Abrechnen in COGITA

Ihre Leistungen in COGITA abzurechnen ist ganz einfach.

Bereits im Auftrag haben Sie die wichtigen kaufmännischen Daten erfasst:

• über Versender, Empfänger und Frankatur haben Sie den Rechnungsempfänger bestimmt. Wenn die Rechnung an eine abweichende Rechnungsadresse gehen soll, dann können Sie diese bei der jeweiligen Adresse über den Reiter Rechnungsadresse hinterlegen.
• im Bereich Controlling haben Sie die Beträge für Ihre Leistungen für die Kundenabrechnung erfasst.
• im Bereich Express-Disposition ist die Vergütung für Ihren Frachtführer als Pauschalfracht hinterlegt

Bitte stellen Sie auch sicher, dass dem Rechnungsempfänger die notwendigen Abrechnungsinformationen in der Adressenverwaltung hinterlegt sind.

Kundenabrechnung erstellen

Eine Einzelrechnung für einen Auftrag erstellen Sie direkt aus dem Auftrag heraus oder aus dem Auftragsresearch. Markieren Sie hier den gewünschten Auftrag und wählen Sie über den Button Dokumente den Beleg Rechnung aus.

Im Auftragsresearch können Sie auch mehrere Aufträge für denselben Rechnungsempfänger selektieren und den Beleg Kunde Sammelrechnung auswählen. Bitte achten Sie darauf, dass alle Aufträge zur selben Abrechnungsperiode gehören müssen.

Der Beleg wird Ihnen direkt in einem separaten Fenster angezeigt.

Der Rechnungsempfänger ermittelt sich gemäß der Frankatur. Das Leistungsdatum entspricht dem Entladedatum, alternativ dem Beladedatum. Sind beide Daten unbekannt, wird das Erfassungdatum des Auftrags als Leistungsdateum angegeben.

Frachtführerabrechnung erstellen

Analog estellen Sie auch die Frachtführerabrechnung: Wählen Sie den abzurechnenden Auftrag im Research aus und wählen Sie unter Dokumente den Beleg Gutschrift aus.

Plausibilitätsprüfungen während der Abrechnung

Bei der Erstellung einer Rechnung oder Gutschrift wird geprüft, ob die notwendigen Abrechnungsinformationen hinterlegt sind.

Mehrwertsteuerberechnung und Sachkontenfindung

Mit Erstellen des Belegs werden automatisch die notwendigen Datensätze für die Abrechnung angelegt. Im Hintergrund erfolgt automatisch die Mehrwertsteuerberechung, sowie die Sachkontenfindung für die spätere Übergabe der Daten an Ihr Buchhaltungssystem. Für die Sachkontenfindung ist es notwendig, diese vorher korrekt zu definieren. Dafür steht Ihnen die Sachkontenverwaltung zur Verfügung, sowie die Möglichkeit, die Zuordnung von Leistungsarten zu Sachkonten festzulegen.

Rechnungen verwalten

Haben Sie erfolgreich Ihre Rechnungen und Gutschriften erstellt, können Sie diese im Rechnungsresearch wieder suchen und aufrufen, können die Belege dazu anzeigen und eine Rechnung oder Gutschrift stornieren bzw. vorläufige Belege löschen.

Daten an die Buchhaltung übergeben

Schließlich können Sie Ihre Rechnungen und Gutschriften an die Buchhaltung übergeben. Hierzu suchen und markieren Sie alle gewünschten Datensätze im Rechungsresearch und wählen den Button DATEV-Datei erzeugen.