Vorbereitende Einrichtung

Diese Dokumentation beschreibt, welche Arbeiten zu erledigen sind, bevor Sie mit COGITA arbeiten können.

Überblick Stammdaten

COGITA benötigt die folgenden Stammdaten zur Abbildung Ihrer Prozesse:

Diese Stammdaten sollten sinnvolerweise in der angegeben Reihenfolge erfasst werden. So stellen Sie sicher, dass Sie alle Daten zur Verfügung haben, wenn Sie sie brauchen und dass Sie nichts vergessen.

Bitte beachten Sie, dass Personaldaten und User nur durch einen Administrator angelegt werden dürfen.

Alle Programme sind in den nächsten Kapiteln detailliert beschrieben.

Personal

Die Anlage von Mitarbeitenden in der Personalverwaltung kann nur durch einen Administrator - also einen User mit der Rolle "Administrator" - erfolgen.

In COGITA legen Sie alle Mitarbeitenden an, deren Daten Sie in dieser Anwendung verwalten (z. B. Fahrer*innen) oder die selbst User von COGITA sind (z. B. Erfasser*innen). Die Anlage und Verwaltung Ihrer Mitarbeitenden führen Sie im Menü unter 
Stammdaten - Personal durch.

Es öffnet sich zunächst die Übersicht, in der Sie alle vorhandenen Mitarbeiter*innen tabellarisch aufgelistet finden. Lesen Sie die Tipps auf der Seite Suchfunktionen, um mehr über die Suche in der Übersicht zu erfahren.

Über die Buttons im oberen Teil können Sie Personal hinzufügen, bearbeiten oder löschen. Mit einer Eingabe im Suchfeld wird eine Filterung der Ergebnismenge durchgeführt.

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Über den Button Personal hinzufügen öffnen Sie die Personalanlage. Erfassen Sie die erforderlichen Daten und speichern Sie Ihre Eingabe.

Im oberen Block können Sie diverse persönliche Daten und Kontaktdaten zu Ihren Mitarbeiter*innen erfassen. Die Anwendertextfelder 1 - 3 stehen zur freien Eingabe zur Verfügung. 

Im Block oben rechts können pro Mitarbeiter*in eine oder mehrere Abteilungen zugeordnet werden. Klicken Sie dazu einfach die jeweiligen Abteilungen in der Auswahl an. Die ausgewählten Einträge werden farbig markiert und an den Anfang der Liste gestellt. Zum Abwählen eines Eintrags klicken Sie einfach erneut darauf.

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Im unteren Teil des Fensters können unter Fahrerdaten noch ergänzende Angaben zu den Mitarbeitenden hinterlegt werden, wenn es sich um Fahrpersonal handelt. Alls Datumsfelder können Sie auch mit Hilfe des Kalenders oder der Shortcuts (Tastaturkürzel) zur schnellen Eingabe eines Datums bedienen - siehe hierzu Umgang mit Datumsfeldern.

Vorhandene Datensätze können Sie über die entsprechenden Buttons in der Übersicht der Personalverwaltung bearbeiten oder löschen.
In der Übersichtstabelle wird angezeigt, welche Mitarbeiter*innen gelöscht wurden und nicht mehr zur Auswahl zur Verfügung stehen. Das Merkmal gelöscht ist nur bei Mitarbeiter*innen vorhanden, die auch als User angelegt wurden oder die schon einmal als Fahrpersonal einer Verladung zugeordnet worden sind. Möchten Sie einen Personaldatensatz löschen, der als fest zugehröriges Fahrpersonal einer Fuhrparkeinheit zugeordnet ist, müssen Sie diese Zuordnung vor dem Löschen erst aufheben.


Wird neu erfasstes Personal wieder gelöscht, ist es in der Übersichtstabelle nicht mehr vorhanden.

User

Die Anlage von Usern kann nur durch einen Administrator - also einen User mit der Rolle "Administrator" - erfolgen.

Im Auslieferungszustand enthält COGITA zwei User:

Um alle notwendigen User anzulegen, verschaffen Sie sich am besten erst einmal einen Überblick darüber, welche Ihrer Mitarbeitenden mit der Software arbeiten sollen und vergewissern Sie sich, dass diese in der Personalverwaltung angelegt sind. Vergeben Sie beim Anlegen der User die entsprechende Rolle.
Standardmäßig stehen Ihnen die Rollen "Administrator" und "Anwender" zur Verfügung.

