# Kontrolle
# E-Akte / Dokumente
In COGITA können Sie verschiedene Dokumente erzeugen - Transportpapiere, Rechnungen Gutschriften, usw. Außerdem kann es Unterlagen geben, sie Sie zu Ihren COGITA-Daten hinzufügen möchten, auch wenn diese nicht aus COGITA kommen, wie z.B. Fahrzeugpapiere, Auftragsbestätigungen oder Ablieferquittungen.
All diese Dokumente können Sie in der E-Akte in COGITA bequem verwalten.
# Überblick: Die elektronische Akte in COGITA (E-Akte)
In der elektronischen Akte in COGITA dreht sich alles um die Verwaltung und die Arbeit mit Dokumenten.
Dabei handelt es sich sowohl um "interne" Dokumente - also die Papiere, die Sie in COGITA selbst erstellen - ebenso wie um "externe" Dokumente, die Sie hochladen können.
Ziel ist es, alle Unterlagen, die für die in COGITA verwalteten Daten relevant sind, an einer Stelle verfügbar zu haben.
Interne Dokumente werden automatisch in der E-Akte abgelegt. Jedes Dokument, das Sie in einem COGITA-Programm über den Button "Dokument erstellen" erzeugen, finden Sie in der E-Akte wieder.
Externe Dokumente können in der E-Akte zu verschiedenen Datensätzen in COGITA manuell hochgeladen werden - in der COGITA Version 1.8 nur im PDF-Format, ab Version 1.9 auch in den gängigen Grafikformaten (gif, png, jpg und jpeg)
Die Zuordnung von Dokumenten zu Datensätzen erfolgt über so genannte Dokumentverweise. Solche Verweise sind möglich zu:
- Aufträgen
- Verladungen
- Belegen (Rechnungen/Gutschriften)
- Adressen
- Fuhrpark
Lesen Sie auf den folgenden Seiten, wie Dokumente in COGITA verwaltet werden, welche Bearbeitungsmöglichkeiten Sie haben und wie die E-Akte mit anderen Programmen in COGITA interagiert.
# Dokumente in der E-Akte verwalten
Einen Überblick über Ihre Dokumente erhalten Sie im Menü unter ***Kontrolle - Dokumente***.
Es öffnet sich eine Übersicht, in der Sie alle vorhandenen Dokumente tabellarisch aufgelistet finden. Über die Buttons im oberen Teil können Sie ein neues (externes) Dokument anlegen oder ein vorhandenes Dokument öffnen oder löschen. Mit einer Eingabe im Suchfeld wird eine Filterung der Ergebnismenge durchgeführt.
Mit Hilfe des Dokumente-Research können Sie insb. schnell sehen und filtern, welche Dokumente Sie für welche Datensätze abgelegt haben.
Folgende Daten werden in der Tabelle angezeigt und können über den Spaltenheader gefiltert werden:
- Dokumentname
- Dokumenttyp: Der Typ gibt wieder, um welche Art von Dokument es sich handelt. Unterschieden wird zwischen Speditionsauftrag, Transportauftrag, Verladepapier, Rechnung und Gutschrift, sowie dem Dokumenttyp "extern" für alle extern hochgeladenen Dokumente.
- Auftrag: Dokumentverweis zu einem oder mehreren Aufträgen
- Verladung: Dokumentverweis zu einer oder mehreren Verladungen
- Beleg: Dokumentverweis zu einem oder mehreren Belegen (Rechnungen/ Gutschriften)
- Adresse: Dokumentverweis zu einer oder mehreren Adressen, die mit ihrem Matchcode angegeben werden
- Fuhrpark: Dokumentverweis zu einer oder mehreren Fuhrparkeinheiten, die mit ihrem Fuhrparkcode angegeben werden
# Dokument-Datensätze öffnen und bearbeiten
Jeder Dokumente-Datensatz kann aus dem Dokumente-Research heraus geöffnet und angesehen werden. Es öffnet sich die Bearbeitenmaske, die in unterschiedliche Bereiche unterteilt ist.
