Auftragsmanagement

Auftragserfassung

Die Erfassung Ihrer Aufträge führen Sie im Menü unter Auftragsmanagement - Auftragserfassung durch.
Zusätzlich können Sie aus dem Auftragsresearch über den Button mit dem + neuer Auftrag Ihre Aufträge erfassen.

Es öffnet sich die Erfassungsmaske, die in unterschiedliche Bereiche unterteilt ist.
Erfassungsdatum
Versender/Empfänger
Sendungspositionen
Überblick
Besonderheiten
Controlling
Karte

Express Disposition

image.png

Über die Buttons im oberen Teil können Sie Aufträge speichern, löschen, drucken und eine Karte öffnen, um sich die Strecke des Transports anzeigen zu lassen. Zum Drucken stehen Ihnen die folgenden Berichte zur Verfügung: CMR, Speditionsauftrag, Transportauftrag, Lademittelschein, Lieferschein, Label und ein Gefahrgutdokument.

Erfassungsdatum
Es wird das Tagesdatum und die aktuelle Uhrzeit angezeigt.

Versender/Empfänger
Geben Sie in den Feldern Matchcode oder Name einen Buchstaben vor, wird eine Liste mit Adressen geöffnet, die diesen Buchstaben enthalten. Mit Klick auf die gewünschte Adresse wird sie in die entsprechenden Felder übernommen.
Im Feld Terminart werden Ihnen mit Klick auf den Pfeil die vorhandenen Terminarten angezeigt und nach Auswahl ebenfalls in den Auftrag übernommen.  Sie können ein Beladedatum/Entladedatum und einen Zeitraum vorgeben.
Die Felder KontaktTelefonnummer, und E-Mail-Adresse können bei Bedarf eingetragen werden.
Sind in der verwendeten Adresse Kontaktdaten hinterlegt, werden die Telefonnummer und E-Mail-Adresse in den Auftrag übernommen. Es ist aber möglich diese zu überschreiben.

Sendungspositionen
In den Sendungspositionen können eine oder mehrere Positionszeilen erfasst werden.
Verpackungen, Lademittel und zusätzliche Lademittel werden aus der Auswahlliste gewählt. Alle anderen Felder sind freie Eingabefelder. Sollten beim Speichern des Auftrags einige Pflichtfelder nicht gefüllt sein, wird Ihnen dies mit einer entsprechenden Meldung angezeigt.

Überblick
Im rechten oberen Bereich werden die Eingaben aus den Auftragspositionen summiert dargestellt.

Besonderheiten
In diesem Bereich werden Besonderheiten, Hinweise und Informationen angezeigt, die für den Transport dieses Auftrags von Bedeutung sind. Die Felder werden durch Anklicken farbig markiert und an die obere Position verschoben. Ein weiteres Klicken deaktiviert die Felder wieder und schiebt sie an die ursprüngliche Position zurück.

Felder, die mit einem Stift gekennzeichnet sind, ermöglichen die Eingabe eines zusätzlichen Textes.
Über das Feld mit der Lupe können Einträge gesucht werden und über das + besteht die Möglichkeit, weitere Informationen hinzuzufügen. Diese eigenen Informationen existieren nur temporär für diesen Auftrag.

Controlling
Im Bereich Controlling hinterlegen Sie die Frankatur, welche festschreibt, wer die Kosten für die Beförderung einer Sendung übernimmt. Das Feld ist mit der Frankatur Frei Haus vorbelegt. Zusätzlich stehen Ihnen die Einträge Unfrei und Dienstgut zur Verfügung.
Darunter werden Ihnen einige Leistungsarten wie z.B. der Frachtpreis angezeigt. Der in den Eingabefeldern hinterlegte Betrag wird als €-Betrag dargestellt. Alle Beträge werden summiert und als Gesamteinnahmen unter den Leistungsarten angezeigt.
Über diese Beträge können Sie später eine Rechnung erstellen.

Karte
Nach der Eingabe des Versenders wird Ihnen dessen Standort angezeigt. Wird der Empfänger eingegeben, wird die gesamte Fahrtroute dargestellt.

Express Disposition
Die Einträge der Felder Fahrzeug, Anhänger, Fahrpersonal und Frachtführer werden aus der Auswahlliste übernommen. 
Wählen Sie ein Fahrzeug aus, wird der Frachtführer automatisch in das entsprechende Feld eingefügt. Die Eingabe des Fahrpersonals und Frachtführers ist auch ohne ein Fahrzeug möglich.
Zusätzlich können sie eine Pauschalfracht hinterlegen, über die später eine Gutschrift für den Frachtführer erstellt werden kann.

Beim Speichern des Auftrags wird automatisch gemäß Zählerkreis eine Verladenummer generiert. Diese Verladenummer wird im Auftragsresearch in der Spalte Verladung angezeigt.


