einen elektronischen Eingangsbeleg (E-Rechnung). Positionen auswählen: Verzweigen Sie in die Übersicht vorhandener Berechnungssätze, um diese zuzuordnen Eingangsbeleg abschließen: Nach erfolgreicher Prüfung können Sie den Beleg abschließen und damit als final kennzeichnen (Status "abgeschlossen"). Der Button ist aktiv, sobald Sie Positionen zugeordnet haben. Nach der initialen Erfassung der Kopfdaten und Daten laut Beleg, folgt die Zuordnung der Positionen. Eingangsbeleg Positionen zuordnen Wenn Sie einen Eingangsbeleg mit Kopfdaten und Daten laut Beleg erfasst haben, können Sie im nächsten Schritt die Positionen zuordnen. Sie können bei Bedarf zunächst unter "Daten laut Beleg" den Leistungszeitraum vorgeben, innerhalb dessen nach offenen Berechnungssätzen Ihres Geschäftspartners gesucht werden soll. Diese Vorgabe macht die Übersicht bei großen Datenmengen komfortabler für Sie. Sie starten die Zuordnung über den Button Positionen zuordnen (Lupe). Falls der eingegebene Geschäftspartner für den gesuchten Leistungszeitraum nicht am Eingangsbelegverfahren teilnimmt, so erhalten Sie eine entsprechende Sicherheitsabfrage. Soll trotzdem der Eingangsbeleg erfasst werden, können Sie die Frage bestätigen und und verzweigen in die Übersicht der Berechnungssätze: Das nun angezeigte Berechnungssatzresearch hat bereits die Suchparameter aus dem Eingangsbeleg übernommen: Es werden nur Berechnungssätze Ihres Geschäftspartners angezeigt Wenn Sie im Eingangsbeleg die Belegart Eingangsgutschrift ausgewählt haben, so werden Ihnen nur debitorische Sätze angezeigt. Haben Sie Eingangsrechnung vorgegeben, so erhalten Sie nur kreditorische Sätze. Es werden nur Berechnungssätze des vorgegeben Zeitraums angezeigt. Bitte beachten Sie, dass sich der Zeitraum immer auf das Leistungsdatum bezieht! Bei Bedarf können Sie die zeitliche Vorgabe hier noch anpassen. Außerdem werden nur Berechnungssätze von disponierten Aufträgen angezeigt (mindestens Auftragsstatus "disponiert"). Im oberen Teil des Bildschirms finden Sie außer der Zeitraumselektion auch die Möglichkeiten, die Zuordnung abzubrechen oder markierte Berechnungssätze in den Eingangbeleg zu übernehmen. In der Spalte Belegnummer wird Ihnen ggfs. eine bereits bestehende Zuordnung zu einem Beleg angezeigt. Diese Sätze können Sie Ihrem Eingangsbeleg nicht zuordnen. Mit dem Button "Übernehmen" kehren Sie in den Eingangsbeleg zurück. Sollten Sie einen Berechnungssatz ausgewählt haben, der zu einer Frachtführer-Vergütung gehört, so wird nun zunächst geprüft, ob es weitere Berechnungssätze zur gleichen Verladung gibt. Da Sie eine Verladung nur im Ganzen abrechnen können, müssen alle Berechnungssätze zu einer Verladung mit dem gleichen kreditorischen Beleg abgerechnet werden. Sie erhalten ggfs. eine entsprechende Fehlermeldung, können dann alle zugehörigen Berechnungssätze markieren und mit dem Button "Übernehmen" in den Eingangsbeleg zurückkehren. Im Eingangsbeleg finden Sie die zugeordneten Berechnungssätze nun in der unteren Tabelle: Ihr Eingangsbeleg hat nun den Status "zugeordnet". Die betroffenen Aufträge werden nun so behandelt, wie wenn eine Kundenabrechnung bzw. Unternehmergutschrift erstellt wurde. Sollten Sie eine Position irrtümlich zugeordnet haben, so können Sie diese wieder entfernen. Markieren Sie dazu einfach die entsprechende Zeile in der Tabelle der zugeordneten Positionen und drücken Sie die Entfernen-Taste auf Ihrer Tastatur. Es erscheint noch eine