Nun können Sie Ihre User erfassen.

Die Anlage und Verwaltung Ihrer User führen Sie im Menü unter Stammdaten - User durch.

Es öffnet sich zunächst die Übersicht, in der Sie alle vorhandenen User tabellarisch aufgelistet finden. Lesen Sie die Tipps auf der Seite Suchfunktionen, um mehr über die Suche in der Übersicht zu erfahren.

Über die Buttons im oberen Teil können Sie User hinzufügen, bearbeiten oder löschen. Mit einer Eingabe im Suchfeld wird eine Filterung der Ergebnismenge durchgeführt.

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Folgende Daten werden in der Tabelle angezeigt:

Die Bedeutung der Felder ist unten noch erläutert, soweit das erforderlich ist.

Über den Button User hinzufügen öffnen Sie die User-Anlage. Erfassen Sie die erforderlichen Daten und speichern Sie Ihre Eingabe. 


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Jetzt können sich die User mit ihrer E-mail-Adresse und ihrem Passwort am System anmelden.

Zusätzlich können Sie über die entsprechenden Buttons die User bearbeiten oder löschen.

Um zu vermeiden, dass sich einzelne User am System anmelden, können Sie diese sperren. Das ist z. B. sinnvoll, wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter die Aufgabe gewechselt oder die Firma verlassen hat und den User entsprechend nicht mehr verwenden darf. Klicken sie dazu in das Feld gesperrt. Diese Sperre können Sie nach Bedarf wieder aufheben.

Eine Sperre des Users über das Feld DB-Sperre erfolgt dagegen automatisch, wenn sich der User zu oft mit einem falschen Passwort anmeldet. Diese Sperre kann nur durch einen Administrator wieder aufgehiben werden. Dieses Feld ist zur Zeit noch ohne Funktion.

Wenn Sie User endgültig nicht mehr benötigen, dann können Sie diese über den Button User löschen entfernen. Wenn diese jedoch schon mit COGITA gearbeitet haben und in vorhandenen Datensätzen referenziert sind, dann ist das physische Entfernen des Datensatzes technisch nicht möglich, statt dessen wird dass Kennzeichen gelöscht vergeben. Um gelöschte User wieder zu aktivieren, wenden Sie sich bitte an unsere Serviceabteilung. Werden neu erfasste User wieder gelöscht, sind sie in der Übersichtstabelle nicht mehr vorhanden.

In der Übersichtstabelle können Sie sehen, welche User gesperrt oder gelöscht wurden und sich nicht mehr am System anmelden können.

Adressen

Adressen sind ein wichtiger Bestandteil Ihrer Daten. Im Auftrag benötigen Sie diese als Kundenadresse, ebenso wie als Be-/ Entladeadresse oder als abweichende Rechnungsadresse.

Die Anlage und Verwaltung Ihrer Adressen führen Sie im Menü unter Stammdaten - Adressen durch.

Es öffnet sich zunächst die Übersicht, in der Sie alle vorhandenen Adressen tabellarisch aufgelistet finden. 
Über die Buttons im oberen Teil können Sie Adressen hinzufügen, bearbeiten, kopieren oder löschen. 

Die zugehörigen Dokumente zu Ihren Adressen finden Sie in der E-Akte. Markieren Sie dafür die gewünschte Adresse und springen Sie mit dem Button E-Akte direkt in die Dokumenteverwaltung. Diese ist bereits so gefiltert, dass Sie alle Dokumente der markierten Adresse sehen.

Mit einer Eingabe im Suchfeld wird eine Filterung der Ergebnismenge durchgeführt. Lesen Sie die Tipps auf der Seite Suchfunktionen, um mehr über die Suche in der Übersicht zu erfahren.

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Folgende Daten werden in der Tabelle angezeigt:

Über den Button Adresse hinzufügen öffnen Sie die Adressanlage. Es stehen Ihnen zur Eingabe Ihrer Daten unterschiedliche Bereiche zur Verfügung.

