Doku Test Birgit
Personal und User anlegen
(Die Anlage von Personal und Usern kann nur durch einen Admin erfolgen)
Personal
In COGITA legen Sie alle Mitarbeitenden an, deren Daten Sie in COGITA verwalten (z.B. Fahrer*innen) oder die selbst User von COGITA sind (z.B. Erfasser*innen). Die Anlage und Verwaltung Ihrer Mitarbeitenden führen Sie im Menü unter
Stammdaten - Personal durch.
Es öffnet sich zunächst die Übersicht, in der Sie alle vorhandenen Mitarbeiter*innen tabellarisch aufgelistet finden.
Folgende Daten werden in der Tabelle angezeigt:
Personalnummer, Geschlecht, Anrede, Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Beschäftigungsart, Abteilung, gelöscht
Über den Button mit dem + Personal hinzufügen öffnen Sie die Personalanlage. Erfassen Sie die erforderlichen Daten und speichern Sie Ihre Eingabe. Die Anwendertextfelder 1 - 3 stehen zur freien Eingabe zur Verfügung.
Sie können pro Mitarbeiter*in eine oder mehrere Abteilungen zuordnen. Klicken Sie dazu einfach die jeweiligen Abteilungen in der Auswahl rechts an. Die ausgewählten Einträge werden farbig markiert und an den Anfang der Liste gestellt. Zum Abwählen eines Eintrags klicken Sie einfach erneut darauf.
Im unteren Teil des Fensters können unter Fahrerdaten noch ergänzende Angaben zu den Mitarbeitenden hinterlegt werden, wenn es sich um Fahrpersonal handelt.
Zusätzlich können Sie über die entsprechenden Button, Personal bearbeiten oder löschen.
In der Übersichtstabelle wird angezeigt, welche Mitarbeiter*Innen gelöscht wurden und nicht mehr zur Auswahl zur Verfügung stehen. Das Merkmal gelöscht ist nur bei Mitarbeiter*Innen vorhanden, die auch als User angelegt wurden oder die schon einmal als Fahrpersonal einer Fuhrparkeinheit zugeordnet worden sind.
Wird neu erfasstes Personal wieder gelöscht, ist es in der Übersichtstabelle nicht mehr vorhanden.
User
Im Auslieferungszustand enthält COGITA zwei User:
- den User "Admin", der als Systemadministrator alle Rechte hat und mit dem Sie sich weiteres Personal oder User anlegen können.
- den User "wds", der für Fernwartung durch Weber Data Service reserviert ist
Um alle notwendigen User anzulegen, verschaffen Sie sich am besten erst einmal einen Überblick darüber, welche Ihrer Mitarbeitenden im Unternehmen mit der Software arbeiten sollen und in welcher Rolle.
Standardmäßig stehen Ihnen die Rollen "Admin" und "Anwender" zur Verfügung.
Nun können Sie Ihre User erfassen.
Die Anlage und Verwaltung Ihrer User führen Sie im Menü unter Stammdaten - User durch.
Es öffnet sich zunächst die Übersicht, in der Sie alle vorhandenen User tabellarisch aufgelistet finden.
Folgende Daten werden in der Tabelle angezeigt:
User ID, User Name, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, DB Sperre, gesperrt, gelöscht
Fertig.
Jetzt können sich die User mit ihrem Usernamen und Passwort am System anmelden.
Bei der Vergabe des Passwortes gibt es bisher keine Regeln.
Zusätzlich können Sie über die entsprechenden Button, User bearbeiten oder löschen.
Um zu vermeiden, dass sich einzelne User am System anmelden, können Sie diese sperren. Klicken sie dazu in das Feld gesperrt. Diese Sperre können Sie ebenfalls wieder aufheben.
Die DB Sperre wird bei Falscheingabe des Passwortes durchgeführt und kann nur durch einen Admin wieder entfernt werden.
In der Übersichtstabelle können Sie sehen, welche User gesperrt oder gelöscht wurden und sich nicht mehr am System anmelden können. Das Merkmal gelöscht ist nur bei Usern vorhanden, die schon mit dem System gearbeitet haben z.B. Rechnungen erstellt.