Sicherheitsabfrage, die sie entsprechend bestätigen können. Nach der Zuordnung der Positionen folgt die Prüfung und ggfs. Verteilung von Differenzen. Eingangsbeleg Differenzen prüfen Wenn Sie einen Eingangsbeleg erfasst haben und ihm die gewünschten Berechnungssätze zugeordnet haben, nimmt COGITA automatisch einen Vergleich der Beträge vor. Stimmt die berechnete Summe aller steuerpflichtigen Beträge aus den zugeordneten Berechnungssätzen mit der Summe steuerpflichtig auf dem Beleg überein? Und gilt das gleiche für die steuerfreien Beträge? Stimmt alles überein, so wird als Differenz 0 ausgewiesen, andernfalls schlägt COGITA Ihnen eine propotionale Verteilung der Differenz auf alle zugeordneten Positionen vor. Diesen Vorschlag können Sie jedoch beliebig überschreiben und die Differenz anders verteilen. Entscheidend ist nur, dass die Gesamtsummen mit den Summen laut Beleg übereinstimmen, sonst können Sie den Eingangsbeleg nicht abschließen. Die verschiedenen Spaltenblöcke in der Tabelle der zugeordneten Positionen haben also folgende Bedeutung: berechnet pflichtig/ berechnet frei Hier sehen Sie die steuerpflichtigen und steuerfreien Beträge, die COGITA für die Aufträge ermittelt hat. Diese Berechnung erfolgt, sobald ein Berechnungssatz zum Auftrag gebildet wird - also entweder anhand von Abrechnungspauschalen im Auftrag (Block Controlling bzw. Pauschalfracht im Block Express-Disposition) oder bei Auslösen einer Bewertung. Verteilung pflichtig/ Verteilung frei Falls es Differenzen zwischen den berechneten Werten in COGITA und den Gesamtsummen laut Beleg gibt, dann sehen Sie hier den Vorschlag, wie diese Differenz rein proportional auf die Positionen verteilt werden kann. Die Summe dieser Spalten ist immer identisch mit der erfassten Summe laut Beleg. Gibt es keine Differenz, so sind die Zahlen identisch zu den Spalten berechnet pflichtig/ berechnet frei. final pflichtig/ final frei Wenn Sie Differenzen nicht einfach gleichmäßig auf alle Positionen verteilen möchten, so können Sie in diesen Spalten Ihre eigene abweichende Verteilung vornehmen. Nur diese beiden Spalten sind in dieser tabelle editierbar. Die Spaltensumme passt sich Ihren Eingaben an. Letztendlich müssen die Summen jedoch denen laut Beleg entsprechen, wenn Sie den Eingangsbeleg abschließen wollen. Differenz In der Spalte Differenz sind die finalen Differenzen zeilenweise dargestellt und in der Spaltensumme die Gesamtdifferenz ausgewiesen. Im dargestellten Beispiel besteht eine Differenz von 5,00 Euro in den steuerpflichtigen Rechnungsbeträgen. COGITA schlägt erst eine proportionale Verteilung vor, in der finalen Verteilung schlägt der User die Differenz aber vollständig der ersten Zeile (AUF-0132) zu. Achtung: Sollte sich eine Differenz in den steuerpflichtigen Beträgen durch eine Differenz steuerfrei in gleicher Höhe aufheben, dann ist die Gesamtdifferenz 0. Trotzdem kann der Beleg nicht abgeschlossen werden, weil die Spaltensumme der Spalten final pflichtig/ final frei dann nicht mit den Beträgen laut Beleg übereinstimmen.Eingangsbeleg abschließen Haben Sie einen Eingangsbeleg erfasst, Positionen zugeordnet und diese geprüft bzw. ggfs. Differenzen korrekt verteilt, dann können Sie die Eingangsrechnung oder -gutschrift abschließen. Nutzen Sie hierfür einfach den Button Eingangsbeleg abschließen. Der Button ist aktiv, sobald Sie dem Eingangsbeleg Berechnungssätze zugeordnet haben. Bei Differenzen prüft COGITA automatisch, ob