Hauptadresse

Die Hauptadresse muss immer gefüllt sein und enthält die zentralen Daten zur Anschrift.

Die zentrale Bezeichnung aller Adressen ist ihr Matchcode, über den jede Adresse zu identifizieren ist. Diesen Matchcode können Sie individuell vergeben oder beim Speichern der Adresse automatisch bilden lassen. Er hilft Ihnen später, die Adresse schnell zu finden oder in Aufträgen zu verwenden.

Im Feld Name können Sie bis zu drei Zeilen erfassen, die Sie einfach mit Enter trennen.

Rechnungsadresse/ Postfachadresse

Über dem Matchcode-Feld finden Sie einen zweiten Reiter Rechnungsadresse. Verwenden Sie diesen Reiter, wenn Sie zu einer Adresse eine abweichende Rechnungsanschrift vergeben möchten. Dies kann auch eine Postfachadresse sein. Es stehen Ihnen hier grundsätzlich die gleichen Felder zur Verfügung und zusätzlich die Felder für eine Postfachadresse.

Der Matchcode und der Bereich Abrechnung unten bleibt immer gleich. Die Kontaktdaten im Bereich rechts können Sie jedoch für eine abweichende Rechnungsadresse separat erfassen.

Validierung / Geokoordinaten ermitteln

Bei der Eingabe von Länderkennzeichen, Postleitzahl und Ort werden Ihnen bereits vorhandene Orte aus Ihrer Ortsdatenbank vorgeschlagen oder Sie erfassen diese neu. Sind die Felder LKZ, PLZ und Ort eingegeben, wird Ihnen der ermittelte Standort mit den Geokoordinaten (Längengrad/Breitengrad) in der Karte rechts neben der Adresse angezeigt. Dieser wird immer detaillierter ermittelt, wenn Sie auch eine Straße und eine Hausnummer erfassen. Durch die Ermittlung von Geokoordinaten ist gleichzeitig sichergestellt, dass Sie nicht versehentlich ungültige Adressdaten (z. B. aufgrund von Rechtschreibfehlern) erfassen. Eine erfolgreiche Geokodierung auf Basis mindestens der Straßenangabe ist möglich. Eine Adresse kann aber auch ohne Hausnummer oder mit einer Hausnummer ohne Geokoordinaten gespeichert werden.

Wenn für Ihre erfassten Daten keine Koordinaten gefunden werden, so erhalten Sie eine Meldung. Das sollte nur in Ausnahmefällen vorkommen, ist aber nicht auszuschließen, vor allem in Neubaugebieten oder bei Adressen auf Flughafengelände, o.ä. Für diesen Fall können Sie die Geokoordinaten manuell über die Karte ermitteln. Hier gehen Sie wie folgt vor:

  1. Erfassen Sie die Adresse zunächst so genau wie möglich, so dass die Markierung auf der Karte möglichst in der Nähe des richtigen Punktes ist
  2. Stellen Sie dann den "Schieber" rechts über der Karte um auf "Erfassung ohne Abgleich". Der zulesetzt gefundene Punkt auf der Karte erscheint nun rot
  3. Zoomen Sie nun mit dem + so weit in die Karte hinein, dass Sie die korrekte Position der Adresse erkennen können. Idealerweise erkennen Sie das korrekte Gebäude/ Hausnummer. Klicken Sie auf den korrekten Punkt. Damit wird die Markierung auf diese Lokation gesetzt und die Geokoordinaten für diesen Punkt ermittelt.
  4. Kontrollieren Sie noch einmal die kompeltte Adresse. Wenn nötig können Sie nun auch Ortsnamen oder Straßennamen erfassen, die das hinterlegte Kartenwerk eigentlich nicht kennt.
  5. Nun können Sie die Adresse speichern.

Bitte beachten Sie, dass Sie bei jeder Änderung der Daten in den Feldern LKZ, PLZ, Ort, Straße und Hausnummer die Validierung gegen das Kartenwerk erneut anstoßen, wenn der Schieberegler nicht umgestellt ist auf "Erfassung ohne Abgleich".