Um gelöschte User wieder zu aktivieren, wenden Sie sich bitte an unsere Serviceabteilung.
Werden neu erfasste User wieder gelöscht, sind sie in der Übersichtstabelle nicht mehr vorhanden.
Was bisher vorhanden war
Personal
In COGITA legen Sie alle Mitarbeitenden an, deren Daten Sie in COGITA verwalten (z.B. Fahrer*innen) oder die selbst User von COGITA sind (z.B. Erfasser*innen). Die Anlage und Verwaltung Ihrer Mitarbeitenden erledigen Sie im Programm Personalmanagement.
Das Personalmanagement öffnen Sie im Menü unter Stammdaten - Personal.
Es öffnet sich zunächst die Übersicht, in der Sie alle vorhandenen Mitarbeiter*innen tabellarisch aufgelistet finden.
Über den Button Personal hinzufügen öffnen Sie die Personalanlage. Erfassen Sie die erforderlichen Daten und speichern Sie Ihre Eingabe. Zusätzlich können Sie über die entsprechenden Button, Personal bearbeiten oder löschen.
User
Im Auslieferungszustand enthält COGITA zwei User:
- den User "Admin", der als Systemadministrator alle Rechte hat und mit dem Sie sich weitere User anlegen können.
- den User "wds", der für Fernwartung durch Weber Data Service reserviert ist
Um alle notwendigen User anzulegen, verschaffen Sie sich am besten erst einmal einen Überblick: Welche Ihrer Mitarbeitenden im Unternehmen sollen mit der Software arbeiten und in welcher Rolle.
Standardmäßig stehen Ihnen die Rollen "Admin" und "Anwender" zur Verfügung.
Nun können Sie Ihre User erfassen.
Das Usermanagement öffnen Sie im Menü unter Stammdaten - User.
Es öffnet sich zunächst die Übersicht, in der Sie alle vorhandenen Benutzer tabellarisch aufgelistet finden. Über den Button User hinzufügen öffnen Sie die Benutzeranlage. Erfassen Sie die erforderlichen Daten und speichern Sie Ihre Eingabe.
Fertig.
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Fuhrpark anlegen
Für die Disposition benötigen Sie einen Fuhrpark.
Die Anlage und Verwaltung Ihres Fuhrparks führen Sie im Menü unter Stammdaten - Fuhrpark durch.
Es öffnet sich zunächst die Übersicht, in der Sie alle vorhandenen Fuhrparkeinheiten tabellarisch aufgelistet finden.
Über die Buttons im oberen Teil können Sie Fuhrparkeinheiten hinzufügen, bearbeiten, kopieren oder löschen. Mit einer Eingabe im Suchfeld wird eine Filterung der Ergebnismenge durchgeführt.
Folgende Daten werden in der Tabelle angezeigt:
Fuhrparkcode, Kennzeichen, Eigentümer, Fahrzeugtyp, Aufbautyp, zugehöriges Fahrpersonal, zul. Gesamtgewicht, Lademeter ,gelöscht
Technische Daten
Die technischen Daten enthalten z.B. das zulässige Gesamtgewicht und die Innenmaße der Fuhrparkeinheit.
Administrative Daten
Den Eigentümer der Fuhrparkeinheit wählen sie aus den zuvor erfassten Adressen aus. Bei der Eingabe eines Buchstabens oder einer Zahl öffnet sich eine Auswahlliste. Mit Klick auf die gewünschte Adresse wird diese in das Eingabefeld übernommen.
Es können noch zusätzliche Angaben, wie z.B. das Datum der nächsten Hauptuntersuchung, gemacht werden.
Kaufmännische Daten
(Noch keine Funktionalität oder Eingabe möglich)
Haben Sie alle erforderlichen Daten erfasst, speichern Sie Ihre Eingabe.
Zusätzlich können Sie über die entsprechenden Buttons die Fuhrparkeinheiten bearbeiten, kopieren oder löschen.
