Auftragsmanagement

• Auftragserfassung
• Auftragsresearch

Auftragserfassung

Die Erfassung Ihrer Aufträge führen Sie im Menü unter Auftragsmanagement - Auftragserfassung durch.
Zusätzlich können Sie aus dem Auftragsresearch über den Button mit dem + neuer Auftrag Ihre Aufträge erfassen.

Es öffnet sich die Erfassungsmaske, die in unterschiedliche Bereiche unterteilt ist.
Erfassungsdatum
Versender/Empfänger
Sendungspositionen
Überblick
Besonderheiten
Controlling
Karte
Express Disposition

Über die Buttons im oberen Teil können Sie Aufträge speichern, löschen, drucken und eine Karte öffnen, um sich die Strecke des Transports anzeigen zu lassen. Zum Drucken stehen Ihnen die folgenden Berichte zur Verfügung: CMR, Speditionsauftrag, Transportauftrag, Lademittelschein, Lieferschein, Label und ein Gefahrgutdokument.

Erfassungsdatum
Es wird das Tagesdatum und die aktuelle Uhrzeit angezeigt.

Versender/Empfänger
Geben Sie in den Feldern Matchcode oder Name einen Buchstaben vor, wird eine Liste mit Adressen geöffnet, die diesen Buchstaben enthalten. Mit Klick auf die gewünschte Adresse wird sie in die entsprechenden Felder übernommen.
Im Feld Terminart werden Ihnen mit Klick auf den Pfeil die vorhandenen Terminarten angezeigt und nach Auswahl ebenfalls in den Auftrag übernommen.  Sie können ein Beladedatum/Entladedatum und einen Zeitraum vorgeben.
Die Felder Kontakt, Telefonnummer, und E-Mail-Adresse können bei Bedarf eingetragen werden.
Sind in der verwendeten Adresse Kontaktdaten hinterlegt, werden die Telefonnummer und E-Mail-Adresse in den Auftrag übernommen. Es ist aber möglich diese zu überschreiben.

Sendungspositionen
In den Sendungspositionen können eine oder mehrere Positionszeilen erfasst werden.
Verpackungen, Lademittel und zusätzliche Lademittel werden aus der Auswahlliste gewählt. Alle anderen Felder sind freie Eingabefelder. Sollten beim Speichern des Auftrags einige Pflichtfelder nicht gefüllt sein, wird Ihnen dies mit einer entsprechenden Meldung angezeigt.

Überblick
Im rechten oberen Bereich werden die Eingaben aus den Auftragspositionen summiert dargestellt.

Besonderheiten
In diesem Bereich werden Besonderheiten, Hinweise und Informationen angezeigt, die für den Transport dieses Auftrags von Bedeutung sind. Die Felder werden durch Anklicken farbig markiert und an die obere Position verschoben. Ein weiteres Klicken deaktiviert die Felder wieder und schiebt sie an die ursprüngliche Position zurück.

Felder, die mit einem Stift gekennzeichnet sind, ermöglichen die Eingabe eines zusätzlichen Textes.
Über das Feld mit der Lupe können Einträge gesucht werden und über das + besteht die Möglichkeit, weitere Informationen hinzuzufügen. Diese eigenen Informationen existieren nur temporär für diesen Auftrag.

Controlling
Im Bereich Controlling hinterlegen Sie die Frankatur, welche festschreibt, wer die Kosten für die Beförderung einer Sendung übernimmt. Das Feld ist mit der Frankatur Frei Haus vorbelegt. Zusätzlich stehen Ihnen die Einträge Unfrei und Dienstgut zur Verfügung.
Darunter werden Ihnen einige Leistungsarten wie z.B. der Frachtpreis angezeigt. Der in den Eingabefeldern hinterlegte Betrag wird als €-Betrag dargestellt. Alle Beträge werden summiert und als Gesamteinnahmen unter den Leistungsarten angezeigt.
Über diese Beträge können Sie später eine Rechnung erstellen.

Karte
Nach der Eingabe des Versenders wird Ihnen dessen Standort angezeigt. Wird der Empfänger eingegeben, wird die gesamte Fahrtroute dargestellt.

Express Disposition
Die Einträge der Felder Fahrzeug, Anhänger, Fahrpersonal und Frachtführer werden aus der Auswahlliste übernommen. 
Wählen Sie ein Fahrzeug aus, wird der Frachtführer automatisch in das entsprechende Feld eingefügt. Die Eingabe des Fahrpersonals und Frachtführers ist auch ohne ein Fahrzeug möglich.
Zusätzlich können sie eine Pauschalfracht hinterlegen, über die später eine Gutschrift für den Frachtführer erstellt werden kann.

