Umgang mit Eingangsbelegen in COGITA
Die Erfassung und Prüfung von Eingangsbelegen erfolgt in drei einfachen Schritten:
- Öffnen Sie das Abrechnungsresearch im Menü unter Abrechnung - Abrechnungsresearch und wählen Sie den Button Eingangsbelege.
- Erfassen Sie die Eingangsrechnung oder -gutschrift mit den Daten laut Beleg. Da in COGITA zu jedem Auftrag mit vollständigen Abrechnungsinformationen bereits die zugehörigen Abrechnungssätze vorhanden sind, können Sie diese direkt Ihrem Eingangsbeleg zuordnen.
- Wenn eine Differenz zwischen den Summen Ihres Eingangsbelegs und den von COGITA errechneten Beträgen besteht, dann wird Ihnen diese sofort angezeigt. Prüfen Sie die Differenz und entscheiden Sie, ob Sie diese akzeptieren wollen.
COGITA bietet Ihnen die Möglichkeit, akzeptierte Differenzen frei auf die Abrechnungspositionen des Belegs zu verteilen. Sie erhalten einen Vorschlag, den Sie jedoch überschreiben können.
Weist der Eingangsbeleg eine so hohe Differenz zu der der vereinbarten Summe aus, dass Sie den beleg nicht akzeptieren wollen, so können Sie den Eingangsbeleg in COGITA wieder komplett löschen und den Beleg an Ihren Geschäftspartner zurückschicken.
Sie müssen die beschriebenen Schritte nicht zwangsläufig in einem Arbeitsgang erledigen. Anhand des Status des Eingangsbelegs erkennen Sie seinen Zustand:
- Status erfasst: Der Eingangsblege ist mit Kopfdaten und Beträgen laut Beleg erfasst, es sind aber noch keine Positionen - also keine Abrechnungssätze aus COGITA - zugeordnet.
- Status zugeordnet: Es wurden Positionen zugeordnet, die Prüfung des Belegs ist aber noch nicht abgeschlossen. Der Eingangsbeleg ist noch vorläufig und damit noch editierbar.
- Status abgeschlossen: Die Eingangsrechnung ist akzeptiert, der Umgang mit Differenzen ist entschieden und der Beleg damit final.
Hinweis: Bevor Sie für einen Kunden oder Frachtführer Eingangsbelege erfassen, sollten Sie in den Stammdaten des Geschäftspartners die Information hinterlegen, dass ein Eingangsbelegverfahren vereinbart ist und für welchen Zeitraum. COGITA weist Sie dann automatisch darauf hin, wenn Sie versuchen, für einen solchen Kunden normale Rechnungen oder Gutschriften erstellen. Umgekehrt erhalten Sie auch eine Warnung, wenn für einen Geschäftspartner Eingangsbelege erfasst werden, mit dem ein solches Verfahren laut seiner Stammdaten nicht vereinbart ist.