Kontrolle
Als erste Kontrollfunktion bietet Ihnen COGITA ab Release 1.8 die Möglichkeit, alle Dokumente rund um die Daten in COGITA in einer E-Akte zu verwalten.
E-Akte / Dokumente
In COGITA können Sie verschiedene Dokumente erzeugen - Transportpapiere, Rechnungen Gutschriften, usw. Außerdem kann es Unterlagen geben, sie Sie zu Ihren COGITA-Daten hinzufügen möchten, auch wenn diese nicht aus COGITA kommen, wie z.B. Fahrzeugpapiere, Auftragsbestätigungen oder Ablieferquittungen. All diese Dokumente können Sie in der E-Akte in COGITA bequem verwalten.
Überblick: Die elektronische Akte in COGITA (E-Akte)
In der elektronischen Akte in COGITA dreht sich alles um die Verwaltung und die Arbeit mit Dokumenten.
Dabei handelt es sich sowohl um "interne" Dokumente - also die Papiere, die Sie in COGITA selbst erstellen - ebenso wie um "externe" Dokumente, die Sie hochladen können.
Ziel ist es, alle Unterlagen, die für die in COGITA verwalteten Daten relevant sind, an einer Stelle verfügbar zu haben.
Interne Dokumente werden automatisch in der E-Akte abgelegt. Jedes Dokument, das Sie in einem COGITA-Programm über den Button "Dokument erstellen" erzeugen, finden Sie in der E-Akte wieder.
Externe Dokumente können in der E-Akte zu verschiedenen Datensätzen in COGITA manuell hochgeladen werden - in der COGITA Version 1.8 zunächst nur im PDF-Format.
Die Zuordnung von Dokumenten zu Datensätzen erfolgt über so genannte Dokumentverweise. Solche Verweise sind möglich zu:
- Aufträgen
- Verladungen
- Belegen (Rechnungen/Gutschriften)
- Adressen
- Fuhrpark
Lesen Sie auf den folgenden Seiten, wie Dokumente in COGITA verwaltet werden, welche Bearbeitungsmöglichkeiten Sie haben und wie die E-Akte mit anderen Programmen in COGITA interagiert.
Dokumente in der E-Akte verwalten
Einen Überblick über Ihre Dokumente erhalten Sie im Menü unter Kontrolle - Dokumente.
Es öffnet sich eine Übersicht, in der Sie alle vorhandenen Dokumente tabellarisch aufgelistet finden. Über die Buttons im oberen Teil können Sie ein neues (externes) Dokument anlegen oder ein vorhandenes Dokument öffnen oder löschen. Mit einer Eingabe im Suchfeld wird eine Filterung der Ergebnismenge durchgeführt.
Mit Hilfe des Dokumente-Research können Sie insb. schnell sehen und filtern, welche Dokumente Sie für welche Datensätze abgelegt haben.
Folgende Daten werden in der Tabelle angezeigt und können über den Spaltenheader gefiltert werden:
-
Dokumentname
-
Dokumenttyp: Der Typ gibt wieder, um welche Art von Dokument es sich handelt. Unterschieden wird zwischen Speditionsauftrag, Transportauftrag, Verladepapier, Rechnung und Gutschrift, sowie dem Dokumenttyp "extern" für alle extern hochgeladenen Dokumente.
-
Auftrag: Dokumentverweis zu einem oder mehreren Aufträgen
- Verladung: Dokumentverweis zu einer oder mehreren Verladungen
- Beleg: Dokumentverweis zu einem oder mehreren Belegen (Rechnungen/ Gutschriften)
- Adresse: Dokumentverweis zu einer oder mehreren Adressen, die mit ihrem Matchcode angegeben werden
- Fuhrpark: Dokumentverweis zu einer oder mehreren Fuhrparkeinheiten, die mit ihrem Fuhrparkcode angegeben werden
Dokument-Datensätze öffnen und bearbeiten
Jeder Dokumente-Datensatz kann aus dem Dokumente-Research heraus geöffnet und angesehen werden. Es öffnet sich die Bearbeitenmaske, die in unterschiedliche Bereiche unterteilt ist.
Kopfdaten
In den Kopfdaten spezifizieren Sie, um was für ein Dokument es sich handelt. Sie vergebenen einen Namen und (optional) eine Beschreibung. Der Dokumenttyp ist für Dokumente, die automatisch in COGITA erzeugt werden, je nach Art des Dokuments bereits vorgebeben. Für manuell erfasste Dokumente ist er immer "extern".