Ihre Verteilung zu einem korrekten Gesamtergebnis führt: Die Gesamtsumme der Beträge in der Spalte final pflichtig muss identisch sein zu der Summe Betrag steuerpflichtig im Block Daten laut Beleg. Die Gesamtsumme der Beträge in der Spalte final frei muss identisch sein zu der Summe Betrag steuerfrei im Block Daten laut Beleg. Ist dies nicht gegeben, so erhalten Sie eine Fehlermeldung und können den Beleg nicht abschließen. Statt dessen korrigieren Sie bitte die Verteilung der Differenzen so, dass die Gesamtsummen zum Beleg passen. Sie sehen dazu jederzeit den ursprünglichen Vorschlag von COGITA zu einer propotionalen Verteilung. Haben Sie den Beleg erfolgreich abgeschlossen, so wechselt der Status des Eingangsbelegs auf "abgeschlossen". Sie können ihn nun nur noch zur Anzeige öffnen, aber nicht mehr editieren. Ihre festgelegte Verteilung auftretender Differenzen wird mit dem Abschließen des Belegs in die Berechnungssätze in COGITA übernommen, so dass die Beträge überall konsistent sind. Der Prozess der Eingangsbelegverarbeitung ist damit abgeschlossen. Wenn Sie möchten, dann können Sie Eingangsbelege über die DATEV-Schnittstelle in Ihre Buchhaltung übernehmen. Bitte stellen Sie dann sicher, dass diese nicht direkt in Ihrer Buchhaltung verbucht werden. Die Schnittstelle berücksichtigt markierte Eingangsbelege im Status "Abgeschlossen".Elektronische Rechnung (E-Rechnung) einlesen Wenn Sie von Ihren Geschäftspartnern elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) erhalten, dann können Sie diese ganz einfach in COGITA einlesen und verarbeiten. Mehr zum Hintergrund und einen Gesamtüberblick über den Prozess finden Sie hier: Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) Eine elektronische Rechnung ist in COGITA eine ganz normale Eingangsrechnung, die automatisch eingelesen werden kann. Öffnen Sie dazu die Erfassungsmaske für Eingangsbelege im Menü über Abrechnung - Abrechnungsresearch und dann den Button Eingangsbelege im Research. Im Kopf der Erfassungsmaske betätigen Sie nun den Button Eingangsbeleg einlesen. Er ist nur aktiv, wenn Sie in einer leeren Erfassungsmaske stehen, nicht beim Bearbeiten eines vorhandenen Eingangsbelegs. In dem folgenden kleinen Dialog führen Sie nun den Dateiimport durch: Öffnen Sie über Datei auswählen einen Datei-Explorer und wählen Sie die erhaltene E-Rechnungsdatei aus. Der Dateiname wird auf dem Button angezeigt. Starten Sie den Import über den nun aktiven Button Import starten. Bei Bedarf können Sie den Dialog über den Button Abbrechen wieder verlassen ohne zu importieren. Sollte es beim Import nicht möglich sein, aus der Datei den Rechnungsempfänger eindeutig zu bestimmen, so können Sie diesen über die Felder Matchcode oder Geschäftspartner Name manuell vorgeben. Das sollte aber die Ausnahme sein, normalerweise müssen Sie diese Felder nicht füllen. Die Verarbeitung des eingelesenen Belegs erfolgt vollautomatisch. Der fertig ausgefüllte Eingangsbeleg mit Kopfdaten und zugeordneten Berechnungssätzen wird Ihnen angezeigt und Sie können nach Wunsch den Eingangsbeleg noch nachbearbeiten (z.B. Differenzen verteilen), im aktuellen Stand speichern oder direkt abschließen. Sollten bei der Verarbeitung Probleme auftreten, so erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung, auf die Sie reagieren können.Berechnungssatzresearch Manuelle Rechnungen/ Zusatzabrechnung Abrechnungsresearch Sachkonten Leistungsarten Mehrwertsteuerberechnung