Kopfdaten
In den Kopfdaten spezifizieren Sie, um was für ein Dokument es sich handelt. Sie vergebenen einen Namen und (optional) eine Beschreibung. Der Dokumenttyp ist für Dokumente, die automatisch in COGITA erzeugt werden, je nach Art des Dokuments bereits vorgebeben. Für manuell erfasste Dokumente ist er immer "extern".
Dokumentverweise
Die Dokumentverweise legen fest, welchen Datensätzen in COGITA Ihr Dokument zugeordnet ist. Sie können beliebig viele unterschiedliche Verweise anlegen. Dokumenten können verweisen auf Aufträge, Verladungen, Belege, Adressen oder Fuhrparkeinheiten.
Alle Dokumentverweise werden tabellarisch angezeigt. Neue Dokumentverweise erzeugen Sie über den Button *Dokumentverweise* (Icon: Lupe).
Um einen Dokumentverweis zu löschen markieren Sie die Zeile und drücken die Taste ENTF auf Ihrer Tastatur. Bitte beachten Sie, dass mindestens ein Dokumentverweis stehen bleiben muss.
Dokumentversionen
Im Bereich Dokumentversionen sehen Sie die tatsächliche Datei, die mit dem Dokument-Datensatz verwaltet wird. Da es zu einem Dokument zu verschiedenen Zeitpunkten verschiedene Versionen geben kann, können Sie zu einem Dokumente-Datensatz mehrere Dateien hochladen.
Vorschau
Im Bereich Vorschau im rechten Teil der Maske schließlich sehen Sie die markierte Dokumentversion als Vorschau. Standardmäßig ist immer die aktuellste Dokumentversion markiert und in der Vorschau zu sehen.
Karte mit Ihren Kunden
Im linken Bereich sehen Sie eine Karte. Jeder Ihrer Kunden ist hier mit einem Punkt markiert. Zeigen Sie mit der Maus auf einen Punkt, so sehen Sie über einen Tooltipp den Namen. Mit Klick auf eine Markierung gelangen Sie direkt in die Adressstammdaten dieses Kunden.
Ein Kunde ist übrigens jede Adresse mit einer Debitorennummer. Reine Be- und Entladestellen oder Frachtführeradressen werden nicht angezeigt.
Grafik "Umsatz pro Kunde"
Diese Grafik zeigt Ihnen den Umsatz mit Ihren wichtigsten Kunden für den aktuellen Kalendermonat oder den Vormonat. Gezählt werden alle fakturierten Umsätze des ausgewählten Monats (also Berechnungssätze im Bereich Rechnung mit Status Rechnung und dem entsprechenden Leistungsdatum).
Grafik "Auslastung Fahrzeuge"
Diese Grafik zeigt Ihnen die aktuelle Auslastung Ihrer Fahrzeuge. Sie können dabei zwischen vier möglichen Parametern wählen: Nutzlast, Lademeter, Stellplätze und Volumen.
Dabei wird für die Berechnung zunächst die Gesamtkapazität Ihres Fuhrparks nach dem jeweiligen Kriterium berechnet. Das setzt natürlich voraus, dass Sie die Kapazitätsdaten im Fuhrparkstamm gepflegt haben. Gelöschte oder gesperrt Fuhrparkeinheiten werden nicht berücksichtigt.
Dann werden je Parameter die Werte aus den aktuell erstellten Verladungen gemäß Ihrer Disposition ermittelt und in Relation zur Kapazität gesetzt. Es wird also immer die Auslastung zum aktuellen Zeitpunkt dargestellt.
Grafik "Umsatz pro Fahrzeug"
Diese Grafik zeigt Ihnen den Umsatz Ihrer Fuhrparkeinheiten für den aktuellen Kalendermonat oder den Vormonat. Gezählt werden alle fakturierten Umsätze des ausgewählten Monats (also Berechnungssätze im Bereich Rechnung mit Status Rechnung und dem entsprechenden Leistungsdatum). Die Zuordnung zu einem Fahrzeug erfolgt über die Verladung und deren Aufträge.