In eine kopierte Fuhrparkeinheit werden nur der Fuhrpark-/Aufbautyp, der Eigentümer und die technischen Daten übernommen.
Alle anderen Daten müssen manuell angelegt werden.
In der Übersichtstabelle wird angezeigt, welche Fuhrparkeinheiten gelöscht wurden und nicht mehr zur Disposition zur Verfügung stehen. Das Merkmal gelöscht ist nur bei Fuhrparkeinheiten vorhanden, die schon einmal in einem Auftrag hinterlegt wurden.
Werden neu erfasste Fuhrparkeinheiten wieder gelöscht, sind sie in der Übersichtstabelle nicht mehr vorhanden.
Was bisher vorhanden war
Für die Disposition benötigen Sie Ihren Fuhrpark im Programm.
Sie können Ihre Fuhrparkeinheiten mit einer bei Ihnen gängigen Bezeichnung erfassen, dem so genannten Fuhrparkcode. So finden sich die User schnell in den Daten zurecht. Die Anlage und Verwaltung Ihres Fuhrparks erledigen Sie im Menü unter
Stammdaten - Fuhrpark.
Es öffnet sich zunächst die Übersicht, in der Sie alle vorhandenen Fuhrparkeinheiten tabellarisch aufgelistet finden. Über den Button Fuhrpark hinzufügen öffnen Sie die Fuhrparkanlage. Erfassen Sie die erforderlichen Daten und speichern Sie Ihre Eingabe. Zusätzlich können Sie über die entsprechenden Button, Fuhrparkeinheiten bearbeiten, kopieren oder löschen.
In der Übersichtstabelle können Sie sehen, welche Fuhrparkeinheiten gelöscht sind und nicht mehr zur Auswahl zur Verfügung stehen.
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Adressen anlegen
Adressen sind ein wichtiger Bestandteil Ihrer Daten. Sie benötigen Adressen im Auftrag als Kundenadresse, ebenso wie als Be-/ Entladeadresse oder als abweichende Rechnungsadresse.
Je nachdem, wie umfangreich Ihr Adressenstamm ist, ist die Vorbereitung und Erfassung der Adressen eine recht umfangreiche Aufgabe. Sollte also nicht ein automatischer Import geplant sein, so ist es empfehlenswert, frühzeitig mit der Erfassung von Adressen anzufangen. Vielleicht möchten Sie auch die Gelegenheit nutzen, in Ihren Adressen etwas "aufzuräumen" und Korrekturen vorzunehmen, so dass Sie in COGITA mit einem sauberen und korrekten Adressenstamm an den Start gehen.
Die Anlage und Verwaltung Ihrer Adressen führen Sie im Menü unter Stammdaten - Adressen durch.
Es öffnet sich zunächst die Übersicht, in der Sie alle vorhandenen Adressen tabellarisch aufgelistet finden.
Über die Buttons im oberen Teil können Sie Adressen hinzufügen, bearbeiten, kopieren oder löschen. Mit einer Eingabe im Suchfeld wird eine Filterung der Ergebnismenge durchgeführt.
Folgende Daten werden in der Tabelle angezeigt:
Matchcode, Name, Straße, Nummer, LKZ, PLZ, Ort, gesperrt, gelöscht, Adresskategorie
Über den Button mit dem + Adresse hinzufügen öffnen Sie die Adressanlage. Es stehen Ihnen zur Eingabe Ihrer Daten, unterschiedliche Bereiche mit verschiedenen Reitern zur Verfügung.
Die zentrale Bezeichnung aller Adressen ist ihr Matchcode, über den jede Adresse zu identifizieren ist. Diesen Matchcode können Sie individuell vergeben oder beim Speichern der Adresse automatisch bilden lassen. Er hilft Ihnen später, die Adresse schnell zu finden oder in Aufträgen zu verwenden.
Sind die Felder LKZ, PLZ, Ort, Straße und Hausnummer eingegeben, wird Ihnen der genaue Standort der Adresse, mit den Geokoordinaten (Langengrad/Breitengrad), in der Karte rechts neben der Adresse angezeigt.
