Manuelle Rechnungechnungen/ Zusatzabrechnung
Normalerweise erstellen Sie Rechnungen und Gutschriften automatisch anhand der Auftrags- bzw. Verladungsinformationen.
Es kann aber Gründe geben, eine Rechnung oder Gutschrift manuell zu erzeugen, Zum Beispiel für nachträgliche Korrekturen, Rabatte oder Sonderleistungen. Solche manuell erzeugten Rechnungen können sich auf einen Auftrag beziehen, müssen es aber nicht. Zur Abbildung dieser Situation steht Ihnen in COGITA die Funktion "Zusatzabrechnung" zur Verfügung.
Eine Zusatzabrechnung erstellen Sie aus dem Berechnungsatzresearch heraus über den Manüpfad Abrechnung - Berechnungssatzresearch.
Zusatzabrechnung erstellen
Hier können Sie über den Button "Zusatzabrechnung erstellen" (Icon +) einen neuen Berechnungsatz manuell anlegen, der die Basis für Ihre manuelle Rechnung - genau gesagt eine manuelle Rechnungsposition - bildet.
Es öffnet sich die Erfassungsmaske für Zusatzabrechnungen. Hier füllen Sie zunächst die Kopfdaten:
- Matchcode/ Geschäftspartner Name: wählen Sie den Geschäftspartner - also den zukünftigen Belegempfänger - über den Matchcode oder den Namen aus
- Leistungsdatum
- Bereich: Wählen Sie den Bereich Rechnung (debitorisch) oder Gutschrift (kreditorisch) aus.
Optional können Sie in den Kopfdaten einen Auftrag hinterlegen, zu dem die Zusatzabrechnung gehören soll. Dabei muss der Geschäftspartner der Zusatzabrechnung nicht zwingend auch Geschäftspartner des Auftrags sein.
Ebenfalls optional können Sie im Feld Grund/Hinweis erklärende Hinweise zum Hintergrund der Zusatzabrechnung erfassen.
Die Währung der Zusatzabrechnung wird aus den Adressstammdaten des Geschäftspartners gelesen. Der Status ist bei der Erfassung immer "bewertet".
Anschließend erfassen Sie mindestens eine Positionszeile mit Leistungsart, Positionstext und Betrag. Der Positionstext wird später auf dem Beleg angedruckt.
Speichern Sie Ihre Eingaben. Sie haben damit einen Berechnungssatz erzeugt, also eine künftige Rechnungsposition. Zur Finalisierung der Abrechnung müssen Sie diesen Berechnungssatz noch auf einen Beleg bringen.
Zusatzabrechnung fakturieren
Um einen Berechnungssatz tatsächlich zur Abrechnung zu bringen, wird er einem Beleg zugeordnet. Dazu können Sie ganz einfach im Berechnungsatzresearch den Datensatzmarkieren und über den Button Belege den gewünschten Beleg auswählen. Damit wird die Fakturierung angestoßen mit den Schritten