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Im Bereich Kontaktdaten können Sie die zentralen Daten, z. B. Telefonnummer und E-Mail-Adresse, hinterlegen.
Zusätzlich können beliebig viele Ansprechpartner aus verschiedenen Abteilungen zu der Adresse erfasst werden.

Im Bereich Abrechnung erfassen Sie alle Zahlungsinformationen des Kunden. Diese werden für eine spätere Rechnungsstellung benötigt.

Für Ihre Debitoren erfassen Sie hier die Debitorennummer, für Ihre Kreditoren die Kreditorennummer. Sobald eines dieser Felder gefüllt ist, wird das Feld Währung zum Pflichtfeld. Bei gewerblichen Kunden müssen zusätzlich die Umsatzsteuer-Id-Nummer oder die Steuernummer gepflegt sein. Außerdem können Sie für Ihre Geschäftspartner Zahlungsbedingungen hinterlegen, die als Text auf Rechnungen und Gutschriften gedruckt werden.

Zentral für die Abrechnung mit Ihren Geschäftspartnern sind die vereinbarten Konditionen. In der Adresse des Geschäftspartners steht Ihnen jeweils ein Feld zur Hinterlegung der Kondition für eine kreditorische Abrechnung und für eine debitorische Abrechnung zur Verfügung. Mehr zur Erstellung und Verwendung von Konditionen finden Sie im Abschnitt Konditionierung.

Wenn Sie mit Ihren Kunden oder Frachtführern die Abrechnung über Eingangsbelege vereinbart haben, dann hinterlegen Sie der Adresse diese Information über die Checkbox "Eingangsbelegverfahren". Sobald dies aktiviert ist, erscheinen zusätzlich zwei Datumsfelder, in denen Sie Beginn und Ende des Zeitraums hinterlegen, für den das Eingangsbelegverfahren vereinbart ist. Sie werden dann bei der Erstellung von normalen Rechnungen oder Gutschriften von COGITA darauf hingewiesen, dass mit diesem Geschäftspartner eigentlich Eingangsbelege vereinbart sind.

Neben dem Bereich Abrechnung finden Sie den Reiter Sonstige Daten. Hier können Sie verschiedene E-Mail-Adresse eintragen, an die aus COGITA automatisch Dokumente für diesen Geschäftspartner gesendet werden sollen. Mehr dazufinden Sie auf der Seite Dokument-Datensätze öffnen und bearbeiten

Neben dem Tab für Sonstige Daten steht noch der Reiter Unternehmensdaten. Hier finden Sie verschiedene Daten, die zum Beispiel auf Druckberichten (Rechnungen, etc.) angegeben werden. Vorgesehen sind hier derzeit die Handelsregisternummer, das Registergericht und der Geschäftsführer laut Handelsregister.


Zusätzlich können Sie über die entsprechenden Buttons die Adressen bearbeiten, kopieren oder löschen.
Um zu vermeiden, dass einzelne Adressen weiterhin genutzt werden, können diese bei der Adressenbearbeitung durch das Merkmal gesperrt gekennzeichnet werden. Diese Sperre können Sie ebenfalls wieder aufheben.

In der Übersichtstabelle wird angezeigt, welche Adressen gesperrt oder gelöscht wurden und nicht mehr in der Auftragserfassung zur Verfügung stehen. Das Merkmal gelöscht ist nur bei Adressen vorhanden, die schon einmal in einem Auftrag hinterlegt wurden.
Werden neu erfasste Adressen wieder gelöscht, sind sie in der Übersichtstabelle nicht mehr vorhanden.

Ortsdaten

Geprüfte Ortsdaten sind eine wichtige Voraussetzung für eine gute Adressqualität.

Bei der manuellen Adressanlage in COGITA werden die Ortsdaten beim speichern geprüft. Somit werden nur valide Kombinationen aus Länderkennzeichen, Postleitzahl und Ort in der Datenbank gespeichert.

Mit jedem neu gespeicherten Ort wächst Ihre eigene Ortsdatenbank in COGITA.

Es ist auch möglich, bereits in Ihrem Adressenstamm aus dem Altsystem verwendete Orte, bzw. Kombinationen aus Länderkennzeichen, Postleitzahl und Ort, in die COGITA-Datenbank zu übernehmen.