Manuelle Zusatzabrechnungen, die sich auf einen bestimmten Auftrag beziehen werden ebenfalls zu den Umsätzen eines Auftrags und damit auch einer Fuhrparkeinheit hinzugezählt. Sie werden immer zum Leistungsdatum des Auftrags in der Auswertung angezeigt, selbst wenn die Zusatzabrechnung selbst zu einem anderen Leistungsmonat gehört.
Grafik "Ertrag pro Subunternehmer"
Diese Grafik zeigt Ihnen den Ertrag (Deckungsbeitrag), den Sie mit Verladungen von Frachtführern erwirtschaftet haben. Auch hier können Sie die Zahlen des aktuellen Monats oder den Vormonats aufrufen.
Gezählt werden alle fakturierten Kosten und Erlöse des ausgewählten Monats (also Berechnungssätze im Bereich Gutschrift bzw. im Bereich Rechnung mit Status Rechnung und dem entsprechenden Leistungsdatum). Die Zuordnung zu einem Frachtführer erfolgt über die Verladung und deren Aufträge.
Manuelle Zusatzabrechnungen, die sich auf einen bestimmten Auftrag beziehen werden ebenfalls zu den Umsätzen eines Auftrags und damit auch einem Frachtführer hinzugezählt. Sie werden immer zum Leistungsdatum des Auftrags in der Auswertung angezeigt, selbst wenn die Zusatzabrechnung selbst zu einem anderen Leistungsmonat gehört.
Kosten, Erlöse und Deckungsbeitrag
**Kosten:** Ausgehend von der Fuhrparkeinheit werden die zugehörigen Verladungen gesucht, deren Verladeende im Auswertungszeitraum liegt. Liegt eine mehrtägige Verladung über einem Monatswechsel, so werden ihre Daten vollständig dem Monat zugeschlagen, in dem sie endet. Zu diesen Verladungen werden die Kosten (Berechnungssätze im Bereich Gutschrift) addiert.
**Erlöse**: Über diese Verladungen werden dann die zugehörigen Aufträge mit ihren Erlösen selektiert. Auch Zusatzabrechnungen zu diesen Aufträgen werden zu den Erlösen addiert, jeweils zum Leistungsdatum des Auftrags.
**Deckungsbeitrag**: Differenz aus Erlösen und Kosten
**Beträge der Vorperiode:** Alle drei Kennzahlen werden auch für die Vorperiode ermittelt. Die Berechnung erfolgt analog allerdings mit dem gleich langen Zeitraum vor der Auswertungsperiode. Stellen Sie also z.B. zwei Wochen als Auswertungsperiode ein, so stellt die Vorperiode die zwei Wochen davor dar.
**Verteilung der Beträge bei Verladungen mit Gespann:** Wird eine Verladung mit einem Gespann aus ziehender Einheit und gezogener Einheit gefahren, so werden für die Auswertung Kosten, Erlöse und Deckungsbeitrag zu je 50% jeder der beiden Fuhrparkeinheiten zugeschlagen.
Touren, Einsatztage und Kilometer
**Gefahrene Touren**: Hier wir die Anzahl der Verladungen angegeben, die die Fuhrparkeinheit im Zeitraum gefahren hat.
**Einsatztage**: Anzahl der Tage, an denen die Verladungen liegen.
**Gefahrene Kilometer**: Summe alle Kilometer der gefundenen Verladungen im Zeitraum.
**Zahlen der Vorperiode:** Alle drei Kennzahlen werden auch für die Vorperiode ermittelt. Die Berechnung erfolgt analog allerdings mit dem gleich langen Zeitraum vor der Auswertungsperiode. Stellen Sie also z.B. zwei Wochen als Auswertungsperiode ein, so stellt die Vorperiode die zwei Wochen davor dar.
**Verladungen mit Gespann:** Wird eine Verladung mit einem Gespann aus ziehender Einheit und gezogener Einheit gefahren, so werden für die Auswertung die Touren, Einsatztage und Kilometer für jede der beiden Fuhrparkeinheiten in voller Höhe ausgewiesen - anders als bei Beträgen, die zwischen den Fuhrparkeinheiten aufgeteilt werden.