Was bisher vorhanden war

Hier fehlt mir noch ein Einleitungsabsatz.


grafik.png


In der Erfassungsmaske stehen folgende Button zu Verfügung:

Speichern = Auftrag speichern

Löschen blau = Erfassung abbrechen

Drucken blau = Auftragsformulare auswählen und drucken (beim mouse over wird eine Auswahlliste der Reports angezeigt, die für die Auftragserfassung relevant sind)

Bearbeiten:

image2022-10-13_14-41-41.png

Nach dem Aufruf der Auftragserfassung ist das Erfassungsdatum immer mit dem aktuellen Datum und der aktuellen Zeit vorbelegt und kann nicht editiert werden.
Anzeige der generierten Auftragsnummer. Dieses Feld erscheint erst, nachdem der Auftrag gespeichert wurde.
Über die Checkbox disponierbar kann der Auftrag für die Disposition gesperrt oder freigegeben werden.
Über die Combobox Transportart kann der Auftrag als Teil-/Komplettladung oder Sammelgutausgang definiert werden.

Erfassung 2

Die Kachel Overview zeigt einen Überblick über die im Auftrag erfassten Summen der Verpackungen, Lademittel(arten), Bruttogewicht, Lademeter, Kubikmeter und Stellplätze.
Die Anzeige erfolgt sofort, nachdem ein entsprechendes Feld bestückt wurde.


Die Kachel Versender enthält folgende Eingabefelder:

Matchcode

Suchfeld/Auswahl
Kundenauftragsnummer

Textfeld
Name

Suchfeld/Auswahl
Straße 

Textfeld
Hausnummer

Textfeld
LKZ

Suchfeld/Auswahl
PLZ

Textfeld
Ort

Textfeld
Terminart


Combobox    

Beladedatum

Datumsfeld
von 

Datum/Zeit
bis

Datum/Zeit
Kontakt

Textfeld
Telefonnummer

Textfeld
E-Mail-Adresse

Textfeld


Die Kachel Empfänger enthält folgende Eingabefelder:

Matchcode
vorhandene Einträge werden zur Auswahl angeboten und können übernommen werden Suchfeld/Auswahl
Empfängerreferenz

Textfeld
Name
vorhandene Einträge werden zur Auswahl angeboten und können übernommen werden Suchfeld/Auswahl
Straße 

Textfeld
Hausnummer

Textfeld
LKZ
vorhandene Einträge werden zur Auswahl angeboten und können übernommen werden Suchfeld/Auswahl
PLZ

Textfeld
Ort

Textfeld
Entladedatum

Datumsfeld
von 

Datum/Zeit
bis

Datum/Zeit
Kontakt

Textfeld
Telefonnummer

Textfeld
E-Mail-Adresse

Textfeld


Die Kachel Besonderheiten enthält folgende Auswahlmöglichkeiten:

A-Schild Notwendig für den Transport von Abfall
ADR Weist darauf hin, dass Gefahrgut geladen ist und ein entsprechend ausgestattetes Fahrzeug erfordert
Avis Avisierung des Anliefertermins an den Kunden 
Doppelstock Fuhrparkhinweis
Edscha-Verdeck Fuhrparkhinweis
Hebebühne Fuhrparkhinweis
Hubdach Fuhrparkhinweis
Mitnahmestapler Fuhrparkhinweis
Sonderfahrt Information
Temperatur Information
Übergröße Information
Warennachnahme Nachnahme bei der Anlieferung einzuziehen


Die Felder werden durch Anklicken farblich eingefärbt und an die oberen Position der Kachel verschoben. Ein weiteres Klicken deaktiviert die Felder wieder und schiebt sie an die ursprüngliche Position zurück.
Felder, die mit dem Button Bearbeiten gekennzeichnet sind, ermöglichen die Eingabe eines zusätzlichen Textes.
Über das Feld  Suche können eigene Felder mit weiteren Informationen hinzugefügt werden. Diese eigenen Felder existieren nur temporär für den gerade erfassten Auftrag.


Die Kachel Controlling enthält folgende Eingabefelder:

Frankatur Legt fest, wer die Kosten für die Beförderung übernimmt
Combobox  
Frachtpreis Leistungsart automatische Ergänzung mit Tausender-Punkten, Euro-Zeichen und ggf. mit 00 als Nachkommazahl  nummerisches Feld
Terminzuschlag Leistungsart automatische Ergänzung mit Tausender-Punkten, Euro-Zeichen und ggf. mit 00 als Nachkommazahl  nummerisches Feld
Avisgebühr Leistungsart automatische Ergänzung mit Tausender-Punkten, Euro-Zeichen und ggf. mit 00 als Nachkommazahl  nummerisches Feld
Maut Leistungsart automatische Ergänzung mit Tausender-Punkten, Euro-Zeichen und ggf. mit 00 als Nachkommazahl  nummerisches Feld
Dieselzuschlag Leistungsart automatische Ergänzung mit Tausender-Punkten, Euro-Zeichen und ggf. mit 00 als Nachkommazahl  nummerisches Feld
Sonstiges Leistungsart automatische Ergänzung mit Tausender-Punkten, Euro-Zeichen und ggf. mit 00 als Nachkommazahl  nummerisches Feld
Gesamteinnahmen Summe der in den Leistungsarten eingegebenen Beträge automatische Ergänzung mit Tausender-Punkten, Euro-Zeichen und ggf. mit 00 als Nachkommazahl  nummerisches Feld


In den Feldern für die Berechnung von Leistungsarten wird die eingegebene Zahl automatisch mit einem Komma (ggf. mit 00 als Nachkommazahl), Tausender-Punkten und dem Euro-Zeichen ergänzt.


Die Kachel Karte:
Zeigt nach der Eingabe des Versenders dessen Standort und nach der Eingabe des Empfängers die Fahrtroute an.


Die Kachel Sendungspositionen enthält folgende Eingabefelder:

Nr. Auftragspositionsnummer automatische Vergabe nummerisches Feld
Artikel Entspricht dem Güterinhalt im DISPONENTplus freie Eingabe möglich, vorhandene Einträge werden zur Auswahl angeboten und können übernommen werden Textfeld und Suchfeld/Auswahl
Anzahl

nummerisches Feld
Verpackung

Combobox
Anzahl

nummerisches Feld
Lademittel

Combobox
Anzahl

nummerisches Feld
zusätzliche Lademittel

Combobox
Bruttogewicht (in kg)

nummerisches Feld
Nettogewicht (in kg)

nummerisches Feld
Länge (in m)

nummerisches Feld
Breite (in m)

nummerisches Feld
Höhe (in m)

nummerisches Feld
Lademeter

nummerisches Feld
Volumen (in m³)

nummerisches Feld
Stellplätze

nummerisches Feld
Referenz/Lieferschein

Textfeld
Warenwert
automatische Ergänzung mit Tausender-Punkten, Euro-Zeichen und ggf. mit 00 als Nachkommazahl  nummerisches Feld
Versicherung
automatische Ergänzung mit Tausender-Punkten, Euro-Zeichen und ggf. mit 00 als Nachkommazahl  nummerisches Feld


Die Kachel Express-Disposition enthält folgende Eingabefelder:

Fahrzeug
vorhandene Einträge werden zur Auswahl angeboten und können übernommen werden Suchfeld/Auswahl
Anhänger
vorhandene Einträge werden zur Auswahl angeboten und können übernommen werden Suchfeld/Auswahl
Fahrpersonal
freie Eingabe Textfeld
Frachtführer
vorhandene Einträge werden zur Auswahl angeboten und können übernommen werden Suchfeld/Auswahl
Pauschalfracht
automatische Ergänzung mit Tausender-Punkten, Euro-Zeichen und ggf. mit 00 als Nachkommazahl  nummerisches Feld

Auftragsresearch

Die Erfassung und Verwaltung Ihrer Aufträge führen Sie im Menü unter Auftragsmanagement - Auftragsresearch durch.

Es öffnet sich zunächst die Übersicht, in der Sie alle vorhandenen Aufträge tabellarisch aufgelistet finden. 
Über die Buttons im oberen Teil können Sie Aufträge erfassen, bearbeiten, kopieren oder löschen. 
Zusätzlich können Sie Aufträge als CSV-Datei exportieren, Rechnungen oder Gutschriften erzeugen und eine Karte öffnen, um sich die Strecke des Transports anzeigen zu lassen.
Mit einer Eingabe im Suchfeld wird eine Filterung der Ergebnismenge durchgeführt. Die Ergebnismenge lässt sich über die Felder Datum von und Datum bis weiter eingrenzen. Über das Feld Datumskategorie kann noch gesteuert werden, ob es sich bei den Eingaben in den Datumsfeldern um das Erfassungs-, Belade- oder Entladedatum handelt.

image.png

Solange ein Auftrag noch nicht abgerechnet ist, d.h. keine Rechnung oder Gutschrift erstellt wurde, kann er wieder gelöscht werden.
Abrechnungen können Sie über den Button mit dem €-Zeichen erstellen.  Eine Übersicht der erstellten Rechnungen und Gutschriften finden Sie im Menü unter Abrechnung - Rechnungsresearch.

