Erinnerungsfunktion für Fuhrparktermine

Beschreibung des Prozesses

Für Lkw und Transporter gibt es wichtige Termine, die nicht vergessen werden sollten. Für Nutzfahrzeuge sind in regelmäßigen Abständen, je nach Ausstattung, Typ und Modell verschiedene gesetzliche Prüfungen gem.  StVZO, DGUV-Vorschriften, DIN usw. fällig. Fahrzeughalter und Disponenten sind  dafür verantwortlich, dass die eingesetzten Fahrzeugen den gesetzlichen Vorschriften entsprechen.

COGITA unterstützt Sie dabei, diese Termine im Blick zu behalten. Dazu ist nur zu tun:

1. Sie pflegen diese Termine für jede Fuhrparkeinheit.
2. Zu den erfassten Terminen setzen Sie sich bei Bedarf eine Erinnerungsfrist in Tagen.

Nun erhalten Sie zum gewünschten Termin eine Anzeige im Dispoplan.

Dieser Prozess betrifft also sowohl die Fuhrparkstammdaten, als auch die grafische Disposition.

Vorgehensweise

Um diesen Geschäftsvorfall abzubilden, gehen Sie bitte wie folgt vor:

Zunächst hinterlegen Sie alle wichtigen Termine in den Stammdaten Ihrer Fuhrparkeinheiten. Im Block Administrative Daten finden Sie jeweils dafür vorgesehene Terminfelder.

Hinter jedem Terminfeld steht ein Feld für die Erinnerungsfrist. Das Feld Erinnerung (Tage vorher) ist nicht editierbar, so lange kein Termin eingetragen ist. Haben Sie einen Termin erfasst, so ist dazu zugehörige Feld für die Erinnerungsfrist offen und Sie hinterlegen nur, wie viele Tage vor dem Termin Sie in COGITA daran erinnern werden möchten, diesen Termin einzuhalten (z.B. einen Termin für die TÜV-Hauptuntersuchung zu vereinbaren).

Möchten Sie zu einem Termin keine Erinnerung erhalten, so lassen Sie das Feld für die Erinnerungfrist einfach leer. Genügt Ihnen eine Erinnerung am Tag des Termins, so tragen Sie 0 Tage ein.

Damit ist schon alles erledigt. Wenn Sie nun Ihre tägliche Arbeit in der Disposition erledigen, so sehen Sie im Programm Grafische Disposition den Tab "Termine" rot umrandet, wenn es aktuelle Terminerinnerungen gibt. Entscheidend dafür ist der eingestellte Dispozeitrahmen. Liegt der Erinnerungszeitpunkt im eingestellten Dispozeitrahmen oder sogar davor, dann wird die Erinnerung angezeigt.

Beispiel: Die nächste TÜV-Hauptuntersuchung ist am 30.06.2025 und Sie möchten 4 Wochen vorher erinnert werden - also am 02.06.2025.

• Sie disponieren die aktuelle Kalenderwoche 26.05. bis 01.06.2025. Der Erinnerungstermin ist noch nicht erreicht. Sie sehen daher noch keinen Hinweis.
• In der nächsten Woche ist Ihr Dispozeitrahmen der 02.06. bis 06.06.2025. Nun liegt der Erinnerungstermin im Dispozeitrahmen und Sie erhalten den Hinweis auf den anstehenden Termin.

Anhand des Ampelsymbols sehen Sie sofort, wie dringend der Handlungsbedarf ist.

• grün: Liegt der eingetragene Termin noch jenseits Ihres Dispozeitrahmens, so zeigt die Ampel grün. Sie sollten sich also um den Termin kümmern, müssen aber keine Einschränkungen für Ihre aktuelle Disposition befürchten.
• gelb: Der eingetragene Termin liegt noch in der Zunkt, aber schon innerhalb Ihres Dispozeitrahmens. Es besteht also das Risiko, dass Sie ein Fahrzeug disponieren, dass zu dem Zeitpunkt der Tour nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
• rot: Der eingetragene Termin ist erreicht oder überschritten. Sie sollten also prüfen, ob nur vergessen wurde, den Termin zu aktualisieren oder umgehend die Erledigung dieses Termins einleiten.

Ist ein Termin erledigt (z.B. TÜV-Hauptuntersuchung ist erfolgt), so aktualisieren Sie am besten gleich den Termin in den Stammdaten auf den Fristablauf für die nächste Untersuchung.