Im Bereich Kontaktdaten können sie die zentralen Daten z.B. Telefonnummer und E-Mail-Adresse hinterlegen.
Zusätzlich können beliebig viele Ansprechpartner aus verschiedenen Abteilungen zu der Adresse erfasst werden.
ZuUnter jederdem AdresseReiter könnenAbrechnung erfassen Sie alle Zahlungsinformationen des Kunden. diese werden für eine Vielzahlspätere vonRechnungsstellung Merkmalenbenötigt.
Die unterReiter denKonditionen, entsprechendenAufträge Reiternund erfasstStandards werden.für DieseAuftragserfassung könnensind Siezur aufZeit der entsprechendennoch Seiteohne derFunktion.
nachlesen.
Zusätzlich können Sie über die entsprechenden Button, Adressen bearbeiten, kopieren oder löschen.
Um zu vermeiden, dass einzelne Adressen weiterhin genutzt werden, können diese bei der Adressenbearbeitung, durch das Merkmal gesperrt, gekennzeichnet werden. Diese Sperre können Sie ebenfalls wieder aufheben.
In der Übersichtstabelle können Sie sehen, welche Adressen gesperrt oder gelöscht wurden und nicht mehr zur Auswahl zur Verfügung stehen. Das Merkmal gelöscht ist nur bei Adressen vorhanden, die schon einmal in einem Auftrag hinterlegt wurden.
Werden neu erfasste Adressen wieder gelöscht, sind sie in der Übersichtstabelle nicht mehr vorhanden.
Was bisher vorhanden war
Adressen sind natürlich ein wichtiger Bestandteil Ihrer Daten. Sie benötigen Adressen im Auftrag als Kundenadresse, ebenso wie als Be- oder Entladeadresse oder vielleicht als abweichende Rechnungsadresse.
Je nachdem, wie umfangreich Ihr Adressenstamm ist, ist die Vorbereitung und Erfassung der Adressen eine recht umfangreiche Aufgabe. Sollte also nicht ein automatischer Import geplant sein, so ist es empfehlenswert, frühzeitig mit der Erfassung von Adressen anzufangen. Vielleicht möchten Sie auch die Gelegenheit nutzen, in Ihren Adressen etwas "aufzuräumen" und Korrekturen vorzunehmen, so dass Sie in COGITA mit einem sauberen und korrekten Adressenstamm an den Start gehen.
Das Adressmanagement öffnen Sie im Menü unter Stammdaten - Adressen.
Es öffnet sich zunächst die Übersicht, in der Sie alle Adressen tabellarisch aufgelistet finden und über die Sie vorhandene Adressen bearbeiten und Neue erfassen können.
Die zentrale Bezeichnung aller Adressen ist ihr Matchcode, über den jede Adresse zu identifizieren ist. Er wird bei der Erfassung automatisch gebildet und hilft Ihnen später, die Adresse schnell zu finden oder in Aufträgen zu verwenden.
Zu jeder Adresse können Sie eine Vielzahl von Merkmalen erfassen, die Sie auf der entsprechenden Seite der Dokumentation nachlesen können.
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Zählerkreise definieren
Was bisher vorhanden war
Eine kleine, aber notwendige Vorarbeit ist die Definition der Zählerkreise.
Hier können Sie festlegen, welche Nummernkreise für die verschiedenen zu vergebenden Nummern verwendet werden sollen. Automatisch generierte Nummern sind die Auftragsnummer, die Rechnungs-/Gutschriftsnummer und die Verladenummer.
Das Zählermanagement öffnen Sie im Menü unter Stammdaten - Zähler.
Dieses Programm ist aufgrund seines geringen Umfangs nicht in Research und Bearbeitenprogramm unterteilt. Statt dessen wählen Sie nur den Zählertyp aus und können direkt mit der Eingabe beginnen.
Denken Sie daran, falls nötig direkt vor der produktiven Inbetriebnahme den Zählerstand zu aktualisieren. Das kann z.B. bei Rechnungsnummern sehr wichtig sein.