Folgende Daten werden in der Tabelle angezeigt:
Auftragsnummer, Erfassungsdatum, Kundenauftragsnummer, Beladedatum, V-Matchcode, Versender, V-LKZ, V-PLZ,
V-Ort, Entladedatum, E-Matchcode, Empfänger, E-LKZ, E-PLZ, E-Ort, Status, Verladung, Fahrpersonal, Frachtführer, Fahrzeug, Anhänger, Rechnung, Gutschrift.
Über den Pfeil image.png am rechten Rand der Tabelle lässt sich ein weiterer Bereich mit detaillierten Informationen zu einem markierten Auftrag öffnen.
Es werden Informationen zum Auftrag, zur Verladung, zum Controlling, zur Abrechnung und zur Historie angezeigt.

image.png

Zurzeit werden nur Informationen zum Auftrag angezeigt. Alle anderen Informationen werden zu einem späteren Zeitpunkt hinzugefügt. Über den Pfeil wird der Bereich wieder geschlossen.

Was bisher vorhanden war

Nach der Anmeldung befinden Sie sich direkt in der Auftragserfassung von COGITA.

Hier können Sie alle erforderlichen Daten für Ihren Ladungsauftrag erfassen. Möchten Sie später aus einem anderen Programmbereich zur Auftragserfassung zurückkehren, so finden Sie sie im Menü unter Auftragsmanagement - Auftragserfassung.

Neben den Daten zu Versender, Empfänger und Sendungspositionen, können Sie Ihrem Auftrag verschiedene Merkmale im Bereich "Besonderheiten" hinterlegen.

Neben der reinen Datenerfassung zum Auftrag bietet der Auftrag in COGITA noch weitere Funktionen:

Einen tabellarischen Überblick zu bereits erfassten Aufträgen in COGITA mit zahlreichen Bearbeitungsmöglichkeiten bietet das Auftragsresearch. Dieses erreichen Sie über das Menü unter Auftragsmanagement - Auftragsresearch.

Detaillierte Beschreibungen der Funktionalitäten finden Sie jeweils hier:

Auftragsresearch


Das Auftragsresearch bietet die Möglichkeit erfasste Aufträge anzuzeigen, zu bearbeiten und zu löschen. 

Es stehen folgende Button zu Verfügung:

neuer Auftrag.png = neuer Auftrag

Auftrag bearbeiten.png = Auftrag bearbeiten

Auftrag kopieren.png = Auftrag kopieren

Auftrag löschen.png = Auftrag löschen

Auftrag als CSV-Datei.png = Auftrag als CSV-Datei exportieren

Druckcenter.png = Druckcenter (beim mouse over wird eine Auswahlliste der Reports angezeigt, die für den Rechnungsdruck relevant sind)

Karte öffnen.png = Karte öffnen

Die Oberfläche bietet die Möglichkeit über ein Suchfeld eine Filterung der Ergebnismenge durchzuführen.

Suche 2.png

Die Ergebnismenge lässt sich über Datumsfelder weiter eingrenzen. Über die Combobox Datumskategorie kann noch gesteuert werden, ob es sich bei den Eingaben in den Datumsfeldern um das Erfassungs-, Belade- oder Entladedatum handelt.

Datum.png

Die Tabelle des Auftragsresearchs enthält folgende Spalten:

Auftragsnummer
Suchfeld, sortierbar
Erfassungsdatum
sortierbar
Kundenauftragsnummer
Suchfeld, sortierbar
Beladedatum
sortierbar
V-Matchcode
Suchfeld, sortierbar
Versender
Suchfeld, sortierbar
V-LKZ
sortierbar
V-PLZ
sortierbar
V-Ort
sortierbar
Entladedatum
sortierbar
E-Matchcode
Suchfeld, sortierbar
Empfänger
Suchfeld, sortierbar
E-LKZ
sortierbar
E-PLZ
sortierbar
E-Ort
sortierbar
Status
sortierbar
Verladung
Suchfeld, sortierbar
Fahrpersonal
Suchfeld, sortierbar
Frachtführer
Suchfeld, sortierbar
Fahrzeug
Suchfeld, sortierbar
Anhänger
Suchfeld, sortierbar

Spalten mit Pfeil obenunten.png lassen sich durch Anklicken des oberen oder unteren Dreiecks aufsteigend oder absteigend sortieren.

Die Spalten mit einer "blassen" Bezeichnung sind Suchfelder und ermöglichen weitere Eingrenzungen der Ergebnismenge durch Eingabe von Informationen. 

Über Pfeil links.png am rechten Rand der Tabelle lässt sich eine weitere Kachel mit detaillierten Informationen zu einem markierten Auftrag öffnen:

Information Auftrag.png = zeigt Informationen zum Auftrag

Information Verladung.png = zeigt Informationen zur Verladung

Information Controlling.png = zeigt Informationen zum Controlling

Information Rechnung.png = zeigt Informationen zur Rechnung

Information Auftragshistorie.png = zeigt Infoformationen zur Auftragshistorie