Beim Speichern des Auftrags wird automatisch gemäß Zählerkreis eine Verladenummer generiert. Diese Verladenummer wird im Auftragsresearch in der Spalte Verladung angezeigt.

Was bisher vorhanden war

Hier fehlt mir noch ein Einleitungsabsatz.

In der Erfassungsmaske stehen folgende Button zu Verfügung:

 = Auftrag speichern

 = Erfassung abbrechen

 = Auftragsformulare auswählen und drucken (beim mouse over wird eine Auswahlliste der Reports angezeigt, die für die Auftragserfassung relevant sind)

Bearbeiten:

Nach dem Aufruf der Auftragserfassung ist das Erfassungsdatum immer mit dem aktuellen Datum und der aktuellen Zeit vorbelegt und kann nicht editiert werden.
Anzeige der generierten Auftragsnummer. Dieses Feld erscheint erst, nachdem der Auftrag gespeichert wurde.
Über die Checkbox disponierbar kann der Auftrag für die Disposition gesperrt oder freigegeben werden.
Über die Combobox Transportart kann der Auftrag als Teil-/Komplettladung oder Sammelgutausgang definiert werden.

Die Kachel Overview zeigt einen Überblick über die im Auftrag erfassten Summen der Verpackungen, Lademittel(arten), Bruttogewicht, Lademeter, Kubikmeter und Stellplätze.
Die Anzeige erfolgt sofort, nachdem ein entsprechendes Feld bestückt wurde.


Die Kachel Versender enthält folgende Eingabefelder:

Die Kachel Empfänger enthält folgende Eingabefelder:

Die Kachel Besonderheiten enthält folgende Auswahlmöglichkeiten:

Die Felder werden durch Anklicken farblich eingefärbt und an die oberen Position der Kachel verschoben. Ein weiteres Klicken deaktiviert die Felder wieder und schiebt sie an die ursprüngliche Position zurück.
Felder, die mit dem Button  gekennzeichnet sind, ermöglichen die Eingabe eines zusätzlichen Textes.
Über das Feld   können eigene Felder mit weiteren Informationen hinzugefügt werden. Diese eigenen Felder existieren nur temporär für den gerade erfassten Auftrag.

Die Kachel Controlling enthält folgende Eingabefelder:

In den Feldern für die Berechnung von Leistungsarten wird die eingegebene Zahl automatisch mit einem Komma (ggf. mit 00 als Nachkommazahl), Tausender-Punkten und dem Euro-Zeichen ergänzt.

Die Kachel Karte:
Zeigt nach der Eingabe des Versenders dessen Standort und nach der Eingabe des Empfängers die Fahrtroute an.

Die Kachel Sendungspositionen enthält folgende Eingabefelder:

Die Kachel Express-Disposition enthält folgende Eingabefelder:

Fahrzeug		vorhandene Einträge werden zur Auswahl angeboten und können übernommen werden	Suchfeld/Auswahl
Anhänger		vorhandene Einträge werden zur Auswahl angeboten und können übernommen werden	Suchfeld/Auswahl
Fahrpersonal		freie Eingabe	Textfeld
Frachtführer		vorhandene Einträge werden zur Auswahl angeboten und können übernommen werden	Suchfeld/Auswahl
Pauschalfracht		automatische Ergänzung mit Tausender-Punkten, Euro-Zeichen und ggf. mit 00 als Nachkommazahl	nummerisches Feld

Auftragsresearch

Die Erfassung und Verwaltung Ihrer Aufträge führen Sie im Menü unter Auftragsmanagement - Auftragsresearch durch.

Es öffnet sich zunächst die Übersicht, in der Sie alle vorhandenen Aufträge tabellarisch aufgelistet finden. 
Über die Buttons im oberen Teil können Sie Aufträge erfassen, bearbeiten, kopieren oder löschen. 
Zusätzlich können Sie Aufträge als CSV-Datei exportieren, Rechnungen oder Gutschriften erzeugen und eine Karte öffnen, um sich die Strecke des Transports anzeigen zu lassen.
Mit einer Eingabe im Suchfeld wird eine Filterung der Ergebnismenge durchgeführt. Die Ergebnismenge lässt sich über die Felder Datum von und Datum bis weiter eingrenzen. Über das Feld Datumskategorie kann noch gesteuert werden, ob es sich bei den Eingaben in den Datumsfeldern um das Erfassungs-, Belade- oder Entladedatum handelt.

