Interne Dokumente in der E-Akte ablegen
Jedes Dokument, das Sie in einem Programm innerhalb von COGITA erzeugen, wird automatisch in der E-Akte abgelegt.
Der Ablauf ist der folgende:
Zunächst erstellen Sie ganz normal Ihr digitales Dokument, also z.B. einen Speditionsauftrag zu einem Auftrag oder eine Gutschrift zu einer Verladung über den Button Dokument erstellen. Wie bisher auch, wird das Dokument als PDF-Datei in Ihrem Download-Ordner zur Verfügung festellt.
Zusätzlich entsteht nun im Hintergrund ein Eintrag in der E-Akte:
- Wird das Dokument erstmalig erstellt, so wird ein neuer Dokument-Datensatz angelegt
- Handelt es sich um einen Wiederholungsdruck, so wird zu dem bereits bestehenden Dokument-Datensatz eine neue Version erzeugt.
Da es sich bei den Reports "Rechnungsvorschau" und "Gutschriftsvorschau" nicht um endgültige Dokumente handelt, wird für diese nie ein Eintrag in der E-Akte erzeugt.
Für alle anderen Dokumente gilt:
- Der Dokumentname entspricht dem Dateinamen (ohne Dateiendung), also z.B. "Rechnung-REC-100"
- Der Dokumente-Datensatz hat den entsprechenden Dokumenttyp (also Transportauftrag, Speditionsauftrag, Verladepapier, Rechnung oder Gutschrift)
- Dokumentverweise werden automatisch gesetzt:
- Bei Rechnungen: Verweis zur Rechnung und zu allen enthaltenen Aufträgen
- Bei Gutschriften: Verweis zur Gutschrift und allen enthaltenen Verladungen
- Bei Speditionsauftrag: Verweis zu allen enthaltenen Aufträgen ODER allen enthaltenen Verladungen, je nachdem, ob der Druck zu einer selektierten menge an Aufträgen oder an Verladungen erzeugt wurde.
- Bei Transportauftrag: Verweis zur Verladung und ggfs. zu Aufträgen, falls der Transportauftrag zu einer bestimmten Auftragselektion erstellt wurde
- Bei Verladepapier: Verweis zur Verladung und ggfs. zu Aufträgen, falls das Verladepapier zu einer bestimmten Auftragselektion erstellt wurde
- Die erzeugte Datei ist als Dokumentversion hinterlegt.
Sie können den automatisch erzeugten Eintrag in der E-Akte aufrufen. Dazu können Sie entweder über das Menü über Kontrolle - Dokumente in die E-Akte (Dokumente-Research) verzweigen oder Sie können auch direkt aus dem Programm, in dem Sie grade das Dokument erzeugt haben, in die E-Akte springen. Verwenden Sie dazu den Button E-Akte, direkt neben dem Dokumente-Button.
Da es sich um interne Dokumente handelt, sind diese nicht bearbeitbar. Es könenn keine zusätzlichen Verweise hinzugefügt oder gesetzte Verweise entfernt werden. Es können auch nicht manuell weitere Dokumentversionen hinzugefügt werden.