Fuhrpark

Für die Disposition benötigen Sie einen Fuhrpark.

Die Anlage und Verwaltung Ihres Fuhrparks führen Sie im Menü unter Stammdaten - Fuhrpark durch. Es öffnet sich zunächst die Übersicht, in der Sie alle vorhandenen Fuhrparkeinheiten tabellarisch aufgelistet finden. Sie können Ihre Fuhrparkeinheiten mit einer bei Ihnen gängigen Bezeichnung erfassen, dem sogenannten Fuhrparkcode.

Über die Buttons im oberen Teil können Sie Fuhrparkeinheiten hinzufügen, bearbeiten, kopieren oder löschen. 

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Die zugehörigen Dokumente zu Ihren Fuhrparkeinheiten finden Sie in der E-Akte. Markieren Sie dafür die gewünschte Fuhrparkeinheit und springen Sie mit dem Button E-Akte direkt in die Dokumenteverwaltung. Diese ist bereits so gefiltert, dass Sie alle Dokumente der markierten Fuhrparkeinheit sehen.

Mit einer Eingabe im Suchfeld wird eine Filterung der Ergebnismenge durchgeführt. Lesen Sie die Tipps auf der Seite Suchfunktionen, um mehr über die Suche in der Übersicht zu erfahren.

Über den Button Fahrzeug hinzufügen öffnen Sie die Fuhrpark-Anlage. Es stehen Ihnen zur Eingabe Ihrer Daten, unterschiedliche Bereiche zur Verfügung.

Fuhrpark Daten
Hier vergeben Sie einen Fuhrparkcode und hinterlegen unter anderem das Kennzeichen und den Fahrzeugtyp.

Bei Bedarf können Soe zu Ihrer Fuhrparkeinheit noch einen Aufbautyp und eine zweite, fest zugeordnete Fuhrparkeinheit festlegen, um ein festes Gespann zu definieren. Bitte beachten Sie, dass die jeweilige Auswahl je nach Fahrzeugtyp Ihrer Fuhrparkeinheit beschränkt ist. So können Sie z.B. für eine Sattelzugmaschine keinen Aufbau festlegen und als zugehörige Einheit nur solche mit Fahrzeugtyp Sattelauflieger auswählen.

Jeder Fuhrparkeinheit können verschiedene Ausrüstungs-/ Zubehörmerkmale zugeordnet werden. Klicken Sie dazu einfach die jeweiligen Merkmale in der Auswahl rechts an. Die ausgewählten Einträge werden farbig markiert und an den Anfang der Liste gestellt. Zum Abwählen eines Eintrags klicken Sie einfach erneut darauf. 

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Technische Daten
Die technischen Daten enthalten z. B. das zulässige Gesamtgewicht und die Innenmaße der Fuhrparkeinheit. Hier pflegen Sie auch den CO2-Faktor Ihrer Fuhrparkeinheit, den Sie für eine CO2-Auswertung brauchen. Lesen Sie mehr dazu auf der Seite CO2-Auswertung

Administrative Daten
Den Eigentümer der Fuhrparkeinheit wählen Sie aus den zuvor erfassten Adressen aus. Es können noch zusätzliche administrative Daten erfasst werden.

In diesem Bereich erfassen Sie außerdem wichtige Termine für Ihre Fuhrparkeinheit, z.B. die nächste TÜV-Hauptuntersuchung. Sobald Sie in eines der Terminfelder einen Eintrag machen, können Sie optional rechts daneben eine Erinnerungsfrist in Tagen erfassen, um im Zuge der Disposition an diesen Termin erinnert zu werden. Lesen Sie mehr dazu auf der Seite Erinnerungsfunktion für Fuhrparktermine.

Haben Sie alle erforderlichen Daten erfasst, speichern Sie Ihre Eingabe.

Für bereits bestehende Fuhrparkeinheiten, stehen Ihnen die folgenden Funktionalitäten zur Verfügung:

Fahrzeug bearbeiten

Wenn Sie über den Button Fahrzeug bearbeiten eine bestehende Fuhrparkeinheit verändert möchten, stehen Ihnen die gleichen Felder zur Verfügung. Um zu vermeiden, dass einzelne Fuhrparkeinheiten weiterhin genutzt werden, können diese bei der Bearbeitung durch das Merkmal "gesperrt" gekennzeichnet werden. Diese Sperre können Sie gegebenenfalls wieder aufheben. Eine Sperre bewirkt unter anderem, dass diese Fuhrparkeinheit in der Disposition nicht zur Verfgügung steht.

