Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen)

Beschreibung des Prozesses

Ab 2025 sind elektronische Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend. Ihre Geschäftspartner schicken Ihnen Rechnungen und Gutschriften in einem definierten Dateiformat, welches die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen erfüllt. Dies können z.B. Rechnungen im Format ZUGFeRD, xRechnung oder sonstige XML-Formate sein.

Das Format ZUGFeRD enthält immer einen normal lesbaren PDF-Teil einer solchen Rechnungen. Andere Formate sind nicht als normale Rechnungen lesbar, sondern können nur mit bestimmten Tools geöffnet und gelesen werden. In COGITA können Sie deshalb alle erlaubten Formate ganz einfach automatisch einlesen und wie eine normale Eingangsrechnung oder -gutschrift weiter verarbeiten.

Vorgehensweise

Um diesen Geschäftsvorfall abzubilden gehen Sie bitte wie folgt vor:

Öffnen Sie das Abrechnungsresearch im Menü unter Abrechnung - Abrechnungsresearch und verzweigen Sie in die Erfassung von Eingangsbelegen über den Button Eingangsbelege.
Importieren Sie dort die eingegangene Datei mit der E-Rechnung. Details sind hier beschrieben: Elektronische Rechnung (E-Rechnung) einlesen
Bei einem erfolgreichen Import haben Sie anschließend den fertigen Eingangsbeleg vor sich, den Sie wie üblich weiter bearbeiten können (siehe auch Eingangsbelege)
Wenn es Probleme beim Import gibt, wird Ihnen eine Meldung mit allen Punkten ausgegeben, die eine Reaktion Ihrerseits erfordern. Im Folgenden finden Sie eine Beschreibung der Importlogik und die möglichen Fehlerfälle.

Was passiert bei dem automatischen Import?

Wenn Sie den Import gestartet haben, erzeugt COGITA aus der Datei einen fertigen Eingangsbeleg:

Eingangsbelegnummer, Belegdatum und Belegart wird aus der Rechnungsdatei bestimmt. Sollte eine dieser Angaben nicht aus der Datei gelesen werden können, dann ist die Datei fehlerhaft. Fordern Sie in diesem Fall eine korrekte Rechnungsdatei bei Ihrem Geschäftspartner an.
der Rechnungsempfänger wird bestimmt anhand der Ust-ID oder Steuernummer in der Rechnung. Es wird diejenige Adresse in Ihrem Adresstamm in COGITA ausgewählt, der diese ID hinterlegt ist. Sollte keine eindeutige Bestimmung möglich sein, so erhalten Sie eine Meldung und können zunächst Ihre Adresstammdaten überprüfen und ggfs. ergänzen/ korrigieren. Sie können auch optional für den Import einen Geschäftspartner im Importdialog fest vorgeben, dann wird ohne weitere Prüfung dieser als Geschäftspartner im Eingangsbeleg eingetragen.
Betrag steuerfrei und/oder Betrag steuerpflichtig und MwSt-Betrag werden aus der Rechnungsdatei bestimmt. Sollten keine Beträge aus der Datei gelesen werden können, dann ist die Datei fehlerhaft. Fordern Sie in diesem Fall eine korrekte Rechnungsdatei bei Ihrem Geschäftspartner an.
Für jede Position der eingelesenen E-Rechnung wird nach passenden Berechnungssätzen gesucht. Das Zuordnungskriterium hierfür ist die Kundenauftragsnummer im Auftrag. Wir gehen davon aus, dass Ihre Geschäftspartner diese in den Positionen vermerken und danach die betroffenen Aufträge mit ihren Berechnungssätzen gefunden werden können. Wird für eine Position kein Berechnungssatz gefunden, dann erhalten Sie eine Meldung und können ggfs. manuell die Berechnungssätze ergänzen. Wenn Sie Abrechnungskonditionen mit Ihren Geschäftspartner vereinbart haben, dann kann es sein, dass die Aufträge noch gar nicht bewertet sind und Sie entsprechend eine Sofortbewertung anstoßen sollten, die die Berechnungssätze erzeugt