Dokument-Datensätze öffnen und bearbeiten
Jeder Dokumente-Datensatz kann aus dem Dokumente-Research heraus geöffnet und angesehen werden. Es öffnet sich die Bearbeitenmaske, die in unterschiedliche Bereiche unterteilt ist.
Kopfdaten
In den Kopfdaten spezifizieren Sie, um was für ein Dokument es sich handelt. Sie vergebenen einen Namen und (optional) eine Beschreibung. Der Dokumenttyp ist für Dokumente, die automatisch in COGITA erzeugt werden, je nach Art des Dokuments bereits vorgebeben. Für manuell erfasste Dokumente ist er immer "extern".
Dokumentverweise
Die Dokumentverweise legen fest, welchen Datensätzen in COGITA Ihr Dokument zugeordnet ist. Sie können beliebig viele unterschiedliche Verweise anlegen. Dokumenten können verweisen auf Aufträge, Verladungen, Belege, Adressen oder Fuhrparkeinheiten.
Alle Dokumentverweise werden tabellarisch angezeigt. Neue Dokumentverweise erzeugen Sie über den Button Dokumentverweise (Icon: Lupe).
Um einen Dokumentverweis zu löschen markieren Sie die zeile und drücken die Taste ENTF auf Ihrer Tastatur.
Dokumentversionen
Im Bereich Dokumentversionen sehen Sie die tatsächliche Datei, die mit dem Dokument-Datensatz verwaltet wird. Da es zu einem Dokument zu verschiedenen Zeitpunkten verschiedene Versionen geben kann, können Sie zu einem Dokumente-Datensatz mehrere Dateien hochladen.
Vorschau
Im Bereich Vorschau im rechten Teil der Maske schließlich sehen Sie die markierte Dokumentversion als Vorschau. Standardmäßig ist immer die aktuellste Dokumentversion markiert und in der Vorschau zu sehen.
Für alle Dokumente können Sie:
- Abbrechen und Rückfall ins Research
- Dokument herunterladen: die angezeigte Dokumentversion wird als PDF-Datei-Download gespeichert.
Nur für externe Dokumente stehen zur Verfügung:
- Speichern: interne Dokumente können grundsätzlich nicht bearbeitet werden, deshalb ist der Speichern-Button nur für externe Dokumente aktiv.
- Dokumentverweise: neuen Dokumentverweis anlegen
- Externes Dokument hochladen