Auftragserfassung
Die Erfassung Ihrer Aufträge führen Sie im Menü unter Auftragsmanagement - Auftragserfassung durch.
Zusätzlich können Sie aus dem Auftragsresearch über den Button mit dem + neuer Auftrag Ihre Aufträge erfassen.
Es öffnet sich die Erfassungsmaske die in unterschiedliche Bereiche unterteilt ist.
Erfassungsdatum
Versender/Empfänger
Sendungspositionen
Überblick
Besonderheiten
Controlling
Karte
Express Disposition
Erfassungsdatum
Es wird das Tagesdatum und die aktuelle Uhrzeit angezeigt.
Versender/Empfänger
Geben Sie in den Feldern Matchcode oder Name einen Buchstaben vor, wird eine Liste mit Adressen geöffnet die diesen Buchstaben enthalten. Mit Klick auf die gewünschte Adresse, wird sie in die entsprechenden Felder übernommen.
Im Feld Terminart werden Ihnen mit Klick auf den Pfeil die vorhandenen Terminarten angezeigt und nach Auswahl ebenfalls in den Auftrag übernommen. Sie können ein Beladedatum/Entladedatum und einen Zeitraum vorgeben.
Die Felder Kontakt, Telefonnummer, und E-Mail-Adresse können bei Bedarf eingetragen werden.
Sind in der verwendeten Adresse Kontaktdaten hinterlegt, werden die Telefonnummer und E-Mail-Adresse in den Auftrag übernommen. Es ist aber möglich diese zu überschreiben.
Sendungspositionen
In den Sendungspositionen können eine oder mehrere Positionszeilen erfasst werden.
Verpackungen, Lademittel und zusätzliche Lademittel werden aus der Auswahlliste gewählt. Alle anderen Felder sind freie Eingabefelder. Sollten beim Speichern des Auftrags, einige Pflichtfelder nicht gefüllt sein, wird Ihnen dies mit einer entsprechenden Meldung angezeigt.
Überblick
Im rechten oberen Bereich werden die Eingaben aus den Auftragspositionen summiert dargestellt.
Besonderheiten
In diesem Bereich werden Besonderheiten, Hinweise und Informationen angezeigt, die für den Transport dieses Auftrags von Bedeutung sind. Die Felder werden durch Anklicken farblich markiert und an die obere Position verschoben. Ein weiteres Klicken deaktiviert die Felder wieder und schiebt sie an die ursprüngliche Position zurück.
Felder, die mit einem Stift gekennzeichnet sind, ermöglichen die Eingabe eines zusätzlichen Textes.
Über das Feld mit der Lupe können Einträge gesucht werden und über das + besteht die Möglichkeit, weitere Informationen hinzuzufügen. Diese eigenen Informationen existieren nur temporär für diesen Auftrag.
Controlling
Im Bereich Controlling hinterlegen Sie die Frankatur, welche festschreibt, wer die Kosten für die Beförderung einer Sendung übernimmt. Das Feld ist mit der Frankatur Frei Haus vorbelegt. Zusätzlich stehen Ihnen die Einträge Unfrei und Dienstgut zur Verfügung.
Darunter werden Ihnen einige Leistungsarten wie z.B. der Frachtpreis angezeigt. Der in den Eingabefeldern hinterlegte Betrag, wird als €-Betrag angezeigt. Alle Beträge werden summiert und als Gesamteinnahmen unter den Leistungsarten angezeigt.
Über diese Beträge können Sie später eine Rechnung erstellen.
Karte
Nach der Eingabe des Versenders wird Ihnen dessen Standort angezeigt. Wird der Empfänger eingegeben, wird die gesamte Fahrtroute dargestellt.
Express Disposition
Die Einträge der Felder Fahrzeug, Anhänger, Fahrpersonal und Frachtführer werden aus der Auswahlliste gewählt.
Wählen Sie ein Fahrzeug aus, wird der Frachtführer automatisch in das entsprechende Feld eingefügt. Die Eingabe des Fahrpersonals und Frachtführers ist auch ohne ein Fahrzeug möglich.
Zusätzlich können sie eine Pauschalfracht hinterlegen, über die später eine Gutschrift für den Frachtführer erstellt werden kann.