Solange ein Auftrag noch nicht abgerechnet ist, d.h. keine Rechnung oder Gutschrift erstellt wurde, kann er wieder gelöscht werden.
Abrechnungen können Sie über den Button mit dem €-Zeichen erstellen.  Eine Übersicht der erstellten Rechnungen und Gutschriften finden Sie im Menü unter Abrechnung - Rechnungsresearch.

Folgende Daten werden in der Tabelle angezeigt:
Auftragsnummer, Erfassungsdatum, Kundenauftragsnummer, Beladedatum, V-Matchcode, Versender, V-LKZ, V-PLZ,
V-Ort, Entladedatum, E-Matchcode, Empfänger, E-LKZ, E-PLZ, E-Ort, Status, Verladung, Fahrpersonal, Frachtführer, Fahrzeug, Anhänger, Rechnung, Gutschrift.
Über den Pfeil  am rechten Rand der Tabelle lässt sich ein weiterer Bereich mit detaillierten Informationen zu einem markierten Auftrag öffnen.
Es werden Informationen zum Auftrag, zur Verladung, zum Controlling, zur Abrechnung und zur Historie angezeigt.

Zurzeit werden nur Informationen zum Auftrag angezeigt. Alle anderen Informationen werden zu einem späteren Zeitpunkt hinzugefügt. Über den Pfeil wird der Bereich wieder geschlossen.

Was bisher vorhanden war

Nach der Anmeldung befinden Sie sich direkt in der Auftragserfassung von COGITA.

Hier können Sie alle erforderlichen Daten für Ihren Ladungsauftrag erfassen. Möchten Sie später aus einem anderen Programmbereich zur Auftragserfassung zurückkehren, so finden Sie sie im Menü unter Auftragsmanagement - Auftragserfassung.

Neben den Daten zu Versender, Empfänger und Sendungspositionen, können Sie Ihrem Auftrag verschiedene Merkmale im Bereich "Besonderheiten" hinterlegen.

Neben der reinen Datenerfassung zum Auftrag bietet der Auftrag in COGITA noch weitere Funktionen:

• Überblick über die wichtigsten summierten Werte des Auftrags (Lademittel, Kubage, etc.)
• Controlling mit Angabe aller finanziellen Daten
• Karte mit Darstellung des Tourverlaufs
• Express-Disposition

Einen tabellarischen Überblick zu bereits erfassten Aufträgen in COGITA mit zahlreichen Bearbeitungsmöglichkeiten bietet das Auftragsresearch. Dieses erreichen Sie über das Menü unter Auftragsmanagement - Auftragsresearch.

Detaillierte Beschreibungen der Funktionalitäten finden Sie jeweils hier:

• Auftragserfassung
• Express-Disposition
• Anzeige geographischer Tourverlauf
• Controlling
• Auftragsresearch

Auftragsresearch

Das Auftragsresearch bietet die Möglichkeit erfasste Aufträge anzuzeigen, zu bearbeiten und zu löschen. 

Es stehen folgende Button zu Verfügung:

 = neuer Auftrag

 = Auftrag bearbeiten

 = Auftrag kopieren

 = Auftrag löschen

 = Auftrag als CSV-Datei exportieren

 = Druckcenter (beim mouse over wird eine Auswahlliste der Reports angezeigt, die für den Rechnungsdruck relevant sind)

 = Karte öffnen

Die Oberfläche bietet die Möglichkeit über ein Suchfeld eine Filterung der Ergebnismenge durchzuführen.

Die Ergebnismenge lässt sich über Datumsfelder weiter eingrenzen. Über die Combobox Datumskategorie kann noch gesteuert werden, ob es sich bei den Eingaben in den Datumsfeldern um das Erfassungs-, Belade- oder Entladedatum handelt.



Die Tabelle des Auftragsresearchs enthält folgende Spalten:

Spalten mit  lassen sich durch Anklicken des oberen oder unteren Dreiecks aufsteigend oder absteigend sortieren.

Die Spalten mit einer "blassen" Bezeichnung sind Suchfelder und ermöglichen weitere Eingrenzungen der Ergebnismenge durch Eingabe von Informationen. 

Über  am rechten Rand der Tabelle lässt sich eine weitere Kachel mit detaillierten Informationen zu einem markierten Auftrag öffnen:

 = zeigt Informationen zum Auftrag

 = zeigt Informationen zur Verladung

 = zeigt Informationen zum Controlling

 = zeigt Informationen zur Rechnung

 = zeigt Infoformationen zur Auftragshistorie