Dokumentverweise
Die Dokumentverweise legen fest, welchen Datensätzen in COGITA Ihr Dokument zugeordnet ist. Sie können beliebig viele unterschiedliche Verweise anlegen. Dokumenten können verweisen auf Aufträge, Verladungen, Belege, Adressen oder Fuhrparkeinheiten.
Alle Dokumentverweise werden tabellarisch angezeigt. Neue Dokumentverweise erzeugen Sie über den Button Dokumentverweise (Icon: Lupe).
Um einen Dokumentverweis zu löschen markieren Sie die Zeile und drücken die Taste ENTF auf Ihrer Tastatur. Bitte beachten Sie, dass mindestens ein Dokumentverweis stehen bleiben muss.
Dokumentversionen
Im Bereich Dokumentversionen sehen Sie die tatsächliche Datei, die mit dem Dokument-Datensatz verwaltet wird. Da es zu einem Dokument zu verschiedenen Zeitpunkten verschiedene Versionen geben kann, können Sie zu einem Dokumente-Datensatz mehrere Dateien hochladen.
Vorschau
Im Bereich Vorschau im rechten Teil der Maske schließlich sehen Sie die markierte Dokumentversion als Vorschau. Standardmäßig ist immer die aktuellste Dokumentversion markiert und in der Vorschau zu sehen.
Für alle Dokumente können Sie:
- Abbrechen und Rückfall ins Research
- Dokument herunterladen: die angezeigte Dokumentversion wird als PDF-Datei-Download gespeichert.
Nur für externe Dokumente stehen zur Verfügung:
- Speichern: interne Dokumente können grundsätzlich nicht bearbeitet werden, deshalb ist der Speichern-Button nur für externe Dokumente aktiv.
- Dokumentverweise: neuen Dokumentverweis anlegen
- Externes Dokument hochladen
Nur für Rechnungen und Gutschriften steht zur Verfügung:
- Dokument per Mail versenden: Wenn Sie in der Adresse des Belegempfängers eine Mailadresse für den Belegversand hinterlegt haben, dann können Sie über den Senden-Button die markierte Dokumentversion direkt versenden.
Interne Dokumente in der E-Akte ablegen
Jedes Dokument, das Sie in einem Programm innerhalb von COGITA erzeugen, wird automatisch in der E-Akte abgelegt.
Der Ablauf ist der folgende:
Zunächst erstellen Sie ganz normal Ihr digitales Dokument, also z.B. einen Speditionsauftrag zu einem Auftrag oder eine Gutschrift zu einer Verladung über den Button Dokument erstellen. Wie bisher auch, wird das Dokument als PDF-Datei in Ihrem Download-Ordner zur Verfügung festellt.
Zusätzlich entsteht nun im Hintergrund ein Eintrag in der E-Akte:
- Wird das Dokument erstmalig erstellt, so wird ein neuer Dokument-Datensatz angelegt
- Handelt es sich um einen Wiederholungsdruck, so wird zu dem bereits bestehenden Dokument-Datensatz eine neue Version erzeugt.
Da es sich bei den Reports "Rechnungsvorschau" und "Gutschriftsvorschau" nicht um endgültige Dokumente handelt, wird für diese nie ein Eintrag in der E-Akte erzeugt.
Für alle anderen Dokumente gilt:
- Der Dokumentname entspricht dem Dateinamen (ohne Dateiendung), also z.B. "Rechnung-REC-100"
- Der Dokumente-Datensatz hat den entsprechenden Dokumenttyp (also Transportauftrag, Speditionsauftrag, Verladepapier, Rechnung oder Gutschrift)
- Dokumentverweise werden automatisch gesetzt:
- Bei Rechnungen: Verweis zur Rechnung und zu allen enthaltenen Aufträgen
- Bei Gutschriften: Verweis zur Gutschrift und allen enthaltenen Verladungen
- Bei Speditionsauftrag: Verweis zu allen enthaltenen Aufträgen ODER allen enthaltenen Verladungen, je nachdem, ob der Druck zu einer selektierten menge an Aufträgen oder an Verladungen erzeugt wurde.