Fahrzeug kopieren

Mit dem Button Fahrzeug kopieren können Sie eine im Reasearch markierte Fuhrparkeinheit kopieren. In eine kopierte Fuhrparkeinheit werden nur der Fuhrpark-/Aufbautyp, der Eigentümer und die technischen Daten übernommen. 
Alle anderen Daten müssen manuell ergänzt werden.

Fahrzeug löschen

Über Fahrzeug löschen können Sie eine ausgewählte Fuhrparkeinheit löschen. In der Übersichtstabelle wird angezeigt, welche Fuhrparkeinheiten gelöscht wurden und nicht mehr zur Disposition zur Verfügung stehen. Das Merkmal gelöscht ist nur bei Fuhrparkeinheiten vorhanden, die schon einmal in einer Verladung hinterlegt wurden.
Werden neu erfasste Fuhrparkeinheiten wieder gelöscht, sind sie in der Übersichtstabelle nicht mehr vorhanden.

Wenn Sie eine Fuhrparkeinheit löschen möchten, die einem anderen Fahrzeug zugeordnet ist (festes Gespann), dann müssen Sie diese Zuordnung vor dem Löschen erst aufheben.

Zählerkreise

Eine kleine, aber notwendige Vorarbeit ist die Definition der Zählerkreise.

Hier können Sie festlegen, welche Nummernkreise für die verschiedenen zu vergebenden Nummern verwendet werden sollen. Automatisch generierte Nummern sind die Auftragsnummer, die Rechnungs-/Gutschriftsnummer und die Verladenummer.

Die Anlage und Verwaltung Ihrer Zählerkreise führen Sie im Menü unter Stammdaten - Zählerkreis durch.

Dieses Programm ist aufgrund seines geringen Umfangs nicht in Verwaltung und Bearbeitung unterteilt. 
Um einen Zähler anzulegen oder zu ändern, wählen Sie den Typ aus der Zählerliste aus. Es stehen die Typen Auftrag, Rechnung, Gutschrift und Verladung zur Verfügung.

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Der Zählerkreis legt fest, nach welchen Kriterien "Nummern" in den verschiedenen Programmen gebildet werden, z. B. eine Auftragsnummer oder Rechnungsnummer. Für jeden Typ kann im Bereich Zählerdaten ein Minimum, Maximum, Zählerstand, Präfix und Pattern definiert werden.  
Beispiel für die Anlage eines Zählers für Auftragsnummern:

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Ergebnis:

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Das Präfix wird immer vor die Nummer gesetzt. Das Pattern gibt an, aus wie viel Stellen die Nummer besteht. Wird gemäß Zählerstand die angegebene Anzahl Stellen nicht erreicht, werden Nullen vorangestellt.

Sachkonten und Leistungsarten

Für die Abrechnung und Übergabe der Abrechnungsdaten an Ihre Buchhaltung ist es erforderlich, dass zu jeder abgerechneten Leistung ein Sachkonto ermittelt wird.

Der Zusammenhang ist ganz einfach:

  1. Sie erfassen Ihre Erlöse im Auftrag, also z. B. den Frachtpreis und weitere Nebengebühren. Ebenso hinterlegen Sie ggfs. eine Pauschalfracht für einen Frachtführer im Auftrag
  2. Hinter jeder dieser Eingaben steht in COGITA eine fest definierte Leistungsart.
  3. Jeder dieser Leistungsarten können Sie das in Ihrer Buchhaltung verwendete Sachkonto zuweisen.

Bevor Sie die Abrechnung mit COGITA starten, sollten Sie also die benötigten Sachkonten aus Ihrer Buchhaltung auch in COGITA anlegen und anschließend diese Sachkonten mit den existierenden Leistungsarten verknüpfen.

Lesen Sie dazu die Details auf den Seiten Sachkonten und Leistungsarten.