- Bei Transportauftrag: Verweis zur Verladung und ggfs. zu Aufträgen, falls der Transportauftrag zu einer bestimmten Auftragselektion erstellt wurde
- Bei Verladepapier: Verweis zur Verladung und ggfs. zu Aufträgen, falls das Verladepapier zu einer bestimmten Auftragselektion erstellt wurde
- Die erzeugte Datei ist als Dokumentversion hinterlegt.
Sie können den automatisch erzeugten Eintrag in der E-Akte aufrufen. Dazu können Sie entweder über das Menü über Kontrolle - Dokumente in die E-Akte (Dokumente-Research) verzweigen oder Sie können auch direkt aus dem Programm, in dem Sie grade das Dokument erzeugt haben, in die E-Akte springen. Verwenden Sie dazu den Button E-Akte, direkt neben dem Dokumente-Button.
Da es sich um interne Dokumente handelt, sind diese nicht bearbeitbar. Es könenn keine zusätzlichen Verweise hinzugefügt oder gesetzte Verweise entfernt werden. Es können auch nicht manuell weitere Dokumentversionen hinzugefügt werden.
Externe Dokumente in die E-Akte hochladen
Wenn Sie Dokumente außerhalb von COGITA erstellt oder erhalten haben, die wichtige Informationen zu COGITA-Datensätzen darstellen, dann können Sie diese in die E-Akte hochladen. Dies können Sie für folgende Datensätze vornehmen:
- Aufträge
- Verladungen
- Belege (Rechnungen/Gutschriften)
- Adressen
- Fuhrparkeinheiten
Das anlegen von Dokumente-Datensätzen für externe Dokumente ist auf zwei Wegen möglich:
- Manuell in der Dokumenteverwaltung
- Per drag&drop im jeweiligen Research
Externes Dokument manuell anlegen
Öffnen Sie zunächst das Dokumente-Research (z.B. im Menü über Kontrolle - Dokumente). In der Buttonleiste finden Sie links den Button Dokument erstellen.
Es öffnet sich die Erfassungsmaske für Dokument-Datensätze. Der Aufbau der Maske ist detailliert beschrieben unter Dokument-Datensätze öffnen und bearbeiten
Füllen Sie nun zunächst die Kopfdaten. Sie können einen beliebigen, aber eindeutigen Namen vergeben und optional eine Beschreibung. Bei der manuellen Erfassung ist der Dokumenttyp fest vorbelegt mit "extern".
Setzen Sie nun einen oder mehrere Dokumentverweise über den Button Dokumentverweise (Icon: Lupe). Es öffnet sich ein Sub-Menü zu dem Button, in dem Sie auswählen, welche Art von Datensätzen Sie verweisen wollen. Mit Klick auf den jeweiligen Eintrag öffnet sich das zugehörige Research, also z.B. das Auftragsresearch oder das Adressenresearch.
Markieren Sie im Research einen oder mehrere Datensätze, auf die das Dokument sich bezieht. Mit dem Button "Übernehmen" kehren Sie in die Dokumenterfassung zurück. Die selektierten Datensätze werden als Verweise angezeigt.
Laden Sie nun noch die Datei hoch, also das eigentliche Dokument. Nutzen Sie hierfür den Button Externes Dokument hochladen. In dem folgenden kleinen Dialog führen Sie nun den Dateiimport durch:
- Öffnen Sie über Datei auswählen einen Datei-Explorer und wählen Sie die gewünschte PDF-Datei aus.
- Der Dateiname wird auf dem Button angezeigt. Starten Sie den Import über den nun aktiven Button Import starten.
Bei Bedarf können Sie den Dialog über den Button Abbrechen wieder verlassen ohne zu importieren.
Die importierte Datei wird als Dokumentversion angezeigt und in der Vorchau rechts geöffnet.
Speichern Sie schließlich noch Ihre Daten.
Externes Dokument per drag&drop anlegen
Sie können auch eine Datei einfach per drag&drop auf den gewünschten Datensatz ziehen. Das ist möglich in folgenden Researches/ Verwaltungsprogrammen:
- Auftragsresearch
- Verladungsresearch
- Abrechnungsresearch
- Adressen
- Fuhrpark
Sobald Sie das markierte PDF auf dem gewünschten Datensatz fallen lassen, öffnet sich automatisch die Dokumente-Erfassungsmaske, die bereits mit allen Daten vorausgefüllt ist. Sie können nun die Daten prüfen und ggfs. ergänzen und den Datensatz speichern.